Udostępnienie wizerunku osoby fizycznej (pracownika) w ramach działalności prowadzonej przez firmę jest ważnym aspektem organizacyjnym w przedmiocie ochrony prawnej danych osobowych. Warto zatem przyjrzeć się zasadom obowiązującym w tym zakresie – jakie przepisy należy wziąć pod uwagę w takich okolicznościach? Szerzej na ten temat piszemy w niniejszym artykule.
Udostępnienie wizerunku osoby fizycznej – obowiązujące przepisy
Jeżeli mówimy o ochronie prawnej wizerunku osoby fizycznej (pracownika), w pierwszej kolejności należy uwzględnić postanowienia zawarte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO.
Przepisy w zakresie ochrony wizerunku osoby fizycznej są ponadto przewidziane w:
- Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, dalej jako kc,
- Ustawie z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zwanej dalej ustawą o prawie autorskim.
Charakter prawny wizerunku osoby fizycznej w świetle postanowień RODO
Kwestią zasadniczą w kontekście rozpatrywania zakresu ochrony prawnej wizerunku osoby fizycznej (pracownika) w ramach stosunku pracy jest kwalifikacja prawna elementu, jakim jest wspomniany wizerunek. Innymi słowy, czy wizerunek osoby fizycznej można zaliczyć do danych osobowych.
W świetle przytoczonej definicji wizerunek osoby fizycznej (pracownika) należy zakwalifikować jako dane osobowe (możliwość zidentyfikowania, bezpośrednio lub pośrednio danej osoby).
Wizerunek osoby fizycznej w kontekście przepisów Kodeksu cywilnego
Jeżeli jest mowa o ochronie prawnej wizerunku osoby fizycznej (pracownika), to należy także odnieść się do unormowań prawa cywilnego, które już od wielu lat stanowią podstawę zabezpieczenia dóbr osobistych danej osoby.
Przepis ten gwarantuje zatem każdej sobie ochronę na gruncie prawa cywilnego i funkcjonuje bez względu na normy ochronne wynikające z innych aktów prawnych.
W konsekwencji osoba, której dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne.
W wypadku dokonanego naruszenia może także żądać, ażeby ten, kto dopuścił się naruszenia, dopełnił czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności, aby złożył oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym można również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.
Wizerunek osoby fizycznej a jego rozpowszechnianie na gruncie prawa autorskiego
Osoba fizyczna (pracownik) korzysta również – w konkretnych przypadkach – z ochrony swojego wizerunku na podstawie przepisów ustawy o prawie autorskim. Dotyczy to sytuacji, w których pracodawca ma zamiar rozpowszechniać wizerunek podwładnego.
Jednocześnie zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
- osoby powszechnie znanej – w przypadku, gdy wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
- osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.
W odniesieniu do kwestii związanych ze stosunkiem pracy drugi z wymienionych przypadków braku konieczności uzyskania zgody na wykorzystanie wizerunku będzie miał zastosowanie.
Przykład 1.
Pracodawca zlecił firmie zewnętrznej wykonanie materiałów promocyjnych własnego przedsiębiorstwa. W ramach tej usługi mają być wykonane fotografie pomieszczeń zakładu pracy w czasie normalnej działalności. Zdjęcia będą przedstawiać także pracowników podczas imprezy firmowej. Osoby przedstawione na fotografiach stanowią szczegół całości konkretnych ujęć, wobec czego zgoda na rozpowszechnienie wizerunku nie jest wymagana.
Dopuszczalność wykorzystania wizerunku osoby fizycznej (pracownika) na podstawie regulacji RODO
Przepisy zawarte w RODO przewidują przypadki, w których przetwarzanie danych osobowych, a więc także wizerunku osoby fizycznej (pracownika), jest dopuszczalne.
Ponadto możliwe będzie przetwarzanie wizerunku pracownika w razie, gdy:
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (pracodawcy);
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (pracodawcę), z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.
Zgoda na udostępnienie wizerunku osoby fizycznej
Jak już wspomnieliśmy, wizerunek osoby fizycznej (pracownika) zaliczamy do danych osobowych podlegających ochronie na podstawie postanowień RODO. Przetwarzanie tego wizerunku, a więc także jego udostępnianie, jest uwarunkowane wyrażeniem zgody przez daną osobę. Warto zaznaczyć, że RODO obejmuje wyjaśnienia, co należy rozumieć przez pojęcie zgody na przetwarzanie danych.
Regulacje zawarte w RODO wskazują także, jakie są warunki wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Oznacza to, że w przypadku, gdy przetwarzanie wizerunku osoby fizycznej (pracownika) odbywa się na podstawie zgody, administrator (pracodawca) musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę w pisemnym oświadczeniu, które odnosi się także do innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia, która stanowi naruszenie RODO, nie jest wiążąca.
Przykład 2.
Pracodawca zamierza korzystać z wizerunku pracownika dla różnych celów związanych z prowadzoną działalnością. Zgoda pracownika na takie działanie powinna określać, w jakiej formie (formach) jego wizerunek będzie rozpowszechniany oraz jaki jest zasięg i cel udostępnienia wizerunku. Ponadto należy określić podmiot, który będzie rozpowszechniał wizerunek pracownika, oraz czas obowiązywania zgody. Pracownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na udostępnienie wizerunku – na podstawie uprawnienia wynikającego z przepisów RODO.
Udostępnienie wizerunku osoby fizycznej – podsumowanie
Prawna ochrona wizerunku osoby fizycznej (pracownika) wynika nie tylko z postanowień RODO, lecz także – w konkretnych przypadkach – z przepisów prawa cywilnego i prawa autorskiego. Wizerunek osoby fizycznej podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych. Przetwarzanie wizerunku pracownika jest zgodne z prawem, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych oraz m.in. gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (pracodawcy). Osoba, która uprzednio wyraziła zgodę na przetwarzanie danych, ma prawo w dowolnej chwili wycofać zgodę na udostępnienie wizerunku.
