Po okresie pandemicznym przedsiębiorcy znów wystawiają swoje stoiska na targach. Pozwala to na pozyskanie nowych klientów, ale także umożliwia nawiązanie kontaktów z dostawcami. W przypadku targów bardzo istotny jest element bezpośredniego spotkania się z innymi uczestnikami. Wyjaśniamy kwestię ujęcia spotkania na targach w kosztach uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodów
W świetle ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.
Przykład 1.
Podatnik zajmuje się usługami barmańskimi. W związku z zakończeniem pandemii wystawia się na wszystkich targach ślubnych w promieniu 100 km od swojej miejscowości. Na targach podatnik pozyskuje nowych klientów planujących wziąć swój ślub. W tym przypadku wydatki za uczestnictwo w targach są bez wątpienia kosztem uzyskania przychodu.
Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi być pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią jego kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.
Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie jego przychodu.
Spotkania na targach w kosztach podatkowych
Jednym z wydatków, który nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, jest tzw. reprezentacja. Przypomnijmy, iż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Podatnicy nadal mają problem z określeniem, co należy rozumieć przez „reprezentację”. A co za tym idzie – nie wiedzą, czy dany wydatek mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu „reprezentacja”. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 roku, sygn. akt II FSK 702/11.
Sąd stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, wykreowanie dobrego obrazu jego firmy, działalności, pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu.
Czyli jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie konkretnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze będą wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Sąd uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu „reprezentacja”. Wyraz ten pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” i oznacza wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. A zatem „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W przywołanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.
W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanej „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 roku, nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.
Wydatki poniesione na organizację spotkania
Podczas targów poza wystawieniem własnego stoiska podatnicy organizują różne spotkania z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami.
Przykład 2.
Spółka uczestniczyła w targach w ramach własnego stoiska. W drugim dniu targów zorganizowała wieczorne spotkanie dla swoich dostawców i klientów, na którym przedstawiona została pozycja firmy na rynku i perspektywy jej rozwoju. W spotkaniu uczestniczyły zarówno osoby reprezentujące firmę, jak i przedstawiciele firm dostawców oraz kontrahentów, dla których firma obecnie świadczy usługi lub będzie je świadczyć w najbliższej przyszłości. Głównym celem spotkania było działanie reklamowe i marketingowe mające na celu kształtowanie popytu na ofertę firmy. Spotkanie odbyło się na terenie targów. W związku z organizacją spotkania spółka poniosła koszty najmu sali wraz z usługą gastronomiczną. Poczęstunek nie miał charakteru wystawnego i nie był elementem spotkania. Czy w takim przypadku wydatki związane ze spotkaniem spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
W tej sytuacji wydatki poniesione przez firmę w trakcie targów na organizację spotkania uzupełniającego nie noszą znamion reprezentacji i podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych.
Na zakończenie należy zwrócić uwagę, iż obecnie zmieniają się realia prowadzenia działalności gospodarczej. Tym samym to, co kilka lat temu mogło być uznane za reprezentację, aktualnie stanowi po prostu dobrą praktykę i obyczaj, więc zalicza się do kosztów uzyskania przychodu.
Podsumowując, podatnicy nadal mogą mieć problem z określeniem, czy w danej sytuacji mają do czynienia z reprezentacją. W przypadku spotkań bardzo istotne jest, aby nie były one wystawne. Ponadto podatnicy muszą pamiętać, iż celem spotkań biznesowych winna być reklama i promocja, a poczęstunek to tylko jeden z elementów.
