Poradnik Przedsiębiorcy

Poczęstunek dla pracowników jest kosztem podatkowym? – nowe stanowisko

Podatnicy coraz częściej starają się docenić swoich pracowników i współpracowników. W związku z tym poza różnymi benefitami organizują także np. imprezy integracyjne. Ponadto coraz częściej pracownicy i współpracownicy mogą liczyć w pracy na artykuły spożywcze czy drobne poczęstunki. Obecnie popularne jest wprowadzenie w zakładzie pracy owocowego dnia. W związku z powyższym podatnicy zastanawiają się, czy wydatki na artykuły spożywcze lub poczęstunek dla pracowników są kosztem podatkowym. 

Celowość poniesienia kosztów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej: ustawa o CIT – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. 

W myśl tego przepisu wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo- skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu). 

Tym samym, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on);

  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

  • został właściwie udokumentowany;

  • nie może znajdować się w grupie wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów, pod warunkiem że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. 

Poczęstunek dla pracowników kosztem uzyskania przychodu

Przedsiębiorcy coraz częściej oferują poczęstunek dla pracowników. W wielu firmach występują dni, w których pracownicy otrzymują warzywa, owoce, słodycze, płatki, kanapki itp.

Przykład 1.

Spółka chce zapewnić pracownikom i zleceniobiorcom odpowiednie warunki pracy. Dokonuje zakupów artykułów spożywczych, takich jak np.: woda, kawa, herbata, mleko, cukier, soki, napoje gazowane (w tym napoje energetyczne), pieczywo, serki, wędliny, masło, dżemy, słodycze, owoce, warzywa, płatki śniadaniowe, kanapki gotowe. Artykuły spożywcze udostępniane pracownikom i zleceniobiorcom nie są posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w Kodeksie pracy. Produkty nabywane przez spółkę są ogólnodostępne. Zdaniem podatnika wspólne spożywanie przez wszystkich pracowników i współpracowników artykułów spożywczych ma na celu usprawnienie wymiany wiedzy. Ponadto zdaniem spółki wpływa to pozytywnie na poprawę ich samopoczucia, co zwiększa efektywność oraz wydajność pracy. Zakupy są robione ze środków obrotowych spółki. Tym samym spółka uważa, że może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Czy postępuje prawidłowo? 

Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). 

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

W tym miejscu należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 art. 16 ustawy o CIT – koszty reprezentacji. Zgodnie bowiem z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o CIT nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Pojęcie to było wielokrotnie definiowane w wyrokach sądowych. W świetle orzeczeń sądowych celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). 

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. 

Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki dotyczą obecnie akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. 

Tym samym w tym przypadku wydatek jest poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. 

W tej sytuacji nie mamy więc do czynienia z reprezentacją. Powyższe skutkuje tym, że spółka słusznie uzna, iż zakupy stanowią u niej koszt uzyskania przychodu.

Co istotne, powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w nowych interpretacjach podatkowych (patrz interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2021, nr 0111-KB1-3.4010.24.2020.7.IM).

Podsumowując, podatnicy muszą zmieniać swoje zachowanie, aby zapewnić sobie dobrych pracowników i współpracowników. 

Obecnie nie wystarczy już tylko dobra pensja. Pracownicy – współpracownicy chcą czuć się w pracy potrzebni i doceniani. Ponadto drobny poczęstunek dla pracowników stał się normą, która jest stosowana przez większość dużych firm. 

Tym samym zakupy te nie mają charakteru reprezentacyjnego i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.