Poradnik Przedsiębiorcy

Wypowiedzenie zmieniające a aneks - kiedy się stosuje?

Reorganizacja przedsiębiorstwa może wiązać się również z koniecznością zmiany warunków pracy jej pracowników. Jeżeli oznacza ona otrzymanie korzyści przez pracownika, jej dokonanie nie powinno stanowić problemu. Trudności natomiast mogą pojawić się, gdy pracodawca zostaje zmuszony do zmiany postanowień umowy o pracę na niekorzyść pracownika. Ma wówczas dwa wyjścia – jednym z nich jest aneks do umowy, który zostaje zawarty za obopólną zgodą, drugim natomiast jest tzw. wypowiedzenie zmieniające, czyli jednostronne oświadczenie pracodawcy odnośnie do nowych warunków pracy. 

Pracodawca nie może samodzielnie i dowolnie zmieniać pracownikom ich warunków zatrudnienia. Na każdą taką zmianę muszą oni wyrazić zgodę. W przypadku jej braku moc zachowuje dotychczasowe porozumienie między stronami (umowa pierwotna). Próba wprowadzenia modyfikacji do umowy o pracę często rodzi konflikty na linii pracodawca – pracownik, co też nierzadko kończy się rozwiązaniem umowy o pracę lub nawet założeniem sprawy w sądzie pracy. W zależności od sytuacji pracodawca ma do wyboru aneks (tzw. porozumienie zmieniające) lub wypowiedzenie zmieniające. Oczywiste jest, że zawarcie porozumienia zmieniającego jest zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy niż wymówienie umowy. Jeżeli jednak pracownik nie chce wyrazić zgody na zmianę warunków, wówczas pracodawca może je zmienić jedynie przez ich wypowiedzenie. Czym więc dokładnie charakteryzuje się aneks do umowy, a czym wypowiedzenie zmieniające? W jaki sposób pracodawca może dokonać zmiany warunków pracy przez wymówienie umowy o pracę? Co jest korzystniejsze dla pracownika, a co dla pracodawcy? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Kiedy należy zawrzeć aneks do umowy lub wystosować wypowiedzenie zmieniające? 

Nie każda zmiana warunków pracy lub płacy pracownika będzie pociągała za sobą obowiązek formalnej zmiany zapisów umowy o pracę. Zmiany niewpływające na rodzaj wykonywanej pracy czy wysokość wynagrodzenia nie wymagają modyfikowania pierwotnego kontraktu. Natomiast zmiana umowy będzie zawsze konieczna w przypadku: 

  • obniżenia wynagrodzenia zasadniczego pracownika; 

  • pozbawienia pracownika lub zmiany dodatkowych elementów wynagrodzenia (np. likwidacja dodatku funkcyjnego);

  • zmian czasu pracy – zmiana wymiaru etatu, zmiana godzin rozpoczynania i kończenia pracy, wprowadzenie przerwy na lunch;

  • zmiany miejsca wykonywania pracy (szczególnie w przypadku przeniesienia pracownika do oddziału firmy odległego od jego miejsca zamieszkania lub do innej miejscowości);

  • istotnej zmiany nazwy stanowiska pracy lub zakresu obowiązków (np. w konsekwencji zmian organizacyjnych w strukturze firmy).

Wypowiedzenie warunków zatrudnienia jest możliwe nie tylko w przypadku umów na czas nieokreślony, lecz także umów terminowych, jeśli zostały zawarte na okres przekraczający sześć miesięcy i strony przewidziały możliwość ich wcześniejszego wypowiedzenia.

Aneks, czyli porozumienie zmieniające

Aneks do umowy to obustronne porozumienie w sprawie zmiany warunków umowy o pracę. Za jego pomocą strony mogą zmienić praktycznie wszystkie postanowienia umowy (zarówno warunków pracy, jak i płacy), na korzyść lub na niekorzyść pracownika. Aneks przyjmuje formę dodatkowego dokumentu dołączanego do umowy, na mocy którego zmieniają się poszczególne warunki kontraktu. Przy czym liczy się jego treść, a nie nazwa – porozumienie zmieniające może przyjąć różne nazwy, np. aneks do umowy, awans płacowy czy porozumienie o zmianie umowy o pracę.

Mimo że możliwość zawarcia porozumienia zmieniającego została zawarta w art. 29 § 4 ustawy Kodeks pracy (dalej jako kp), to samo porozumienie korzysta z zasady swobody umów. Oznacza to, że strony mogą swobodnie modyfikować zapis pierwotnej umowy o pracę. To samo tyczy się akceptacji zmian przez pracownika – termin zostaje ustalany przez strony. Powinny one szczegółowo oznaczyć datę, od której mają zacząć obowiązywać zmiany. Może nią być dzień podpisania aneksu lub dzień późniejszy.

Strony mogą zawrzeć porozumienie zmieniające nawet w czasie, kiedy pracownik podlega szczególnej ochronie – ciąża, wiek przedemerytalny czy też zwolnienie lekarskie.
Przepis art. 29 § 4 kp przewiduje wymóg formy pisemnej, przy czym nie wspomina o nieważności porozumienia przy braku jej zachowania. Wynika z tego, że może ono przybrać również formę ustną, jednakże wówczas, w razie sporu sądowego, udowodnienie zawarcia takiego porozumienia będzie utrudnione. 

Mimo że strony mogą dowolnie modyfikować zapisy pierwotnej umowy o pracę, muszą przy tym uważać na art. 18 § 1 kp. Przepis ten stanowi, że postanowienia umów o pracę nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Oznacza to, że omawiane porozumienie nie może doprowadzić do pogorszenia sytuacji pracownika poniżej najniższego poziomu gwarantowanego przez przepisy prawa pracy. Do przepisów prawa pracy zalicza się również regulaminy przedsiębiorstwa, np. te dotyczące wynagrodzeń. Za przykład można wziąć kwestię wynagrodzenia – pracodawca nie ma prawa „proponować” pracownikowi zmiany umowy na taką, w której wynagrodzenie będzie niższe niż obowiązujące aktualnie wynagrodzenie minimalne. 

Wypowiedzenie zmieniające 

Wypowiedzenie zmieniające jest wypowiedzeniem warunków pracy i płacy z jednoczesną propozycją zawarcia nowych warunków. Zostało ono uregulowane w art. 42 kp. Od klasycznego wypowiedzenia umowy o pracę odróżnia je fakt, że to pierwsze nie ma na celu ustania stosunku pracy, a jedynie jego przekształcenie. Wypowiedzenie zmieniające w swojej treści obligatoryjnie musi zawierać propozycję nowych warunków pracy. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca, wypowiadając pracownikowi umowę o pracę, jednocześnie zobowiązuje się, że w przyszłości przedstawi mu nowe warunki pracy. Określenie tych zmodyfikowanych warunków jest elementem niezbędnym dla wypowiedzenia zmieniającego.

Ważne jest również to, że wypowiedzenie zmieniające może dojść do skutku jedynie w przypadku wyrażenia zgody przez pracownika. W przypadku odmowy przyjęcia nowych warunków umowa o pracę ustaje wraz z nadejściem końca okresu wypowiedzenia, przy czym rozwiązanie takie pociąga za sobą wszystkie skutki rozwiązania dokonanego przez pracodawcę. 

W związku z tym, że omawiany rodzaj wypowiedzenia może nieść za sobą skutek w postaci zwolnienia, ze względu na ochronę pracownika określoną w KP, znajdują do niego zastosowanie wszelkie rygory związane z wypowiedzeniem dokonywanym przez pracodawcę. Aby doszło do wiążącego wypowiedzenia zmieniającego, w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę na czas nieokreślony pracodawca ma więc obowiązek uzasadnić swoją decyzję oraz przeprowadzić konsultacje z zakładową organizacją związkową. Z kolei w przypadku, gdy takie wypowiedzenie ma zostać skierowane do pracownika zatrudnionego na umowę na czas określony, będzie ono możliwe jedynie w określonych sytuacjach, tj.:

  • gdy strony zawarły umowę o pracę na czas określony dłuższy niż sześć miesięcy i zawiera ona klauzulę o możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia;

  • ogłoszenia likwidacji lub upadłości przedsiębiorstwa;

  • stosowania ustawy o zwolnieniach grupowych w trybie grupowym i indywidualnym;

  • strony zawarły umowę o pracę na czas zastępstwa.

Pracodawca nie może skorzystać z omawianej instytucji wobec pracowników podlegających szczególnej ochronie, tj. wobec pracownic będących w ciąży, pracowników posiadających wiek przedemerytalny czy też przebywających na zwolnieniu lekarskim.
Pracodawca musi przy tym pamiętać, że przedstawienie nowych warunków musi przybrać formę pisemną. Pracownik z kolei ma prawo do końca połowy przysługującego mu okresu wypowiedzenia, przyjąć lub odrzucić propozycję nowych warunków. Przy czym, w tym wypadku oświadczenie pracownika może zostać dokonane w dowolnej formie – pisemnej lub ustnej. Natomiast w przypadku braku ustosunkowania się przez pracownika do treści wypowiedzenia zmieniającego, Kodeks pracy przewiduje domniemanie prawne wyrażające zgodę na nowe warunki.
Przy stosowaniu masowych wypowiedzeń zmieniających pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób powinien pamiętać o obowiązku stosowania procedury zwolnień grupowych, uregulowanej w Ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Gdyby doszło do sytuacji, w której pracownicy odmówiliby przyjęcia nowych warunków, stosunki pracy zostają rozwiązane i dochodzi do osiągnięcia pułapu zwolnień grupowych.

Kiedy zmiana warunków pracy nie wymaga aneksu lub wypowiedzenia?

Nie w każdej sytuacji będzie potrzebne zastosowanie aneksu czy wypowiedzenia zmieniającego. Jeżeli zgodnie z uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorstwa, w okresie nieprzekraczającym trzech miesięcy w roku kalendarzowym, pracodawca powierzy pracownikowi inny rodzaj pracy niż określony w jego umowie, nie ma potrzeby zawierania formalnego porozumienia o zmianie warunków umowy. Należy jednak przy tym pamiętać, że taka zmiana nie może mieć wpływu na wynagrodzenie pracownika (nie może ulec obniżeniu), a praca powinna odpowiadać jego kwalifikacjom.

Zgodnie z linią orzeczniczą, przez kwalifikacje pracownika należy rozumieć nie tylko jego przygotowanie zawodowe, tj. wykształcenie, doświadczenia zawodowe czy praktyczne umiejętności, lecz także jego właściwości psychofizyczne, predyspozycje psychiczne oraz zdolności do wykonywania określonych czynności z punktu widzenia zdrowia fizycznego.

Aneks a wypowiedzenie zmieniające – porównanie

Porównując instytucję porozumienia zmieniającego z wypowiedzeniem zmieniającym (omówionym powyżej), należy stwierdzić, że pierwsza z nich jest korzystniejsza zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracownik ma realny wpływ na treść porozumienia, może negocjować warunki, a także odmówić podpisania aneksu, co będzie skutkowało pozostaniem w mocy pierwotnych zapisów umowy o pracę. Pracodawca z kolei nie ma obowiązku wypłacenia pracownikowi odprawy czy dodatku wyrównawczego przeznaczonego dla pracowników szczególnie chronionych. Dodatkowo w przypadku masowych porozumień zmieniających nie stosuje się procedury z ustawy o zwolnieniach grupowych. 

Wypowiedzenie zmieniające ma natomiast charakter jednostronnego oświadczenia woli pracodawcy, przez co pracownik nie ma możliwości wpływania na treść modyfikacji umowy – może się albo zgodzić na podpisanie nowej, albo odejść z pracy. Dla pracodawcy wypowiedzenie również nie jest najlepszym rozwiązaniem, jeśli ocenimy je od strony finansowej. Każde wypowiedzenie, również to zmieniające, w określonych ustawą przypadkach wiąże się z obowiązkiem wypłacenia odprawy, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop itd. Co więcej, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, jeżeli pracownik pozostaje pod ochroną, np. w czasie ciąży czy zwolnienia lekarskiego.