Dostępność różnorodnych form finansowania zakupu środków trwałych daje przedsiębiorcom wiele możliwości pozyskania nowych składników majątku. Właściciele firm nie muszą posiadać własnych wolnych środków finansowych do przeznaczenia na inwestycje, aby móc nabyć środek trwały i wykorzystywać go w działalności. Sprawdźmy, jak źródła finansowania na zakup środka trwałego wpływają na wycenę jego wartości początkowej.
Nabycie i przyjęcie do używania środka trwałego
Nabycie i wprowadzenie do ewidencji środka trwałego księgowane jest tak samo niezależnie od źródeł finansowania składnika majątku.
Do ewidencji środków trwałych wprowadzamy składnik majątku spełniający wszystkie warunki uznania go za środek trwały, a mianowicie wtedy gdy:
stanowi własność lub współwłasność podatnika;
został nabyty lub wytworzony przez przedsiębiorcę we własnym zakresie;
jest kompletny i zdatny do użytku;
przewidywany okres użytkowania w działalności jest dłuższy niż rok;
jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
Wartość początkowa środka trwałego stanowi podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Dokonuje się ich według zasad przyjętych przez przedsiębiorcę, zgodnie z przyjętą metodą i stawką amortyzacji środka trwałego. W ustalaniu metody i stawki amortyzacji również bez znaczenia jest sposób sfinansowania zakupu środka trwałego.
Różne źródła finansowania środka trwałego a koszty podatkowe
Zakupu środka trwałego nie ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Środek trwały wykazujemy w ewidencji środków trwałych, a następnie naliczamy od niego odpisy amortyzacyjne, które co do zasady podlegają wpisaniu do PKPiR jako koszty podatkowe. Kwotę odpisów amortyzacyjnych za dany miesiąc wynikającą z prowadzonej ewidencji środków trwałych ujmuje się w PKPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w ostatnim dniu danego miesiąca.
Ewentualne różnice w rozliczeniu nabycia środka trwałego z różnych źródeł finansowania mogą pojawić się dopiero na etapie księgowania odpisów amortyzacyjnych. Sposób sfinansowania zakupu środka trwałego jest istotny z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co do zasady odpisy amortyzacyjne ujmowane są jako koszty uzyskania przychodów, jednak w przypadku zewnętrznych źródeł finansowania środka trwałego nie zawsze jest możliwość zaliczenia wydatków związanych z nabyciem składnika majątku do kosztów podatkowych.
Jakie wyróżniamy źródła finansowania środków trwałych?
Rozliczenie zakupu środka trwałego sfinansowanego z własnych środków następuje na zasadach ogólnych, a więc zgodnie z instrukcją przedstawioną powyżej. W momencie, gdy środek trwały spełnia wszystkie warunki przyjęcia go do użytkowania w działalności, podlega wpisaniu do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z przyjętą metodą i stawką amortyzacji od wartości początkowej środka trwałego dokonywane są odpisy amortyzacyjne podlegające wpisaniu do PKPiR jako koszty podatkowe.
Nie zawsze przedsiębiorca dysponuje wolnymi środkami na zakup składnika majątku potrzebnego w działalności. W takiej sytuacji warto przeanalizować dostępne formy finansowania zakupu środka trwałego. Wykorzystanie pozyskanego w ten sposób składnika majątku w działalności gospodarczej często jest bardziej opłacalne niż korzystanie z analogicznych składników majątku w formie dzierżawy czy najmu. Jeżeli przewidujemy, że inwestycja przyczyni się do większych zysków w przedsiębiorstwie, warto rozważyć zewnętrzne źródła finansowania. Oczekiwane zyski mogą bowiem pokryć koszty pozyskania środków finansowych z zewnętrznych instytucji, np. banków czy firm leasingowych. Coraz większą popularność zyskują zewnętrzne źródła finansowania zakupu różnego rodzaju składników majątku.
Przedsiębiorcy, korzystając z niskich stóp procentowych utrzymujących się od lat, chętnie decydują się na zakup środków trwałych z zewnętrznych źródeł finansowania. Do najpopularniejszych źródeł finansowania środków trwałych należą pożyczka, kredyt i leasing finansowy.
Kwestia wyboru najlepszego dla danego przedsiębiorcy sposobu finansowania jest indywidualna, decyzję należy podjąć na podstawie analizy swoich możliwości finansowych, kosztu całkowitego poszczególnych form finansowania i otrzymanych ofert pozyskania środków na zakup składnika majątku.
Kredyty i pożyczki bankowe na zakup środka trwałego
Kredyty i pożyczki bankowe przeznaczone na zakup środka trwałego udzielane są zgodnie z aktualnymi ofertami poszczególnych banków. Oczywiście warunki przyznania kredytu czy pożyczki w poszczególnych miejscach są zróżnicowane, dlatego warto poświęcić czas na szczegółową analizę ofert. Dodatkowo można negocjować lepsze warunki niż standardowa oferta danej placówki. Kredyt i pożyczka mogą zostać udzielone na ściśle określony lub dowolny cel. W przypadku dowolności bez przeszkód można z pozyskanych środków sfinansować zakup środka trwałego i inne wydatki, natomiast w razie podpisania umowy z przeznaczeniem na konkretny cel należy dokonać zakupu wskazanego w umowie.
W celu przyznania kredytu bądź pożyczki bank sprawdza zdolność kredytową przedsiębiorcy i zazwyczaj wymaga przedstawienia odpowiednich dokumentów finansowych potwierdzających przedstawioną sytuację finansową firmy. Bank może zażądać także dodatkowego zabezpieczenia kredytu np. w postaci hipoteki na nieruchomości. Kredyt i pożyczka udzielane są na określony z góry czas, a warunki spłaty, prowizje i sposób naliczania odsetek są szczegółowo opisane są w zawartej umowie. Dzięki zakupowi na kredyt przedsiębiorca staje się od razu właścicielem, co oznacza, że może dowolnie dysponować zakupionym składnikiem majątku.
Środek trwały może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych i amortyzowany, wtedy gdy zostaną spełnione warunki uznania go za środek trwały, a więc w szczególności gdy przedsiębiorca jest właścicielem składnika majątku i gdy składnik majątku jest kompletny i gotowy do użytkowania w firmie. Wartością początkową środka trwałego jest cena nabycia, na którą składa się cena należna zbywcy powiększona o wszystkie wydatki związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. Wszelkie koszty związane z obsługą kredytu naliczone do momentu oddania środka trwałego do używania powiększają wartość początkową środka trwałego, w szczególności prowizja bankowa, koszty ubezpieczenia kredytu i ewentualne odsetki naliczone przez bank przed dniem wprowadzania składnika majątku do ewidencji środków trwałych. Odsetki od kredytu naliczone po przekazaniu środka trwałego do użytkowania stanowią koszt podatkowy na bieżąco, jednak dopiero w momencie rzeczywistego ich opłacenia.
Leasing finansowy
Procedura zawarcia umowy leasingu finansowego jest zróżnicowana w zależności od firmy, przedmiotu leasingu czy jego wartości. Warunki umowy są ustalane z potencjalnym leasingobiorcą, który może dostosować liczbę rat oraz ich wysokość do swoich możliwości. Przed zawarciem umowy leasingu finansowego warto, podobnie jak w przypadku kredytu czy pożyczki, porównać oferty różnych firm i znaleźć najkorzystniejszą i najlepiej dopasowaną do naszych potrzeb. Dokonując analizy, warto zwrócić uwagę na wiarygodność firmy leasingowej, cenę, dodatkowe koszty, warunki płatności i termin dostawy przedmiotu leasingu. Firmy leasingowe podobnie jak banki mogą żądać przedstawienia przez przedsiębiorcę stosownych dokumentów potwierdzających sytuację finansową firmy.
Leasing finansowy charakteryzuje się tym, że przedmiot leasingu zalicza się do składników majątkowych leasingobiorcy, co oznacza, że leasingobiorca dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Wartość początkową stanowi cena zakupu, na którą składa się suma rat kapitałowych powiększona o ewentualne koszty zakupu poniesione do dnia wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych.
Wybór leasingu finansowego jako formy finansowania zakupu środka trwałego wiąże się z zaliczeniem do kosztów podatkowych przedsiębiorcy odpisów amortyzacyjnych i części odsetkowej raty leasingowej. Zapłata ostatniej raty leasingowej oznacza automatyczne przeniesienie własności, leasingobiorca staje się wówczas właścicielem przedmiotu leasingu. VAT naliczony opłacany jest z góry w pełnej kwocie przy pierwszej racie leasingowej.
Dotacje na zakup środka trwałego – jak rozliczyć?
Przedsiębiorcy mogą korzystać z różnego rodzaju dotacji dostępnych nie tylko przy zakładaniu działalności gospodarczej, lecz także w trakcie jej prowadzenia. Środki przeznaczone na dotacje mogą pochodzić w szczególności z budżetu państwa czy funduszy unijnych.
Co do zasady zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych w art. 22a–22o, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie”.
Oznacza to, że w przypadku, gdy zakup środka trwałego został sfinansowany z dotacji, niezależnie od tego, z jakiej instytucji pochodzą środki, odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.
Dodatkowo na mocy art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się m.in. wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów) otrzymanych ze środków unijnych. Przytoczony przepis nie tylko potwierdza brak możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych z tytułu zakupu środka trwałego z dotacji ze środków unijnych, lecz także rozszerza brak prawa do uznania za koszty uzyskania przychodów pozostałych wydatków sfinansowanych z tych środków, czyli np. wyposażenia, materiałów, towarów handlowych itd.
Przykład 1.
Pani Agata zakupiła komputer ze środków z funduszy unijnych pozyskanych w formie dotacji. Został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Czy odpisy amortyzacyjne stanowią koszty uzyskania przychodów w działalności pani Agaty?
Nie, odpisy amortyzacyjne od komputera zakupionego z dotacji unijnej nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Odpisy amortyzacyjne środka trwałego zakupionego z dotacji nie mogą zatem stanowić kosztów uzyskania przychodów w działalności. W razie gdy środek trwały został częściowo zakupiony ze środków pozyskanych z dotacji, a częściowo z własnych środków, to do kosztów uzyskania przychodów zaliczamy jedynie proporcjonalną część odpisów amortyzacyjnych przypadających na część finansowaną z własnych środków.
Trzeba mieć na uwadze, że brak prawa do zaliczenia do kosztów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych zakupionych z dotacji nie oznacza braku obowiązku naliczania tych odpisów. Odpisy amortyzacyjne środka trwałego sfinansowanego z dotacji powinny być naliczane zgodnie z przyjętą metodą i stawką amortyzacji, nie należy ich jednak ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszty podatkowe.
