Każdy przedsiębiorca, który samodzielnie rozlicza się z fiskusem, powinien pamiętać o tym, że niektóre koszty uzyskania przychodu rozlicza się w sposób szczególny. Co ważne, nie chodzi tu o wydatki, które pośrednio lub bezpośrednio wiążą się z działalnością podatnika. Katalog szczególnych, pod względem ewidencji, kosztów podatkowych został wskazany w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Poniżej prezentujemy cztery zasadnicze rodzaje kosztów uzyskania przychodu, które są ujmowane w ewidencjach w momentach szczególnych.
Składki ZUS przedsiębiorcy a koszty uzyskania przychodu
Składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy można rozliczać na dwa sposoby:
-
odliczając je podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy,
-
ujmując je bezpośrednio w kosztach podatkowych.
Decyzja, która z wyżej wymienionych metod zostanie zastosowana przez podatnika, zależy od niego samego.
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na ujęcie składek na ubezpieczenia społeczne bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, musi pamiętać, że sposobność ta powstaje jedynie wówczas, gdy składki ZUS zostaną opłacone. W przypadku prowadzenia KPiR, odpowiednią kolumną do ich ujęcia będzie kol. 13 - pozostałe wydatki.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami za osobę współpracującą uważa się:
- małżonka;
- dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione;
- rodziców;
- macochę i ojczyma
- pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.
Składki ZUS pracownika a koszty uzyskania przychodu
Zasady ewidencji składek na ubezpieczenia ZUS pracowników zostały określone w art. 22 ust 6bb ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią, składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:
-
z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
-
z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W sytuacji, gdy ww. terminy zostaną uchybione, składki te ujmuje się w kosztach dopiero w dacie zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust 3d ustawy o PIT).
Przykład 1.
Przedsiębiorstwo XYZ wpłaca wynagrodzenia pracowników etatowych (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) za dany miesiąc, do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 31 stycznia. Składki na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP zostały opłacone do 15 lutego. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?
Składki pracowników za styczeń opłacone do 15 lutego będą stanowiły koszt podatkowy stycznia.
Wynagrodzenia a koszty uzyskania przychodu
Jeżeli chodzi o wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, zastosowanie znajdzie art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, zgodnie z którym stanowią one koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
W przypadku uchybienia temu terminowi, podatnik ujmuje wynagrodzenia pracowników w kosztach podatkowych, zgodnie z datą ich wypłaty.
W przypadku umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) dla zaliczenia wynagrodzeń z ich tytułu do kosztów uzyskania przychodu, decydująca jest zawsze data wypłaty wynagrodzenia (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT).
Przedsiębiorstwo XYZ wypłaca wynagrodzenia pracowników etatowych (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) za dany miesiąc, do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 31 stycznia. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?
Wynagrodzenie za styczeń, wypłacone 31 stycznia będzie stanowiło koszt podatkowy stycznia.
Przykład 3.
Przedsiębiorstwo XYZ wypłaca wynagrodzenia pracowników etatowych (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) za dany miesiąc, do 10 dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 10 lutego. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?
Wynagrodzenie za styczeń wypłacone 10 lutego będzie stanowiło koszt podatkowy stycznia.
Przykład 4.
Przedsiębiorstwo XYZ wynagrodzenia zleceniobiorców za styczeń wypłaciło 5 lutego. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?
Wynagrodzenie zleceniobiorców za styczeń wypłacone 5 lutego będzie stanowiło koszt podatkowy lutego.
Odsetki od kredytów a koszty uzyskania przychodu
Kwestia zaliczania do kosztów uzyskania przychodu odsetek od kredytów i pożyczek została uregulowana w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który co do zasady określa, które z wydatków nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszt podatkowy.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 kosztem uzyskania przychodu nie są naliczone, ale niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań. W związku z tym podatnik powinien pamiętać, że odsetki od kredytu mającego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą stanowiły koszt podatkowy, ale dopiero w momencie ich zapłaty.
Odpowiednią kolumną KPiR do ewidencji kosztów uzyskania przychodu, jakimi są opłacone odsetki, jest kol. 13 - pozostałe wydatki.
W przypadku odsetek, należy zwrócić dodatkowo uwagę na art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. a oraz art. 23 ust. 1 pkt 33 ustawy o PIT.
"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków na spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów), z tym że kosztem uzyskania przychodów są wydatki na spłatę pożyczki (kredytu) w przypadku, gdy pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, jeżeli:
- pożyczkobiorca (kredytobiorca) w związku ze spłatą pożyczki (kredytu) zwraca kwotę kapitału większą niż kwota otrzymanej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą zwrotu kapitału, a kwotą otrzymanej pożyczki (kredytu),
- pożyczkodawca (kredytodawca) otrzymuje środki pieniężne, stanowiące spłatę kapitału w wysokości niższej od kwoty udzielonej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą udzielonej pożyczki (kredytu), a kwotą zwróconego kapitału.”
“Nie uważa się za koszt uzyskania przychodu odsetek, prowizji i różnic kursowych od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.”
