Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty uzyskania przychodu - szczególne momenty potrąceń

Każdy przedsiębiorca, który samodzielnie rozlicza się z fiskusem, powinien pamiętać o tym, że niektóre koszty uzyskania przychodu rozlicza się w sposób szczególny. Co ważne, nie chodzi tu o wydatki, które pośrednio lub bezpośrednio wiążą się z działalnością podatnika. Katalog szczególnych, pod względem ewidencji, kosztów podatkowych został wskazany w przepisach Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Poniżej prezentujemy cztery zasadnicze rodzaje kosztów uzyskania przychodu, które są ujmowane w ewidencjach w momentach szczególnych.

Składki ZUS przedsiębiorcy a koszty uzyskania przychodu

Składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy można rozliczać na dwa sposoby:

  • odliczając je podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy,

  • ujmując je bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Decyzja, która z ww. metod zostanie zastosowana przez podatnika, zależy od niego samego.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na ujęcie składek na ubezpieczenia społeczne bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, musi pamiętać, że sposobność ta powstaje jedynie wówczas, gdy składki ZUS zostaną opłacone. W przypadku prowadzenia KPiR, odpowiednią kolumną do ich ujęcia będzie kol. 13 - pozostałe wydatki.

Ważne!

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodu nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 37 oraz art. 22 ust. 6bb, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.

Jeżeli podatnik skorzysta z pierwszej z ww. możliwości, powinien mieć na uwadze treść art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią tego artykułu, odliczeniu od dochodu podlegają zapłacone w danym roku podatkowym składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe przedsiębiorcy (oraz osób z nim współpracujących).

Kim jest osoba współpracująca?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za osobę współpracującą uważa się:

  • małżonka;

  • dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione;

  • rodziców;

  • macochę i ojczyma

- pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.

Co ważne, przedsiębiorca może odliczać składki na ubezpieczenia od dochodu, pod warunkiem, że nie zostały one uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodu lub nie zostały odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Ważne!

Zapłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne podlegają odliczeniu od podatku w części stanowiącej 7,75% podstawy wymiaru.

Składki ZUS pracownika a koszty uzyskania przychodu

Zasady ewidencji składek na ubezpieczenia ZUS pracowników zostały określone w art. 22 ust 6bb ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią, składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;

  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W sytuacji, gdy ww. terminy zostaną uchybione, składki te ujmuje się w kosztach dopiero w dacie zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust 3d).

Przykład 1.

Przedsiębiorstwo XYZ wpłaca wynagrodzenia pracowników etatowych (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) za dany miesiąc, do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 31 stycznia. Składki na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP zostały opłacone do 15 lutego. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?

Składki za styczeń opłacone do 15 lutego będą stanowiły koszt podatkowy stycznia.

Wynagrodzenia a koszty uzyskania przychodu

Jeżeli chodzi o wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, zastosowanie znajdzie art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, zgodnie z którym stanowią one koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W przypadku uchybienia temu terminowi, podatnik ujmuje wynagrodzenia pracowników w kosztach podatkowych, zgodnie z datą ich wypłaty.

W przypadku umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) dla zaliczenia wynagrodzeń z ich tytułu do kosztów uzyskania przychodu, decydująca jest zawsze data wypłaty wynagrodzenia (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT).

Ważne!

Podatnicy, prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wypłatę wynagrodzeń z tytułu umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, ujmują w kolumnie 12 - wynagrodzenia w gotówce i w naturze.

Przykład 2.

Przedsiębiorstwo XYZ wypłaca wynagrodzenia pracowników etatowych (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) za dany miesiąc, do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 31 stycznia. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?

Wynagrodzenie za styczeń, wypłacone 31 stycznia będzie stanowiło koszt podatkowy stycznia.

Przykład 3.

Przedsiębiorstwo XYZ wypłaca wynagrodzenia pracowników etatowych (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) za dany miesiąc, do 10 dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 10 lutego. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?

Wynagrodzenie za styczeń wypłacone 10 lutego będzie stanowiło koszt podatkowy stycznia.

Przykład 4.

Przedsiębiorstwo XYZ wynagrodzenia zleceniobiorców za styczeń wypłaciło 5 lutego. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?

Wynagrodzenie zleceniobiorców za styczeń wypłacone 5 lutego będzie stanowiło koszt podatkowy lutego.

Odsetki od kredytów a koszty uzyskania przychodu

Kwestia zaliczania do kosztów uzyskania przychodu odsetek od kredytów i pożyczek została uregulowana w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który co do zasady określa, które z wydatków nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszt podatkowy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 kosztem uzyskania przychodu nie są naliczone, ale niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań. W związku z tym podatnik powinien pamiętać, że odsetki od kredytu mającego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą stanowiły koszt podatkowy, ale dopiero w momencie ich zapłaty.

Odpowiednią kolumną KPiR do ewidencji kosztów uzyskania przychodu, jakimi są opłacone odsetki, jest kol. 13 - pozostałe wydatki.

W przypadku odsetek, należy zwrócić dodatkowo uwagę na art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. a oraz art. 23 ust. 1 pkt 33 ustawy o PIT.

Art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. a

“Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków na spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów), z tym że kosztem uzyskania przychodów są wydatki na spłatę pożyczki (kredytu) w przypadku, gdy pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, jeżeli:

  • pożyczkobiorca (kredytobiorca) w związku ze spłatą pożyczki (kredytu) zwraca kwotę kapitału większą niż kwota otrzymanej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą zwrotu kapitału, a kwotą otrzymanej pożyczki (kredytu),

  • pożyczkodawca (kredytodawca) otrzymuje środki pieniężne, stanowiące spłatę kapitału w wysokości niższej od kwoty udzielonej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą udzielonej pożyczki (kredytu), a kwotą zwróconego kapitału.”


Art. 23 ust. 1 pkt 33

“Nie uważa się za koszt uzyskania przychodu odsetek, prowizji i różnic kursowych od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.”

Podsumowując, ujmowanie kosztów uzyskania przychodów w KPiR nie zawsze będzie odbywało się na zasadach ogólnych. Przedsiębiorcy powinni pamiętać szczególnie o tych sytuacjach, w których ujęcia kosztu dokonuje się nie wcześniej niż w momencie zapłaty (jak np. w przypadku księgowania odsetek od kredytu firmowego).