Prowadzenie rejestrowanej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jednak co, gdy przedsiębiorca nie ma wystarczającej ilości pieniędzy, aby spełnić ten obowiązek? Przepisy wskazują na pewne rozwiązanie w przypadku zaległości w ZUS.
Obowiązek opłacania składek do ZUS-u
Przedsiębiorca musi regularnie opłacać składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przeciwnym razie ZUS może zastosować wobec niego środki dyscyplinujące, takie jak upomnienia, wezwania do zapłaty, kary finansowe, możliwość naliczania odsetek od nieterminowej płatności w wysokości 8% w stosunku rocznym czy wreszcie wszczęcie egzekucji prowadzonej przez komornika, Naczelnika właściwego urzędu skarbowego albo Dyrektora ZUS-u. Dotkliwą konsekwencją jest także wypisanie przedsiębiorcy z ubezpieczeń społecznych. W tym przypadku traci on prawo do świadczeń z danego ubezpieczenia (np. świadczenia chorobowego) do czasu, aż ureguluje całe swoje zadłużenie.
Składki do ZUS-u muszą być opłacane w odpowiedniej wysokości i w ściśle określonym terminie. Jeden dzień spóźnienia lub zaległość w wysokości kilku zł daje już prawo do stosowania środków dyscyplinujących. Zgodnie z obowiązującymi przepisami opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne następuje do:
- 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek i zakładów budżetowych;
- 15. dnia następnego miesiąca – w przypadku płatników posiadających osobowość prawną (np. spółki akcyjne, spółki z o.o., fundacje i stowarzyszenia);
- 20. dnia następnego miesiąca – w przypadku pozostałych płatników składek, czyli przedsiębiorców, którzy opłacają wyłącznie składki na własne ubezpieczenie (jednoosobowa działalność gospodarcza) oraz podmiotów nieposiadających osobowości prawnej, ale zatrudniających innych ubezpieczonych (np. spółki cywilne, jawne, partnerskie, jednoosobowe spółki z o.o.).
Obowiązek opłacania składek do ZUS-u jest powszechny i bezwzględny, co oznacza, że wnioskodawca musi go wykonać bez względu na to, jaki dochód osiągnie w danym miesiącu.
Zawieszenie działalności gospodarczej
Dla ZUS-u nie jest istotne, z jakiej przyczyny przedsiębiorca nie opłacił należnych składek na ubezpieczenie społeczne. Taka sytuacja może być wynikiem błędów księgowych albo zwykłego zapominalstwa, da się ją jednak naprawić. Dużo gorzej jest, gdy przedsiębiorca nie ma po prostu odpowiednich środków na koncie, aby wysłać przelew do ZUS-u. Brak pieniędzy nie oznacza jednak, że zastosowane zostaną wobec niego wspomniane wcześniej kary, o ile oczywiście odpowiednio wcześnie podejmie środki zaradcze.
Jeśli termin płatności składek do ZUS-u jeszcze nie nadszedł, a przedsiębiorca już wie, że nie będzie w stanie ich zapłacić, powinien rozważyć zawieszenie swojej działalności. Przepisy pozwalają na stosowanie tego rozwiązania w zasadzie bez ograniczeń i w każdym momencie. Zawieszenie działalności powoduje brak konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pamiętajmy jednak, że brak składek w okresie zawieszenia to także brak aktywnego ubezpieczenia. Przedsiębiorca nie może w tym okresie prowadzić swojej działalności, w przeciwnym razie ZUS może nałożyć na niego dotkliwe kary finansowe.
„W świetle art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców niewykonywanie przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej przez okres krótszy niż 30 dni nie jest kwalifikowane przez ustawodawcę jako zawieszenie jej wykonywania”.
Odroczenie terminu płatności składek
Zawieszenie działalności gospodarczej nie zawsze jest możliwe, szczególnie gdy przedsiębiorca musi zarabiać. Na szczęście przepisy wskazują na inne rozwiązanie, gdy brakuje pieniędzy na opłacenie aktualnych składek do ZUS-u – jest nim wniosek o odroczenie terminu płatności składek. Odroczenie jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca nie ma jeszcze żadnych zaległości wobec ZUS-u, choć wie, że taka sytuacja może wkrótce nastąpić.
Przykład 1.
Pan Patryk prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Do tej pory regularnie opłacał swoje składki do ZUS-u, jednak ze względu na zmniejszoną sprzedaż nie był w stanie uregulować składki za ostatnie 2 miesiące. Czy w tym przypadku pan Patryk może złożyć wniosek o odroczenie terminu płatności składek? Nie, ponieważ doprowadził do powstania zaległości względem ZUS-u. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dotyczy zaś przyszłych należności – takich, których termin płatności jeszcze nie nadszedł.
Wniosek o odroczenie terminu płatności składek do ZUS-u składa się na urzędowym formularzu RSO. Można go złożyć zarówno w formie elektronicznej przez PUE-ZUS, jak i papierowej osobiście lub listownie we właściwej jednostce ZUS-u. Wniosek nie podlega opłacie skarbowej i powinien być należycie uzasadniony. W formularzu konieczne jest także podanie okresu, za który mają zostać odroczone składki ubezpieczeniowe. Argumentem przemawiającym na korzyść przedsiębiorcy jest obniżenie dochodów firmy oraz gorsza kondycja finansowa. Wydatki osobiste, jak również inwestycje mające na celu rozwój przedsiębiorstwa także mogą stanowić uzasadnienie wniosku, o ile faktycznie wpływają na brak możliwości regulowania składek ubezpieczeniowych w terminie. ZUS ma prawo żądać do przedstawienia dokumentów potwierdzających kondycję finansową przedsiębiorstwa. Wnioskodawca może je przesłać wraz z formularzem RSO, może jednak poczekać, aż ZUS wystąpi o to oficjalnie na piśmie. Wniosek o odroczenie płatności składek ubezpieczeniowych jest rozpatrywany maksymalnie w ciągu 2 miesięcy. Pamiętajmy, że wniosek RSO można złożyć najpóźniej w dniu, w którym przypada płatność danej składki.
Przykład 2.
Pani Marcelina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i musi opłacać składki do ZUS-u do 20. dnia każdego miesiąca. Na początku marca 2024 roku wie, że nie będzie w stanie opłacić obowiązkowego ubezpieczenia i chciałaby złożyć wniosek o odroczenie płatności składki do ZUS-u. Kiedy najpóźniej pani Marcelina może złożyć formularz RSO pozwalający na odroczenie płatności składek? 20 marca 2024 roku jest ostatnim dniem, w którym może złożyć stosowny wniosek. Jeśli druk RSO zostanie złożony po tej dacie, ZUS może go odrzucić i uznać, że pani Marcelina ma zaległości składkowe. Przedsiębiorczyni może oczywiście złożyć RSO znacznie wcześniej, np. na początku marca 2024 roku.
Wniosek o rozłożenie zaległości składkowych na raty
Jeśli przedsiębiorca nie może złożyć już wniosku RSO, może ubiegać się o rozłożenie jego zaległości na raty. W tym celu konieczne będzie wypełnienie druku RSR, który można złożyć do ZUS-u zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Tak jak w przypadku RSO, formularz RSR również jest wolny od jakichkolwiek opłat skarbowych, a ZUS rozpatruje go w ciągu 2 miesięcy. Żądanie rozłożenia zaległości składkowych na raty wymaga uzasadnienia. Przedsiębiorca musi wykazać, że chce spłacić swoje zobowiązanie, jednak ze względu na stan finansowy nie jest w stanie tego zrobić jednorazowym przelewem. Rozłożenie długu na raty jest dobrym rozwiązaniem także dlatego, że ZUS nie nalicza wówczas karnych odsetek od nieterminowej płatności i nie stosuje innych środków represyjnych. Przedsiębiorca, któremu pozwolono uregulować zadłużenie w formie ratalnej, nie musi obawiać się egzekucji komorniczej lub administracyjnej.
Wniosek RSO wymaga podania liczby i wysokości rat spłaty zadłużenia. Taka informacja nie jest wiążąca dla ZUS-u, choć oczywiście może być uwzględniona przez Zakład. Jeśli ZUS zgodzi się rozłożyć dług na raty, poinformuje przedsiębiorcę o wysokości poszczególnych rat, a także terminie i sposobie ich opłacania. W przypadku odmowy zaległe składki trzeba będzie opłacić natychmiast.
Wniosek o umorzenie zaległych składek ubezpieczeniowych
Ostatnim rozwiązaniem w przypadku istniejących już zaległości składkowych jest wniosek o umorzenie składek ZUS. W tym celu zainteresowany przedsiębiorca musi złożyć formularz RSU, który również jest darmowy. Druk może być przesłany do ZUS-u zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Umorzenie należności wymaga odpowiedniego uzasadnienia i przedłożenia dokumentów świadczących na korzyść przedsiębiorcy. W tym przypadku istotne znaczenie mogą mieć dokumenty medyczne potwierdzające ciężki lub przewlekły stan chorobowy przedsiębiorcy oraz konieczność prowadzenia drogiego leczenia.
W praktyce ZUS dosyć niechętnie zgadza się na umorzenie zaległych składek ubezpieczeniowych, zwłaszcza gdy są one bardzo wysokie i dotyczą naprawdę długiego okresu. W przypadku niewielkich zaległości szansa na umorzenie jest znacznie wyższa. Warto też zaznaczyć, że umorzenie może dotyczyć całości zadłużenia, jak i jego odpowiedniej części. W tym drugim przypadku przedsiębiorca może wnioskować, aby pozostała do spłaty część zadłużenia została rozłożona na raty.
Podsumowanie - zaległości w ZUS
Każdy przedsiębiorca musi pamiętać o regularnym opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeśli nie ma odpowiedniej ilości pieniędzy, powinien zawiesić swoją działalność albo zawnioskować o odroczenie terminu płatności składek pod warunkiem, że nie doprowadził jeszcze do powstania żadnej zaległości wobec ZUS-u. Jeżeli termin opłacenia składek już minął, przedsiębiorca może wnioskować o rozłożenie istniejącego długu na raty albo umorzenie go w całości lub odpowiedniej części.
