Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze jest związane z ryzykiem niepowodzenia. Bez względu na przyczynę każdy przedsiębiorca może w dowolnej chwili podjąć decyzję o zamknięciu swojej firmy. Czy możliwe jest jednak zamknięcie działalności gospodarczej przez internet?
Forma zakończenia działalności gospodarczej
W przypadku działalności, która nigdy nie była rejestrowana, sprawa wygląda dosyć prosto – przedsiębiorca z dnia na dzień zaprzestaje sprzedaży lub świadczenia swoich usług i nie musi przechodzić przez żadne formalności. Trudniej będzie w przypadku jednoosobowej działalności zarejestrowanej w CEIDG. Ta bowiem figuruje w wielu różnych rejestrach państwowych oraz urzędach, a więc zakończenie działalności na rynku będzie wymagało od przedsiębiorcy powzięcia pewnych kroków.
Jednoosobowy przedsiębiorca, który chce całkowicie zakończyć swoją działalność, powinien w pierwszej kolejności przygotować i złożyć wniosek o wykreślenie do CEIDG. Zgodnie z przepisami robi się to w ciągu 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności. Jeśli więc przedsiębiorca nie ma uregulowanych wszystkich relacji ze swoimi kontrahentami, musi najpierw zakończyć wszystkie aktywne umowy i uregulować wszelkie ewentualne zobowiązania po swojej stronie. Wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru można złożyć zarówno w formie elektronicznej, jak i pisemnej. W tym pierwszym przypadku wymagane jest posiadanie aktywnego profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego, które posłużą do wysłania dokumentów. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał złożyć wniosek w tradycyjnej formie, musi pobrać odpowiedni druk i złożyć go we właściwym dla siebie urzędzie gminy lub miasta. W obu przypadkach wniosek nie podlega żadnej opłacie skarbowej.
Pamiętajmy, że przedsiębiorca ma możliwość wyboru tylko jednej formy wniosku o zakończenie działalności gospodarczej. Innymi słowy, nie wolno jednocześnie złożyć wniosku online oraz wniosku w formie papierowej do wybranego urzędu gminy lub miasta. Równie istotne jest to, że przedsiębiorca nie musi podawać, dlaczego decyduje się na całkowite zamknięcie swojej działalności i po jakim czasie chce ją zakończyć.
Przykład 1.
Pan Kacper od 2 miesięcy prowadził jednoosobową działalność gospodarczą. W tym czasie dostał bardzo korzystną propozycję pracy w ramach umowy o pracę. W związku z tym nie opłaca mu się już kontynuować swojej działalności i chciałby ją zakończyć. Obawia się jednak, że CEIDG może odmówić zamknięcia firmy, ponieważ była ona prowadzona przez krótki okres. Czy przedsiębiorca może złożyć wniosek o zamknięcie działalności?
Tak, ponieważ ustawodawca nie wprowadza żadnego minimalnego okresu działania firmy na rynku, który upoważniałby do złożenia wniosku o jej zamknięcie. Pan Kacper może złożyć stosowny wniosek do CEIDG bez ryzyka, że zostanie on odrzucony.
Przykład 2.
Pani Agnieszka chce zamknąć swoją działalność gospodarczą przez internet. Po wysłaniu odpowiedniego wniosku w formie elektronicznej obawia się, że mógł on nie dotrzeć do CEIDG. W związku z tym postanowiła z ostrożności wysłać wniosek o zamknięcie firmy w formie pisemnej na drugi dzień – do właściwego urzędu gminy. Czy pani Agnieszka może wysłać drugi wniosek o zamknięcie swojej działalności?
Nie, pod warunkiem, że pierwszy wniosek został wysłany poprawnie. Jeśli użytkownik wykona prawidłowo wszystkie czynności zmierzające do wyrejestrowania swojej działalności przez internet, zawsze otrzymuje potwierdzenie od CEIDG, także na adres e-mail, który podał przy rejestracji swojej firmy. Jeśli pani Agnieszka ma wątpliwości, czy wniosek o zamknięcie działalności gospodarczej został wysłany, powinna w pierwszej kolejności skontaktować się z CEIDG (telefonicznie lub mailowo). Dopiero gdy rejestr potwierdzi, że nie otrzymał właściwego wniosku, będzie można wysłać go ponownie – w formie online albo w formie pisemnej do urzędu.
Przykład 3.
Pan Wojciech chciałby zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą, którą założył w formie tradycyjnej – złożył wniosek do swojego urzędu miasta. Kolega powiedział mu, że w tym przypadku może wnioskować o zamknięcie firmy wyłącznie w formie pisemnej. Gdyby założył działalność przez internet, to mógłby złożyć stosowny wniosek online. Czy twierdzenia kolegi pana Wojciecha są prawidłowe?
Nie, ponieważ forma założenia działalności gospodarczej nie ma żadnego wpływu na to, w jaki sposób przedsiębiorca złoży wniosek o zamknięcie firmy. Pan Wojciech może więc złożyć dokument także drogą elektroniczną.
Zamknięcie działalności gospodarczej przez internet
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zakończenie swojej działalności gospodarczej w formie elektronicznej, musi najpierw wejść na stronę biznes.gov.pl. Następnie trzeba kliknąć w pole „Zmień dane w CEIDG”. Kolejnym polem, które należy wybrać, jest „Rozpocznij”. Użytkownik zostanie automatycznie przeniesiony na stronę logowania do systemu CEIDG – konieczne będzie użycie profilu zaufanego albo elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Po zalogowaniu się na konto internetowe użytkownik zostaje przeniesiony do wniosku, który po wypełnieniu podpisuje profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, a następnie wysyła poprzez opcję „Wyślij”. Wypełnienie wniosku nie powinno sprawić trudności, system sam weryfikuje poprawność wprowadzonych danych i jeśli w którymś miejscu będą one nieprawidłowe lub użytkownik nie wpisze wymaganych informacji, to wniosku nie będzie można wysłać. System wskaże wówczas, na czym polega błąd i jak należy go poprawić.
Zgłoszenie zakończenia działalności gospodarczej do ZUS-u
Po wysłaniu wniosku do CEIDG przedsiębiorca musi w ciągu 7 dni złożyć do ZUS-u formularz ZUS-ZWUA. Dzięki niemu następuje wyrejestrowanie danej osoby z systemu ubezpieczeń społecznych, tak, aby nie musiała w dalszym ciągu opłacać należnych składek. Powyższą deklarację można również złożyć na dwa sposoby – albo w tradycyjnej formie pisemnej, albo elektronicznie w ramach konta zus.pl. Druga forma złożenia ZUS ZWUA wymaga od użytkownika posiadania aktywnego konta w e-ZUS oraz profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego służącego do elektronicznego podpisywania dokumentów.
W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się na złożenie ZUS-ZWUA w formie elektronicznej, będzie to możliwe poprzez skorzystanie z kreatora wniosków. Aby wyrejestrować ubezpieczonego, należy:
- wejść do zakładki ePłatnik (lub aktywować ją, klikając kolejno w zakładki: Płatnik – Panel Płatnika – Aktywuj ePłatnika);
- kliknąć w pole „Dodaj dokument”, które znajduje się po lewej stronie;
- wybrać z listy dokument „ZUS ZWUA” i kliknąć w pole „Wybierz”;
- kliknąć w pole „Przejść do kreatora”;
- wypełniać polecenia kreatora Wyrejestrowania ubezpieczonego.
Jeśli użytkownik poprawnie przejdzie przez cały proces, w efekcie wygeneruje ZUS ZWUA. Podobnie jak przy wniosku o wykreślenie działalności z CEIDG tutaj także system dokonuje weryfikacji poprawności wprowadzonych danych. Jeśli wszystko będzie poprawne, system poprosi o podpisanie dokumentu profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. W przypadku błędów wskaże natomiast, co należy poprawić. Warto dodać, że formularz ZUS ZWUA również nie podlega żadnym opłatom skarbowym – zarówno, gdy jest składany w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niedopuszczalne jest także jednoczesne złożenie dwóch wniosków ZUS ZWUA (online oraz bezpośrednio do wybranego oddziału ZUS).
Zgłoszenie zakończenia działalności gospodarczej do urzędu
Jeśli przedsiębiorca wypełnił już obowiązki zgłoszeniowe względem CEIDG i ZUS-u, zostaje mu jeszcze zawiadomienie urzędu skarbowego. Dotyczy to oczywiście podatników VAT, którzy muszą zgłosić fakt zakończenia działalności w ciągu 7 dni. W tym celu konieczne jest sporządzenie spisu z natury dla celów PIT i VAT oraz zestawienia towarów, środków trwałych i wyposażenia w dniu faktycznego zamknięcia danej działalności. Zamiar sporządzenia spisu z natury obowiązkowo zgłasza się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego na co najmniej 7 dni przed terminem sporządzenia takiego dokumentu.
Po sporządzeniu spisu przedsiębiorca musi przygotować i złożyć plik JPK_V7M lub plik JPK_V7K. Pierwszy rodzaj pliku jest przeznaczony dla osób, które rozliczały się miesięcznie, drugi, gdy rozliczenie podatkowe było kwartalne. W przypadku płatników VAT należy złożyć do urzędu skarbowego deklarację VAT-Z (wyrejestrowanie z podatku VAT). Jeśli przedsiębiorca korzystał z kas fiskalnych, musi zrobić wydruk raportu dobowego i miesięcznego, a następnie złożyć do urzędu wniosek o dokonanie odczytu i wyrejestrowanie kasy. Dokonanie odczytu odbywa się w obecności pracownika urzędu skarbowego.
Deklaracje podatkowe można złożyć elektronicznie, przy czym konieczne jest posiadanie podpisu kwalifikowanego. Można to zrobić za pośrednictwem portalu podatki.gov.pl. Ze względu na złożoność powyższych formularzy i trudność ich wypełnienia bezpieczniej jest w tym zakresie skorzystać z tradycyjnej formy podczas osobistej wizyty w urzędzie skarbowym, gdzie przedsiębiorca otrzyma niezbędne wyjaśnienia od urzędnika. Niezależnie od formy składania dokumentów podatkowych całe postępowanie nie podlega dodatkowym opłatom. Tutaj również przedsiębiorca musi zdecydować się tylko na jedną z form załatwienia sprawy – elektroniczną albo pisemną.
Podsumowując, przedsiębiorca, który decyduje się zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą, może to zrobić poprzez złożenie do CEIDG wniosku o zamknięcie firmy. Ma do wyboru dwa sposoby złożenia dokumentu – elektroniczną oraz papierową. W każdym przypadku musi jeszcze poinformować o zakończeniu swojej działalności ZUS, urząd skarbowy oraz rejestry działalności regulowanej.
