W poniższym artykule przedstawiamy, w jaki sposób dokonać rozliczenia kosztów w sytuacji, gdy mamy dwie firmy zarejestrowane pod tym samym adresem. Ponadto zastanowimy się również, czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne w świetle przepisów prawa.
Czy mogą być dwie firmy zarejestrowane pod tym samym adresem?
W pierwszej kolejności postarajmy się odpowiedzieć na pytanie, czy możliwa jest sytuacja, w której dwie firmy zarejestrowane są pod tym samym adresem.
W tym zakresie warto sięgnąć do treści przepisów ustawy o CEIDG. W art. 7 ust. 1 tejże ustawy czytamy, że wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG, z wyjątkiem wniosku o wykreślenie przedsiębiorcy, składa się oświadczenia o:
- podejmowaniu lub wykonywaniu określonej działalności gospodarczej nieobjętej żadnym z zakazów, o którym mowa w art. 5 ust. 2 pkt 13-15, wydanym wobec osoby, której wpis dotyczy;
- posiadaniu tytułu prawnego do nieruchomości, których adresy są wpisywane do CEIDG.
Oświadczenia, o których mowa w ust. 1, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenia zawiera w nich klauzulę o treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu uprawnionego do odebrania oświadczenia o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Również art. 17 ustawy o CEIDG wskazuje, że przedsiębiorca wpisany do CEIDG jest obowiązany mieć tytuł prawny do nieruchomości, których adresy podlegają wpisowi.
Co więcej, ww. ustawa przewiduje określone sankcje w przypadku braku tytułu prawnego do nieruchomości. Otóż zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy w przypadku powzięcia przez ministra właściwego do spraw gospodarki informacji o braku tytułu prawnego do nieruchomości wskazanej we wpisie do CEIDG, minister właściwy do spraw gospodarki, z urzędu lub na wniosek osoby przedstawiającej dowód posiadania tytułu prawnego do nieruchomości wskazanej we wpisie przedsiębiorcy, wzywa przedsiębiorcę do przedstawienia dowodu posiadania tytułu prawnego do nieruchomości lub dokonania odpowiedniej zmiany wpisu w tym zakresie, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.
Jeżeli przedsiębiorca mimo wezwania nie przedstawi dowodu posiadania tytułu prawnego do nieruchomości wskazanej we wpisie lub nie dokona zmiany swojego wpisu w zakresie adresów, minister właściwy do spraw gospodarki wykreśla, w drodze decyzji administracyjnej, przedsiębiorcę z CEIDG.
W rezultacie konsekwencją braku posiadania tytułu prawnego do nieruchomości będzie w tym przypadku wykreślenie wpisu z CEIDG.
W kontekście interesującego nas zagadnienia należy jednak wskazać, że przepisy ww. ustawy nie ograniczają w żaden sposób możliwości wskazania jednego adresu u kilku przedsiębiorców. Jeżeli dwie osoby legitymują się tytułem prawnym do tej samej nieruchomości – np. małżonkowie posiadający prawo własności mieszkania – to ten sam adres może być wskazany w dwóch wpisach do CEIDG.
Dwie firmy zarejestrowane pod tym samym adresem a koszty podatkowe
Przechodząc na grunt prawa podatkowego, warto zastanowić się nad kwestią rozliczania kosztów dotyczących tej samej nieruchomości przy równoległym prowadzeniu dwóch firm.
Już na wstępie wskażmy, że odnośnie do nieruchomości mieszkalnych zastosowanie będzie mieć art. 22c pkt 2 ustawy o PIT, który podaje, że nie podlegają amortyzacji budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy.
W konsekwencji wykluczone w tym wypadku będzie zaliczanie do kosztów odpisów amortyzacyjnych od mieszkania wykorzystywanego jako biuro w obu firmach.
Do wyjaśnienia pozostaje jednak kwestia wydatków eksploatacyjnych takich jak np. opłaty za media.
Przepisy ustawy o PIT nie zawierają żadnych regulacji, które wprost odnosiłyby się do tego zagadnienia. Reguła ogólna wyrażona w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT podaje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Przepis ten wskazuje, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków pod warunkiem:
- faktycznego poniesienia wydatku;
- istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodami;
- braku dokonanego wydatku na liście negatywnej, zawartej w art. 23 ustawy;
- odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku.
Przy czym konieczne jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności gospodarczej, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Ów związek musi być adekwatny do danej działalności gospodarczej i ustalony na podstawie racjonalnego kryterium. Z tego też względu najrozsądniejszym rozwiązaniem będzie w tym przypadku przyjęcie kryterium proporcjonalności.
Przykład 1.
Małżeństwo – pan Tomek i pani Kasia – prowadzą osobne działalności gospodarczej. Jednocześnie na zasadach wspólności małżeńskiej są właścicielami mieszkania, w którym zarejestrowane są dwie firmy. Pan Tomek zajmuje 70% powierzchni na swoją działalność, a pani Kasa jedynie 30%. W jaki sposób należy rozliczyć wydatek na energię elektryczną zużytą w mieszkaniu?
W opisanym przypadku trzeba zastosować klucz proporcjonalności. To oznacza, że 70% wydatku będzie stanowić koszt w działalności pana Tomka, natomiast w 30% wydatek będzie stanowić koszt w działalności pani Kasi.
W kontekście powyższego warto też dodać, że dla celów ewidencyjnych faktura za zużycie energii elektrycznej powinna być wystawiona na dane obojga małżonków.
Powyższy przykład opiera się również na założeniu, że mieszkanie jest wykorzystywane tylko na potrzeby obu firm. Natomiast inaczej należałoby ustalić zużycie, jeżeli mieszkanie służyłoby również na potrzeby prywatne.
W dalszej kolejności wskażmy, że z katalogu kosztów podatkowych nie zostały wyłączone wydatki na remont środka trwałego już po oddaniu go do używania. Tego rodzaju wydatek nie jest bowiem rozliczany poprzez odpisy amortyzacyjne, lecz jest odnoszony bezpośrednio w koszty podatkowe.
W ramach wydatków remontowych pamiętajmy, że klucz proporcjonalności będzie odnosić się do wydatku odnoszącego się do całej nieruchomości, co niekoniecznie musi wystąpić w przypadku remontu.
Przykład 2.
Dwaj bracia – pan Tomasz i pan Roman – są współwłaścicielami mieszkania w równych częściach. Każdy z braci prowadzi w swojej części działalność gospodarczą. Pan Tomasz wyremontował swoją część mieszkania, przeznaczając na ten cel 10 000 zł. W jaki sposób mężczyzna powinien rozliczyć wydatek na remont?
Pan Tomasz wyremontował wyłącznie swoją część mieszkania, zatem cały wydatek na remont będzie stanowił koszt podatkowy. W tym przypadku nie należy stosować klucza proporcjonalności.
Przechodząc do podsumowania, należy wskazać, że możliwa jest sytuacja, w której jednocześnie dwie firmy funkcjonują w jednej nieruchomości. Kwestia rozliczania kosztu może okazać się problematyczna z uwagi na brak precyzyjnych regulacji w ustawie o PIT, przy czym trzeba przyjąć, że racjonalne będzie zastosowanie klucza proporcjonalności.
