Firmowy piknik rodzinny stały się popularnym narzędziem w arsenale działań HR-owych. Wydarzenia te zapewniają nie tylko doskonałą okazję do integracji pracowników, ale także pomagają w budowaniu silniejszej kultury organizacyjnej. Jednak aby maksymalnie skorzystać z korzyści, jakie oferują pikniki rodzinne, ważne jest dokładne zaplanowanie i odpowiednie sfinansowanie takich wydarzeń. W niniejszym artykule omówimy, dlaczego warto organizować firmowe pikniki rodzinne, jak je skutecznie sfinansować oraz jakie praktyczne kroki należy podjąć podczas organizacji.
Dlaczego warto zorganizować firmowy piknik rodzinny?
- Integracja pracowników i ich rodzin: pikniki rodzinne sprzyjają integracji nie tylko pracowników, ale również ich rodzin. Pozwala to na budowanie bardziej osobistych więzi, co z kolei przekłada się na lepsze relacje zawodowe. Kiedy pracownicy i ich rodziny mają okazję poznać się w mniej formalnym środowisku, budowanie wzajemnego zaufania i współpracy staje się łatwiejsze.
- Zwiększenie motywacji i zaangażowania: pracownicy, którzy czują się docenieni przez swojego pracodawcę, są bardziej zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę. Organizowanie takich wydarzeń jest sygnałem, że firma dba o swoich pracowników, co może skutkować wyższym poziomem satysfakcji z pracy i mniejszym wskaźnikiem rotacji.
- Promocja zdrowego stylu życia i równowagi między pracą a życiem prywatnym: pikniki rodzinne często obejmują różne aktywności na świeżym powietrzu, takie jak gry zespołowe, biegi czy wspólne grillowanie. Promowanie zdrowego stylu życia wśród pracowników jest korzystne zarówno dla nich samych, jak i dla firmy, gdyż zdrowi pracownicy są bardziej produktywni i rzadziej biorą zwolnienia lekarskie .
- Budowanie wizerunku firmy: piknik to również okazja do pokazania firmy w pozytywnym świetle zarówno w oczach pracowników, jak i ich rodzin. Dobra organizacja takiego wydarzenia może być elementem budowania marki pracodawcy, co może pomóc w przyciąganiu i zatrzymywaniu talentów.
Jak sfinansować firmowy piknik rodzinny?
Aby impreza integracyjna (w tym także piknik rodzinny) doszły do skutku, należy ustalić źródło jej finansowania. Pracodawcy mają kilka możliwości skorzystania ze środków finansowych.
Budżet firmy
Najprostszym źródłem finansowania firmowego pikniku rodzinnego jest budżet firmy przeznaczony na działania HR-owe i integracyjne.
Organizacja firmowej imprezy integracyjnej zwykle finansowana jest ze środków obrotowych firmy, a pracodawca traktuje wszystkich uczestników jednakowo, kierując się kryterium socjalnym. Aby wydatki na taką imprezę mogły być uznane za koszty uzyskania przychodu, musi ona służyć integracji pracowników i budowaniu zespołu, a nie tylko wspólnej konsumpcji.
Aby uniknąć problemów z fiskusem, warto zadbać o dokumentację potwierdzającą integracyjny i motywacyjny charakter imprezy, taką jak program wydarzenia czy lista obecności. Organy podatkowe akceptują również udział członków rodzin i partnerów pracowników w imprezach firmowych, uznając, że sprzyja to budowaniu więzi i lepszej atmosferze w zespole, co przekłada się na większą motywację i efektywność pracy.
Sponsoring i partnerstwa
Firmy mogą poszukiwać sponsorów wśród swoich partnerów biznesowych. W zamian za wsparcie finansowe sponsorzy mogą otrzymać możliwość promowania swoich produktów lub usług podczas pikniku. Takie partnerstwa mogą znacznie obniżyć koszty organizacji wydarzenia.
W takim przypadku całość lub część kosztów pokrywa sponsor. W celu pozyskania, udokumentowania i rozliczenia środków z takiego źródła należy podpisać umowę o sponsoring. Na podstawie tej umowy przedsiębiorca zobowiązuje się do reklamowania sponsora (kontrahenta).
Finansowanie z ZFŚS
Niektóre firmy prowadzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i korzystają z tych środków przy organizacji imprez integracyjnych. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to specjalny fundusz, którym dysponuje pracodawca, aby wesprzeć swoich pracowników w określonych sytuacjach życiowych. Środki te gromadzone są na odrębnym koncie bankowym.
Ustawa z 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych wprost wskazuje, co można sfinansować ze środków ZFŚS:
- działalność socjalna organizowana przez pracodawcę na rzecz osób uprawnionych do skorzystania z ZFŚS;
- dofinansowanie do zakładowych obiektów socjalnych;
- tworzenie form wychowania przedszkolnego (zakładowe żłobki, przedszkola, kluby dziecięce).
Zatem, aby móc pokryć koszty pikniku rodzinnego ze środków ZFŚS, należy tak zaplanować imprezę, aby łączyła wypoczynek pracowników z działalnością kulturalną lub sportem.
Praktyczne wskazówki organizacyjne
Organizacja imprezy integracyjnej wcale nie jest łatwym zadaniem. Należy pamiętać o wielu kwestiach. Podpowiadamy, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
- Szczegółowe planowanie: kluczem do sukcesu jest dokładne zaplanowanie każdego aspektu pikniku. Warto stworzyć harmonogram obejmujący wszystkie etapy organizacji – od wyboru lokalizacji, przez zamówienie cateringu, po przygotowanie atrakcji. Dobrym pomysłem jest również utworzenie zespołów roboczych odpowiedzialnych za różne aspekty organizacji.
- Bezpieczeństwo: zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom to priorytet. Warto wynająć profesjonalną ochronę, szczególnie przy większych wydarzeniach, oraz zadbać o ubezpieczenie. Dodatkowo należy przygotować plan awaryjny na wypadek niepogody, np. wynajem namiotów czy wynajęcie pomieszczeń na wypadek deszczu.
- Atrakcje i program: aby piknik był udany, konieczne jest zapewnienie różnorodnych atrakcji. Gry zespołowe, konkursy, warsztaty, a także strefy zabaw dla dzieci to tylko niektóre z możliwości. Muzyka na żywo, pokazy kulinarne czy strefy relaksu z leżakami mogą dodatkowo uatrakcyjnić wydarzenie. Ważne jest, aby program był elastyczny i dostosowany do potrzeb uczestników.
- Zarządzanie frekwencją: jednym z wyzwań jest przewidzenie liczby uczestników. Aby uniknąć niedoszacowania lub przeszacowania, warto poprosić pracowników o wcześniejsze zgłoszenie chęci uczestnictwa. Może to pomóc w dokładnym zaplanowaniu cateringu i atrakcji.
- Logistyka i transport: organizacja transportu dla uczestników, zwłaszcza jeśli piknik odbywa się w oddalonym miejscu, jest kolejnym wyzwaniem. Zapewnienie autobusów lub wspólne dojazdy mogą być dobrym rozwiązaniem.
- Dostosowanie do różnych grup wiekowych: firmowe pikniki rodzinne muszą uwzględniać potrzeby zarówno dorosłych, jak i dzieci. Dlatego ważne jest, aby program obejmował atrakcje dla różnych grup wiekowych i uwzględniał specjalne potrzeby (np. strefy dla matek z małymi dziećmi).
Dodatkowe korzyści z firmowych pikników rodzinnych
Pikniki rodzinne oprócz oczywistych benefitów, takich jak odpoczynek i dobra zabawa pracowników i ich rodzin, mają także dodatkowe korzyści:
- Kultura organizacyjna: pikniki rodzinne pomagają w budowaniu i umacnianiu kultury organizacyjnej. Działania podejmowane w luźnej atmosferze sprzyjają kreowaniu wartości i norm, które są potem przenoszone na grunt zawodowy.
- Networking: takie wydarzenia sprzyjają nawiązywaniu nowych kontaktów zarówno wśród pracowników, jak i ich rodzin. Daje to możliwość budowania sieci wsparcia i współpracy, która może być korzystna również na płaszczyźnie zawodowej.
- Znaczenie lokalnej społeczności: organizowanie pikników w lokalnych parkach lub miejscach rekreacyjnych może przyczynić się do wzmocnienia więzi z lokalną społecznością. Może to być również okazja do zaprezentowania firmy jako zaangażowanej społecznie i wspierającej lokalne inicjatywy.
Firmowy piknik rodzinny - podsumowanie
Podsumowując, organizacja wydarzenia jakim jest firmowy piknik rodzinny to inwestycja, która może przynieść wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie. Odpowiednie planowanie, finansowanie oraz dbałość o szczegóły organizacyjne są kluczowe dla sukcesu takiego wydarzenia. Integracja, motywacja, budowanie wizerunku firmy i promowanie zdrowego stylu życia to tylko niektóre z licznych korzyści, jakie można osiągnąć poprzez organizację takich pikników. Dzięki przemyślanemu podejściu i zaangażowaniu całego zespołu organizacyjnego firmowy piknik rodzinny może stać się niezapomnianym wydarzeniem, które na długo pozostanie w pamięci uczestników.
