Przedsiębiorcy, którzy nabywają towary handlowe, zwykle robią to z myślą o ich dalszej odsprzedaży. Później natomiast może zdarzyć się chęć zmiany ich przeznaczenia wskutek podjętej przez przedsiębiorcę decyzji. Takie zachowania mają konsekwencje podatkowe, które zależą od celu przeklasyfikowania towaru. W artykule omówimy różne przypadki w których ma miejsce zmiana przeznaczenia towarów handlowych.
Zmiana przeznaczenia towarów handlowych – przekazanie na cele osobiste podatnika lub pracowników
Przekazanie towarów handlowych na cele osobiste podatnika bądź pracownika zobowiązuje do zmniejszenia kosztów podatkowych o ich wartość. Wynika to z faktu, że przekazanie towarów na cele osobiste powoduje, iż tracą one związek z działalnością gospodarczą i tym samym przestają służyć osiągnięciu przychodów, ich zachowaniu czy zabezpieczeniu.
Analogicznie należy postąpić na gruncie VAT, a mianowicie za pomocą dokumentu wewnętrznego opodatkowania trzeba naliczyć podatek VAT uprzednio odliczony za przekazane towary i następnie dodać zapis w rejestrze VAT sprzedaży (po stronie podatku VAT należnego). Wynika to z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. W części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zapis ten powinien zawierać oznaczenie „WEW”.
Przykład 1.
Pani Genowefa postanowiła wycofać 3 sztuki towarów z działalności do prywatnego użytku. W jaki sposób powinna wykazać wycofanie towarów w pliku JPK_V7?
W takiej sytuacji pani Genowefa musi sporządzić dokument wewnętrzny opodatkowania i tym samym naliczyć odliczony uprzednio podatek VAT. Zapis ten powinien mieć oznaczenie „WEW” w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej.
Zmiana przeznaczenia towarów handlowych na środek trwały lub wyposażenie
Przedsiębiorca może uznać, że towar handlowy, którym dysponuje, zostanie wykorzystany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. W związku z tym wyróżnić można dwie sytuacje, które mogą mieć miejsce:
- towar został przekazany na wyposażenie – niskocenny (poniżej 10 000 zł) majątek. Wówczas podatnik w dacie przekwalifikowania towaru na wyposażenie powinien dokonać zapisu w kolumnie 10. KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów” na minus i w kolumnie 13. KPiR „Pozostałe wydatki” na plus w wartości przekazanego towaru;
- towar został przekazany na środek trwały – będzie wykorzystywany w firmie dłużej niż rok. Wówczas jeśli wartość towaru przekracza 10 000 zł, to podatnik w dacie przekwalifikowania towaru na środek trwały powinien dokonać zapisu w kolumnie 10. KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów” na minus i następnie wprowadzić przekwalifikowany towar do ewidencji środków trwałych oraz poddać go amortyzacji w czasie.
Na gruncie podatku VAT nie przeksięgowuje się jego odliczenia w przypadku zmiany przeznaczenia towarów handlowych na środek trwały lub wyposażenie.
Przykład 2.
Pan Waldemar dokonał przekazania towaru (monitora) na wyposażenie firmy. Czy w związku z taką czynnością powinien zmienić zapisy w ewidencji podatkowej?
Co do zasady na gruncie podatku VAT nie jest konieczna zmiana w zapisie odliczenia pierwotnego VAT. Natomiast w KPiR należy przeksięgować zapis kosztu z kolumnie 10. „Zakup towarów handlowych i materiałów” na minus i dodać go na plus w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki”.
Darowizna towarów a zmiana przeznaczenia towarów handlowych
W przypadku gdy następuje zmiana przeznaczenia towarów handlowych, wskutek której podatnik przekazuje towar w formie darowizny, należy wyksięgować wprowadzoną ich wartość z kosztów – czyli dokonać zapisu zmniejszającego w KPiR w kolumnie 10. „Zakup towarów handlowych i materiałów”. Wynika to bezpośrednio z art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
11) darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z tym że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.
Co ważne, w przypadku darowizny towarów możliwe jest odliczenie darowizny od dochodu w zeznaniu rocznym, jeśli spełnione są warunki określone w art. 26 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT. Czyli gdy darowizna nastąpi co do zasady:
Aby móc dokonać odliczenia, nie może być ona ujęta w kosztach podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Maksymalnie można odliczyć darowiznę w kwocie nie większej niż 6% dochodu podatnika będącego osobą fizyczną.
Na gruncie podatku VAT zmiana przeznaczenia towarów handlowych celem przekazania ich w ramach darowizny powoduje, że odliczony podatek VAT trzeba naliczyć za pomocą dokumentu wewnętrznego opodatkowania i następnie za jego pomocą dokonać zapisu w rejestrze VAT sprzedaży (po stronie podatku VAT należnego). W części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zapis ten powinien zawierać oznaczenie „WEW”.
Zmiana przeznaczenia towarów handlowych na potrzeby firmy
W sytuacji gdy następuje zmiana przeznaczenia towarów handlowych na potrzeby firmy, należy przeksięgować wpis z kolumny 10. KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów” na minus do kolumny 13. „Pozostałe wydatki” na plus w wartości przekazanego towaru. Podstawą zapisu jest protokół przekazania towarów na cele firmowe. Powinien on posiadać co najmniej elementy takie jak:
- numer protokołu, który pozwoli na jego identyfikację;
- wiarygodne określenie wystawcy (nazwę i adresy), której dotyczy dowód, czyli dane przedsiębiorcy;
- datę sporządzenia protokołu oraz datę, kiedy przekazanie towarów na potrzeby firmy miało miejsce;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Przykład 3.
Pani Anna prowadzi sklep z materiałami budowlanymi. 25 kwietnia 2022 roku przekazała 1 L farby X na potrzeby firmy. Wartość farby netto to 87 zł. W jaki sposób pani Anna powinna wykazać transakcję w KPiR?
W przedstawionej sytuacji pani Anna powinna sporządzić protokół przekazania towarów na cele firmowe i w dacie przekazania farby dokonać zapisu w KPiR:
- w kolumnie 10. ze znakiem minus kwotę 87 zł;
- w kolumnie 13. na plus na kwotę 87 zł.
Zmiana przeznaczenia towarów handlowych na gratisy
Podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem że:
- nie zostały one wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów;
- mają związek z prowadzoną działalnością.
Wydatki ponoszone przez podatnika muszą być celowe, to znaczy ponoszone w związku z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodów podatkowych bądź dla zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku przekazania towarów na gratisy (warunek: będą służyć celom marketingowym) nie występuje konieczność wyksięgowania zakupu towarów, a tylko przeksięgowanie wpisu z kolumny 10. KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów” na minus do kolumny 13. KPiR „Pozostałe wydatki” na plus w wartości przekazanego towaru.
Na gruncie podatku VAT nieodpłatne przekazanie prezentu będzie podlegać opodatkowaniu w przypadku:
- prezentów o wartości przekraczającej 100 zł;
- prezentów o wartości powyżej 20 zł, ale nieprzekraczającej 100 zł, gdy nie jest prowadzona ewidencja osób obdarowanych.
Wówczas podatek VAT należy naliczyć za pomocą dokumentu wewnętrznego opodatkowania i następnie za jego pomocą dodać zapis w rejestrze VAT sprzedaży (po stronie podatku VAT należnego). W części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zapis ten powinien zawierać oznaczenie „WEW”.
Natomiast zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, jeśli wartość przekazanego klientowi gratisu nie przekroczy w ciągu jednego roku podatkowego 20 zł, to przedsiębiorca nie ma obowiązku ujmowania takiego wydania w rejestrze VAT. Jeśli natomiast wartość prezentu jest większa niż 20 zł, ale mniejsza niż 100 zł, podatnik jest zobligowany uwzględnić ją w specjalnej ewidencji, aby transakcja korzystała ze zwolnienia z opodatkowania VAT.
Po zaktualizowaniu KPiR przekazanych upominków nie należy wykazywać w remanencie na koniec roku podatkowego.
