Prowadzę sklep, a sprzedaż ewidencjonuję na kasie fiskalnej. Ostatnio zdarzyło się, że klient zwrócił towar zakupiony na paragon. W jaki sposób powinnam udokumentować zwrot towaru i wykazać takie zdarzenie w ewidencjach podatkowych?
Barbara, Zakopane
Zwrot towaru zakupionego na paragon należy przede wszystkim wprowadzić do ewidencji zwrotu towarów. Dodatkowo przedsiębiorca powinien stworzyć protokół zwrotu towaru, a także umieścić w dokumentacji paragon, na podstawie którego zwrot został dokonany. Szczegółowe rozliczenie zwrotu towaru zostało omówione poniżej.
Ewidencja zwrotu towarów – jak ją sporządzić?
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących zwrot towarów lub uznana reklamacja, która powoduje zwrot całości lub części należności, muszą być ujęte w odrębnej ewidencji. Zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru/usługi wskazaną w taki sposób, aby mogła określić jednoznacznie ich identyfikację, ewentualnie można dodać opis towaru/usługi;
- termin zwrotu lub reklamacji;
- kwotę brutto zwracanego towaru lub reklamowanej usługi oraz wysokość VAT należnego – jeżeli zwrot opiewa na całkowitą wartość sprzedaży;
- kwotę brutto i odpowiadającej jej podatku VAT – jeżeli zwrot opiewa tylko na część wartości transakcji;
- dokument, który stanowi potwierdzenie dokonania sprzedaży;
- protokół zwrotu towaru/reklamacji usługi podpisany przez obie strony transakcji (sprzedawcę i nabywcę).
Protokół zwrotu towaru – co powinien zawierać?
Protokół towaru jest niezbędnym elementem omówionej wyżej ewidencji. Udowadnia faktyczny zwrot części lub całości zwróconego towaru. Wyszczególnia się następujące elementy takiego dokumentu:
- numer protokołu;
- dane obu stron transakcji;
- nazwę towaru;
- numer paragonu, który potwierdzał sprzedaż zwracanego towaru;
- przyczynę zwrotu;
- informację wskazującą, czy sprzedawca przyjął zwrot.
Zwrot towaru – jak rozliczyć w ewidencjach?
Podatek VAT należny w rejestrze sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz przychód w 7. kolumnie KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług (w przypadku prowadzenia KPiR) lub przychód w ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu) należy pomniejszyć na podstawie ewidencji zwrotu towarów, sporządzonej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas fiskalnych. Wartość ewidencji należałoby wprowadzić w ostatnim dniu miesiąca, w którym zostały dokonane zwroty w niej zawarte. Zatem jeżeli, przykładowo, ewidencja zwrotów odnosi się do zwrotu z 5, 10 i 29 sierpnia 2022 roku, podatnik może ją wykazać jednym wpisem w ewidencjach w dacie 31 sierpnia 2022 roku.
Zwrot towaru na podstawie paragonu fiskalnego w JPK_V7
Czynni podatnicy VAT, którzy sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonują na kasie fiskalnej, zobowiązani są do oznaczania raportu fiskalnego w nowym pliku JPK_V7 symbolem RO. Symbol ten przeznaczony jest dla dokumentów zbiorczych wewnętrznych, zawierających informacje o sprzedaży z kas rejestrujących.
W takim przypadku, który udokumentowany był paragonem fiskalnym w strukturze pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej również musi zostać oznaczony symbolem RO.
Ewidencja zwrotów towarów – księgowanie w systemie wfirma.pl
W celu pomniejszenia wartości sprzedaży z kasy fiskalnej na podstawie ewidencji zwrotów, w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W wyświetlonym oknie trzeba wybrać BRAK KONTRAHENTA, a w polu NUMER DOKUMENTU uzupełnić numer ewidencji (np. „Ewidencja zwrotów 08/2022”). Pozostałe pola należy uzupełnić w sposób następujący:
- DATA WYSTAWIENIA / DATA SPRZEDAŻY: ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy ewidencja;
- WARTOŚĆ NETTO: ujemna wartość netto ewidencji;
- KWOTA VAT: VAT z dokumentu również ze znakiem „–”.
W przypadku ryczałtu trzeba dodatkowo wybrać odpowiednią stawkę ryczałtu dla danej sprzedaży. W zakładce ZAAWANSOWANE jako RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać RO, wówczas po zapisaniu, ewidencja oczywistych pomyłek zostanie oznaczona automatycznie symbolem RO w pliku JPK_V7.
Wartości ewidencji znajdą się odpowiednio w ewidencji sprzedaży VAT oraz w 7. kolumnie KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług / ewidencji przychodów.
