Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej a zwrot towaru

Prowadzę sklep, a sprzedaż ewidencjonuję na kasie fiskalnej. Ostatnio zdarzyło się, że klient zwrócił towar zakupiony na paragon. W jaki sposób powinnam udokumentować zwrot towaru i ująć to w systemie wfirma.pl?

Barbara, Zakopane

 

Zwrot towaru zakupionego na paragon należy przede wszystkim wprowadzić do ewidencji zwrotu towarów. Dodatkowo przedsiębiorca powinien stworzyć protokół zwrotu towaru, a także umieścić w dokumentacji paragon, na podstawie którego zwrot został dokonany. Szczegółowe rozliczenie zwrotu towaru zostało omówione poniżej.

Ewidencja zwrotu towarów – jak ją sporządzić?

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych zwrot towarów lub uznana reklamacja, która powoduje zwrot całości lub części należności, muszą być ujęte w odrębnej ewidencji. Zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać:

  • datę sprzedaży;
  • nazwę towaru/usługi wskazaną w taki sposób, aby mogła określić jednoznacznie ich identyfikację, ewentualnie można dodać opis towaru/usługi;
  • termin zwrotu lub reklamacji;
  • kwotę brutto zwracanego towaru lub reklamowanej usługi oraz wysokość VAT należnego – jeżeli zwrot opiewa na całkowitą wartość sprzedaży;
  • kwotę brutto i odpowiadającej jej podatku VAT – jeżeli zwrot opiewa tylko na część wartości transakcji;
  • dokument, który stanowi potwierdzenie dokonania sprzedaży;
  • protokół zwrotu towaru/reklamacji usługi podpisany przez obie strony transakcji (sprzedawcę i nabywcę).

Darmowy wzór wraz z omówieniem znajduje się w artykule: Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej – wzór z omówieniem.

Protokół zwrotu towaru – co powinien zawierać?

Protokół towaru jest niezbędnym elementem omówionej wyżej ewidencji. Udowadnia faktyczny zwrot części lub całości zwróconego towaru. Wyszczególnia się następujące elementy takiego dokumentu:

  • numer protokołu;
  • dane obu stron transakcji;
  • nazwę towaru;
  • numer paragonu, który potwierdzał sprzedaż zwracanego towaru;
  • przyczynę zwrotu;
  • informację wskazującą, czy sprzedawca przyjął zwrot.

Darmowy wzór do pobrania znajduje się w artykule: Protokół zwrotu towaru – wzór z omówieniem.
Zwrot towaru należy wykazać odpowiednio w prowadzonych ewidencjach rozliczeniowych. W przeciwnym razie podatnik wykazałby zbyt wysoką podstawę opodatkowania zarówno w VAT (w przypadku czynnego podatnika VAT), jak i PIT, przez co mogłyby nieprawidłowo wzrosnąć zobowiązanie podatkowe (przychód z kasy fiskalnej nie zostałby odpowiednio pomniejszony).

Zwrot towaru – jak rozliczyć w ewidencjach?

VAT należny w rejestrze sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz przychód w 7. kolumnie KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług (w przypadku prowadzenia KPiR) lub przychód w ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu) należy pomniejszyć na podstawie ewidencji zwrotu towarów, sporządzonej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas fiskalnych. Wartość ewidencji należałoby wprowadzić w ostatnim dniu miesiąca, w którym zostały dokonane zwroty w niej zawarte. Zatem jeżeli, przykładowo, ewidencja zwrotów odnosi się do zwrotu z 5, 10 i 29 marca 2020 roku, podatnik może ją wykazać jednym wpisem w ewidencjach w dacie 31 marca 2020 roku.

Ewidencja zwrotów towarów – księgowanie w systemie wfirma.pl

W celu pomniejszenia wartości sprzedaży z kasy fiskalnej na podstawie ewidencji zwrotów, w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W wyświetlonym oknie trzeba wybrać BRAK KONTRAHENTA, a w polu NUMER DOKUMENTU uzupełnić numer ewidencji (np. „Ewidencja zwrotów 07/2020”). Pozostałe pola należy uzupełnić w sposób następujący:

  • DATA WYSTAWIENIA / DATA SPRZEDAŻY: ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy ewidencja;
  • WARTOŚĆ NETTO: ujemna wartość netto ewidencji;
  • VAT: VAT z dokumentu również ze znakiem „–”.

W przypadku ryczałtu trzeba dodatkowo wybrać odpowiednią stawkę ryczałtu dla danej sprzedaży.

Po zapisaniu wartości ewidencji znajdą się odpowiednio w ewidencji sprzedaży VAT oraz w 7. kolumnie KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług / ewidencji przychodów.

Jak zaewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej gdy zwrot towarów