Prowadzę sklep, a sprzedaż ewidencjonuję na kasie fiskalnej. Ostatnio zdarzyło się, że klient zwrócił towar zakupiony na paragon. W jaki sposób powinnam udokumentować zwrot towaru i wykazać takie zdarzenie w ewidencjach podatkowych?
Barbara, Zakopane
Zwrot towaru zakupionego na paragon należy przede wszystkim wprowadzić do ewidencji zwrotu towarów. Dodatkowo przedsiębiorca powinien stworzyć protokół zwrotu towaru, a także umieścić w dokumentacji paragon, na podstawie którego zwrot został dokonany. Szczegółowe rozliczenie zwrotu towaru zostało omówione poniżej.
Ewidencja zwrotu towarów – jak ją sporządzić?
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących zwrot towarów lub uznana reklamacja, która powoduje zwrot całości lub części należności, muszą być ujęte w odrębnej ewidencji. Zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
Protokół zwrotu towaru – co powinien zawierać?
Protokół towaru jest niezbędnym elementem omówionej wyżej ewidencji. Udowadnia faktyczny zwrot części lub całości zwróconego towaru. Wyszczególnia się następujące elementy takiego dokumentu:
- numer protokołu;
- dane obu stron transakcji;
- nazwę towaru;
- numer paragonu, który potwierdzał sprzedaż zwracanego towaru;
- przyczynę zwrotu;
- informację wskazującą, czy sprzedawca przyjął zwrot.
Zwrot towaru – jak rozliczyć w ewidencjach?
Podatek VAT należny w rejestrze sprzedaży VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz przychód w 7. kolumnie KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług (w przypadku prowadzenia KPiR) lub przychód w ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu) należy pomniejszyć na podstawie ewidencji zwrotu towarów, sporządzonej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas fiskalnych. Wartość ewidencji należałoby wprowadzić w ostatnim dniu miesiąca, w którym zostały dokonane zwroty w niej zawarte. Zatem jeżeli, przykładowo, ewidencja zwrotów odnosi się do zwrotu z 5, 10 i 29 kwietnia 2023 roku, podatnik może ją wykazać jednym wpisem w ewidencjach w dacie 30 kwietnia 2023 roku.
W takim przypadku, zwrot towarów który udokumentowany był pierwotnie paragonem fiskalnym w strukturze pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej również musi zostać oznaczony symbolem RO.
Ewidencja zwrotów towarów – księgowanie w systemie wFirma.pl
W celu pomniejszenia wartości sprzedaży z kasy fiskalnej na podstawie ewidencji zwrotów, w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W wyświetlonym oknie trzeba wybrać BRAK KONTRAHENTA, a w polu NUMER DOKUMENTU uzupełnić numer ewidencji (np. „Ewidencja zwrotów 04/2023”). Pozostałe pola należy uzupełnić w sposób następujący:
- DATA WYSTAWIENIA / DATA SPRZEDAŻY: ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy ewidencja;
- WARTOŚĆ NETTO: ujemna wartość netto ewidencji;
- KWOTA VAT: wartość VAT z dokumentu również ze znakiem „–”.
W przypadku ryczałtu trzeba dodatkowo wybrać odpowiednią stawkę ryczałtu dla danej sprzedaży. W zakładce ZAAWANSOWANE jako RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać RO, wówczas po zapisaniu, ewidencja oczywistych pomyłek zostanie oznaczona automatycznie symbolem RO w pliku JPK_V7.
Wartości ewidencji znajdą się odpowiednio w ewidencji sprzedaży VAT oraz w 7. kolumnie KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług / ewidencji przychodów.
