Poradnik Przedsiębiorcy

Niewpisanie środków trwałych do ewidencji - jakie ma konsekwencje?

Środki trwałe to składniki majątkowe, które są wykorzystywane w niemal każdym przedsiębiorstwie. Związana z nimi nieodzownie jest ewidencja środków trwałych, pełniąca rolę dokumentacyjną w zakresie wartości początkowej środka trwałego oraz dokonanych odpisów amortyzacyjnych. W artykule przeanalizujemy sytuację, w której środek trwały jest wykorzystywany w praktyce na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, jednak nie ujęto go w ewidencji ŚT. Sprawdź, jakie skutki niesie niewpisanie środków trwałych do ewidencji!

Zasada naliczania odpisów amortyzacyjnych

We wstępnych wyjaśnieniach musimy odnieść się do przepisów, które regulują zasady naliczania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Zgodnie z regułą ogólną wyrażoną w art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy PIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych; z zastrzeżeniem art. 22k, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu); z zastrzeżeniem art. 22e, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.

W świetle powyższego przepisu pierwszy odpis amortyzacyjny może zostać dokonany od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpisano środek trwały do odpowiedniej ewidencji. W konsekwencji możemy wyprowadzić wniosek, że warunkiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest wpisanie środka trwałego do ewidencji.Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych warunkuje możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wpisania środka trwałego do ewidencji ŚT.

Kształt ewidencji środków trwałych

Wskażmy również, że przepisy określają, jakie obowiązkowe elementy muszą znaleźć się w ewidencji ŚT. Zgodnie z art. 22n ust. 3 ustawy PIT taka ewidencja zawiera co najmniej:

  1. liczbę porządkową;
  2. datę nabycia;
  3. datę przyjęcia do używania;
  4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
  5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
  6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
  7. wartość początkową;
  8. stawkę amortyzacyjną;
  9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
  10. zaktualizowaną wartość początkową;
  11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
  12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
  13. datę likwidacji, oraz jej przyczynę, albo datę zbycia.

Niewpisanie środków trwałych do ewidencji - skutki podatkowe 

Zwróćmy uwagę, że zgodnie z art. 22n ust. 1 i ust. 2 ustawy PIT zarówno podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, jak i podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. 

Kluczowa jest także treść art. 22n ust. 4 ww. ustawy, w której czytamy, że zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4. 

Cytowany art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy PIT wprowadza natomiast szczególną regułę dokonywania odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z którą odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od ujawnionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nieobjętych dotychczas ewidencją, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki lub wartości zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, zauważyć należy, że obowiązkiem podatnika jest wpisanie środka trwałego do ewidencji w miesiącu, w którym został on przekazany do używania. Jeżeli podatnik dokona takiego wpisu w kolejnych miesiącach, przyjmuje się, że środek trwały został wpisany do ewidencji w dacie dokonania wpisu, a nie w dacie przekazania do używania. W rezultacie na gruncie obowiązujących przepisów nie ma możliwości wpisania środka trwałego do ewidencji z datą wsteczną.

Powyższe przepisy powodują również, że odpisy amortyzacyjne są naliczane dopiero od miesiąca następującego po dokonaniu tego wpisu, a nie od miesiąca następującego po oddaniu środka trwałego do używania. W takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z ujawnieniem środka trwałego.

 

Przykład 1.

Podatnik zakupił maszynę budowlaną, którą oddał do używania na potrzeby firmowe w styczniu 2019 roku. Jednakże dopiero w czerwcu 2019 roku wpisał ją do prowadzonej ewidencji środków trwałych i naliczył zaległe odpisy amortyzacyjne. Działanie podatnika jest nieprawidłowe. Dokonanie wpisu w czerwcu uznaje się bowiem za ujawnienie środka trwałego, co oznacza, że pierwszy odpis amortyzacyjny od takiego ujawnionego środka trwałego może zostać naliczony w lipcu 2019 roku.Przepisy prawa nie dają możliwości wpisania środka trwałego do ewidencji z datą wsteczną. Konsekwencją wpisu jest uznanie, że w tej dacie doszło do ujawnienia środka trwałego, co automatycznie powoduje, że odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane dopiero od następnego miesiąca po ujawnieniu.Ponadto przepisy ustawy PIT wprost określają skutki braku ewidencji środków trwałych. W myśl art. 22n ust. 6 tejże ustawy, niewpisanie środków trwałych do ewidencji, a dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Dopóki zatem środek trwały nie zostanie wprowadzony do ewidencji ŚT, dopóty nie można dokonywać odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej.

Jak możemy przeczytać w wyroku WSA w Warszawie z 3 grudnia 2009 roku, III SA/Wa 975/09:

„Wykładnia przepisów art. 22n u.p.d.o.f. (w szczególności ust. 1-2 i ust. 6) prowadzi do wniosku, że w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (ust. 6), ale ograniczenie to znajduje zastosowanie tylko do tych podatników, którzy obowiązani są prowadzić księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów (ust. 1-2)”.

Przykład 2.

Podatnik zakupił maszynę budowlaną, którą oddał do używania na potrzeby firmowe w styczniu 2019 roku. Nie wprowadził jej do ewidencji środków trwałych, jednak co miesiąc ujmował w kosztach podatkowych odpisy amortyzacyjne od jej wartości początkowej. W tej sytuacji, z uwagi na brak ewidencji, podatnik nie miał prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych.Niewpisanie środków trwałych do ewidencji ŚT powoduje brak możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych oraz brak możliwości ujmowania ich w kosztach podatkowych.Podsumowując przedstawione rozważania, warto podkreślić, jak istotne jest prawidłowe prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Niewpisanie środków trwałych do ewidencji lub ich nieterminowy wpis niosą konsekwencje, które mogą być dla podatnika bardzo bolesne. Takie okoliczności powodują bowiem, że nie ma prawnej możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych.