Poradnik Przedsiębiorcy

Środki trwałe - czym są i jak je ewidencjonować?

Niemalże każdy przedsiębiorca posiada w swojej firmie określone składniki majątku, jednak nie każdy wie jak należy je prawidłowo ewidencjonować. Przede wszystkim należy określić czy dany przedmiot stanowi środek trwały, element wyposażenia czy zwykły zakup. W jaki sposób ewidencjonować środki trwałe i co to takiego? Dowiesz się, czytając artykuł!

Czym są środki trwałe?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) za środki trwałe uznaje się te składniki majątku, które spełniają następujące warunki:

  • są kompletne i zdatne do użytkowania 

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika

  • są wykorzystywane w działalności gospodarczej

  • zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie

  • ich wartość początkowa przekracza 10.000 zł 

  • ich przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok

Przykłady środków trwałych:

Środki trwałe, wyposażenie czy zwykły zakup?

Zdarza się, że zakupiony przedmiot nie spełnia definicji środka trwałego, wówczas należy zastanowić się czy nie stanowi on wyposażenia lub można go zaliczyć do zwykłych wydatków. Zgodnie z § 3 pkt 7 oraz § 4 pkt 2 Rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia PKPiR, aby uznać dane składniki majątku za wyposażenie, muszą spełnić jednocześnie dwa warunki:

  • ich wartość początkowa przekracza 1.500 zł 

  • ich przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok

Natomiast jeśli zakupiony przedmiot nie spełnia definicji wyposażenia, ponieważ jego wartość nie przekracza wartości 1.500 zł lub jego okres użytkowania jest dłuższy niż rok, a wartość nie przekracza 10.000, podatnik może wprowadzić go bezpośrednio do kosztów jako pozostały wydatek ujmowany w kolumnie 13 KPIR.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zakupił na potrzeby działalności:

  • telefon, którego wartość początkowa wynosi 600 zł, a jego przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok

  • laptop, którego wartość początkowa wynosi 3.500 zł, gdzie przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok

  • samochód osobowy, którego wartość początkowa wynosi 18.000 zł oraz przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok. 

W jaki sposób powinien zewidencjonować zakupione składniki majątku?

Mimo, że przewidywany okres użytkowania telefonu jest krótszy niż rok to jego wartość początkowa nie przekracza kwoty 1.500 zł, zatem zakupiony telefon może zostać zaksięgowany jako pozostały wydatek bezpośrednio w kosztach. Natomiast zakupiony laptop będzie już stanowił dla podatnika wyposażenie, ponieważ jego przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, a wartość początkowa przekracza kwotę 1.500 zł. W przypadku samochodu konieczne będzie wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych oraz dokonywanie odpisów amortyzacyjnych, ponieważ jego wartość początkowa przekracza kwotę 10.000 zł, a przewidywany okres użytkowania w działalności jest dłuższy niż rok.

Od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników ryczałtowych, a od stycznia 2020 roku dla prowadzących KPiR

Środki trwałe - jak ustalić wartość początkową?

Aby wprowadzić środki trwałe do majątku firmy trzeba wiedzieć jak ustalić ich wartość początkową. 

Wartość początkowa środka trwałego zależna jest przede wszystkim od sposobu nabycia. Jeśli środek trwały:

  • został wytworzony we własnym zakresie - wartość początkową określa się na podstawie poniesionych kosztów wytworzenia (np. materiały, usługi obce)

  • został zakupiony na podstawie faktury bądź rachunku - należy uwzględnić wartość zakupu wskazaną na dowodzie (plus ewentualne koszty związane np. z montażem)

  • otrzymany został w formie spadku lub darowizny:

  • spadek - wartość ustala się na podstawie ceny rynkowej 

  • darowizna - wartość z umowy

W przypadku czynnych podatników VAT wartość początkową środka trwałego określa się w wartości netto, natomiast w przypadku nievatowców wartość początkową stanowi pełna kwota zakupu czyli wartość brutto.

Środki trwałe - ewidencja

Ewidencja środków trwałych mimo, że nie ma ściśle określonego wzoru powinna zawierać kilka niezbędnych informacji:

  • liczba porządkowa

  • data nabycia oraz data przyjęcia do użytkowania 

  • nazwę i numer dowodu potwierdzającego nabycie 

  • nazwa środka trwałego

  • symbol KŚT

  • wartość początkowa

  • wartość ulepszenia (zwiększa wartość początkową)

  • zaktualizowana wartość początkowa

  • wybrana stawka amortyzacji

  • kwota odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy oraz narastająco za okres dokonywania tych odpisów

  • zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych 

  • data likwidacji lub zbycia środka trwałego (w tym przyczyna tego działania)

Ewidencja środków trwałych w systemie wfirma.pl

Użytkownicy systemu wfirma.pl mogą prowadzić ewidencję środków trwałych w sposób elektroniczny, a w razie potrzeby dokonać jej wydruku. Ewidencja środków trwałych dostępna jest w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, skąd można dodawać środki trwałe poprzez opcję DODAJ ŚRODEK TRWAŁY:

Środki trwałe

Wprowadzając środek trwały do ewidencji, należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane oraz określić stawkę i metodę amortyzacji:

środki trwałe

Po zapisaniu środka trwałego, automatycznie zostanie wygenerowany dokument OT. Szczegółowe informacje na temat ewidencji środków trwałych zostały opisane w artykule: Ewidencja środków trwałych - zarządzanie środkami trwałymi oraz WNIP