Poradnik Przedsiębiorcy

Prawo jazdy pracownika opłacone przez pracodawcę, a koszty firmy

Prowadzenie firmy bez korzystania z samochodu jest niezwykle uciążliwe. Można stwierdzić, że auto jest elementem przedsiębiorczej rzeczywistości. Sposobów jego wykorzystania jest wiele, np. dojazd do pracy, na spotkania z klientem czy przewożenie towaru. Kwalifikując wydatek na prawo jazdy pracownika, należy odwołać się do ogólnych reguł zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Sprawdźmy, czy wydatek na prawo jazdy pracownika finansowany przez pracodawcę można ująć w kosztach firmowych 

Koszt uzyskania przychodu a wydatek na prawo jazdy pracownika

Przedsiębiorcy, którzy oferują swoim pracownikom kurs prawa jazdy, muszą liczyć się z tym, że warunkiem zaliczenia kursu na prawo jazdy pracownika jest spełnienie pewnych kryteriów, w tym definicji kosztów uzyskania przychodu. Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów nie wyklucza się kosztów poniesionych na doszkalanie, w tym na prawo jazdy pracownika. Przede wszystkim wydatek musi być niezbędny w kontekście pracowniczych obowiązków i związany z kształceniem podwładnego. Ponadto koszt poniesiony na prawo jazdy pracownika powinien przynieść korzyść dla pracodawcy z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej

Wydatek na prawo jazdy pracownika

Po ukończeniu kursu prawa jazdy kat. B do obowiązków służbowych pracownika będzie należało kierowanie pojazdami, a uzyskane przez niego kwalifikacje będą przekładać się na przychody osiągane przez przedsiębiorcę, więc wydatki poniesione na prawo jazdy pracownika co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodów.

Przykład 1.

Pan Roman jest zatrudniony jako handlowiec w firmie zajmującej się dystrybucją części samochodowych. Jego częste podróże i delegacje powodują, że w celu dojazdów do klientów porusza się środkami komunikacji publicznej. Czy pracodawca, wysyłając pana Romana na kurs prawa jazdy, może zaliczyć ten wydatek do kosztów firmowych?

Świadczenie pracy przez pana Romana wiązało się z częstymi wyjazdami służbowymi. W związku z tym, że pracownik nie posiadał prawa jazdy, firma mu je sfinansowała. Wydatek na prawo jazdy pracownika stanowi koszt firmowy, ponieważ powinien przynieść korzyść dla pracodawcy w postaci nowych klientów i zwiększenia sprzedaży.

Jak można przeczytać w interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 czerwca 2012 roku, ITPB1/415-274b/12/PSZ:
„Sfinansowany [...] kurs na prawo jazdy wiąże się z zakresem prowadzonej [...] działalności gospodarczej. Wydatki poniesione z tego tytułu mają na celu podniesienie umiejętności pracowników poprzez uzyskanie prawa jazdy niezbędnego do wykonywania pracy w charakterze handlowców. [...] należy stwierdzić, iż faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki na pokrycie kosztów kursu nauki jazdy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz dodatkowych lekcji jazdy należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów”.

Rozwiązanie umowy o pracę a zwrot kosztów za prawo jazdy pracownika

W przypadku rozwiązania umowy o pracę nie ma konieczności korygowania kosztów, jeżeli poniesione wydatki na prawo jazdy pracownika były racjonalnie uzasadnione. Sfinansowanie kursu przez podatnika posłużyło pracownikowi do podniesienia kwalifikacji zawodowych i było celowe ze względu na zakres wykonywanej przez niego pracy. Zatem koszt prawa jazdy pracownika spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu zgodnie art. 22 ustawy o PIT i może zostać ujęty w wydatkach firmowych.

Przedwczesne odejście a zwrot kosztów za prawo jazdy pracownika

Jak wynika z art. 103 § 1 Kodeksu pracy, z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pracodawca może zawrzeć pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron związane ze sfinansowaniem szkolenia. Taka umowa może zobowiązywać pracownika do zwrotu kosztów kursu w proporcjonalnej wysokości do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zatem jeżeli pracownik postanowił odejść z pracy przedwcześnie, zwrot kosztów ma dla niego charakter kary, natomiast dla firmy – jest to rekompensata, którą należy uznać za pozostały przychód (kolumna 8 KPiR) i rozliczyć w dacie faktycznej zapłaty od pracownika.

Natomiast gdy pracodawca nie zawarł umowy szkoleniowej, pracownik nie musi zwracać kosztów kursu, a firma nie może żądać od niego zwrotu części kosztów szkolenia.

Czy od świadczenia należy pobrać zaliczkę na PIT u pracownika?

Standardowo świadczenia na rzecz pracowników są opodatkowane podatkiem dochodowym. Natomiast wartość świadczeń przyznawanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych (z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego) wolna jest od opodatkowania PIT, w sytuacji gdy spełnione zostaną poniższe warunki:

  • świadczenie zostało przyznane przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami, np. poprzez zawarcie umowy szkoleniowej, o której mowa w 103 § 1 Kodeksu pracy,

  • spowodowało ono podniesienie kwalifikacji zawodowych pracownika.

Po ich spełnieniu przychód w postaci sfinansowania kursu prawa jazdy będzie wolny od PIT. Ponadto w takiej sytuacji wartość kursu prawa jazdy nie będzie również stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne obdarowanego pracownika.

Reasumując, poniesiony wydatek na prawo jazdy pracownika można zaliczyć, po spełnieniu odpowiednich warunków, w koszty firmowe. 

Księgowanie faktury za kurs prawa jazdy pracownika w systemie wfirma.pl

Aby zaksięgować fakturę za kurs prawa jazdy pracownika w systemie wfirma.pl, należy wejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) w przypadku czynnych podatników VAT, gdy faktura za prawo jazdy jest stawką „zw” lub WYDATEK (w przypadku zwolnionych podatników VAT). Po uzupełnieniu danych kontrahenta resztę wypełniamy zgodnie z fakturą.

prawo jazdy pracownika w kosztach

Dzięki temu wpis trafi do kolumny 13 KPiR oraz rejestru VAT zakupów (w przypadku faktury VAT).