Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot składek ZUS - czy stanowi przychód podatkowy?

Zapłata składek ZUS to jeden z obowiązków każdego przedsiębiorcy, przez większość niestety uważany za bardzo przykry. Przez natłok obowiązków może dojść do pomyłki i przedsiębiorca wpłaci większe składki niż faktycznie powinien. Jak wówczas postąpić? Czy zwrot składek ZUS należy potraktować jako przychód?

Składki ZUS jako koszt firmowy

Przedsiębiorca z tytułu prowadzonej działalności ma obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne. Dobrowolny charakter ma tylko składka na ubezpieczenie chorobowe. Dodatkowo obowiązkowo opłaca się składki na Fundusz Pracy (FP), a zatrudniając pracowników również na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) - z dwóch ostatnich zwolnieni są przedsiębiorcy opłacający preferencyjne składki ZUS przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności.

Przedsiębiorcy mają dwie możliwości rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Opłacona składka na ubezpieczenie społeczne może zostać rozliczona:

  • bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu,

  • poprzez odliczenie od dochodu w trakcie wyliczania zaliczki na podatek dochodowy.

W przypadku składki na ubezpieczenie zdrowotne, może ona zostać wyłącznie odliczona od podatku, a więc opłaconą składkę uwzględnia się tylko w trakcie wyliczania zaliczki na podatek.

Uwaga!

Składka zdrowotna jako jedyna nie jest odliczana od podatku w pełnej wysokości.

Cała składka zdrowotna wynosi obecnie 9% podstawy wymiaru. Natomiast odliczeniu podlega jedynie 7,75% podstawy wymiaru.

Co ważne, składkę zdrowotną opłaconą z tytułu działalności gospodarczej można odliczyć nie tylko od podatku obliczonego od dochodu z tytułu działalności. Składkę z działalności gospodarczej możemy również odliczyć od podatku płaconego od dochodów z innego źródła, np. od podatku z umowy o pracę.

Z kolei opłacona składka na Fundusz Pracy płacona za przedsiębiorcę może zostać zaksięgowana wyłącznie w kosztach uzyskania przychodu.

Nadpłata w ZUS

Jeżeli przedsiębiorca nadpłaci składki ZUS, to ZUS z urzędu przeznacza nadpłatę na poczet zaległych lub bieżących składek. Jeśli płatnik nie ma zaległości, ZUS z urzędu zalicza nadpłatę na poczet przyszłych zobowiązań. Wówczas przedsiębiorca opłacając składki za kolejne miesiące, pomniejsza wpłatę dla odpowiedniego funduszu o kwotę nadpłaty.

Jeżeli płatnik nie ma żadnych zaległości w płatnościach za wcześniejsze i bieżące okresy, to może złożyć wniosek do ZUS-u o zwrot nienależnie opłaconych składek. Taki wniosek należy dostarczyć do oddziału ZUS-u właściwego terytorialnie ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa. Można tego dokonać tradycyjnie przez złożenie pisemnego wniosku osobiście lub drogą elektroniczną przez zaufany profil na ePUAP.

Ważne!

W przypadku złożenia wniosku o zwrot nadpłaconych składek ZUS należy wypełnić formularz ZUS-EZS-P i przekazać go do właściwego oddziału ZUS. Po zatwierdzeniu wniosku, ZUS ma 30 dni na dokonanie zwrotu nadpłaty.

Zwrot składek ZUS a przychód z działalności

W przypadku otrzymania zwrotu składek ZUS należy je rozliczyć w adekwatny sposób, jak zostały wcześniej rozliczone - powiększając dochód lub podatek. O co chodzi? Nadpłacone składki:

  1. na ubezpieczenie społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) w nadpłaconej części:

    • jeżeli zostały odliczone od dochodu w zeznaniu rocznym - ich zwrot powinien zostać potraktowany jako odrębne źródło przychodu podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Otrzymany zwrot składek ZUS należy wykazać w rubryce Inne źródła w zeznaniu podatkowym za rok w którym otrzymano zwrot tychże składek,

    • jeżeli składki zostałyby natomiast zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów - ich zwrot powinien zostać ujęty na bieżąco w przychodach firmy w miesiącu ich wpływu, nawet jeśli nadpłata dotyczyłaby miesięcy bądź lat ubiegłych,

  2. na ubezpieczenie zdrowotne należy doliczyć do podatku w zeznaniu podatkowym za rok, w którym otrzymano zwrot,

  3. na Fundusz Pracy należy zaliczyć do przychodów w miesiącu ich wpływu na rachunek bankowy przedsiębiorcy.

Uwaga!

Stwierdzenie nadpłaty i przekazanie ich na pokrycie bieżących zobowiązań w składkach ZUS powoduje również powstanie nadpłaty składek, które wcześniej zostały odliczone od dochodu (społeczne), odliczone od podatku (zdrowotne) lub ujęte w kosztach uzyskania przychodów (Fundusz Pracy). Postępuje się wówczas w ten sam sposób, jak w przypadku zwrotu nadpłaty na rachunek bankowy przedsiębiorcy.