Każda osoba, która jest członkiem określonej spółki, podlega obowiązkowej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przechowywane są tam dane niezbędne do prawidłowego funkcjonowania spółki – dotyczy to także możliwości dokonywania doręczeń pism administracyjnych oraz sądowych dla samej spółki, jak i poszczególnych wspólników. Istotne jest więc, aby adresy członków spółki były aktualne – jak zgłosić adresy członków spółki do KRS?
Po co podaje się adres do doręczeń w KRS?
Adresy do doręczeń pełnią jedną istotną funkcję – są łącznikiem pomiędzy spółką a organami państwowymi oraz sądami w zakresie wysyłanej korespondencji oraz dokonywanych czynności prawno-formalnych. Dzięki aktualnym adresom do doręczeń możliwe jest bezproblemowe wysyłanie wszelkiego rodzaju pism kierowanych zarówno do samej spółki, jak i poszczególnych wspólników.
Adres do doręczeń nie powinien być jednak mylony z adresem zamieszkania lub adresem danej spółki. Owszem, te dwie lokalizacje mogą być tożsame, jednak zarówno spółka, jak i wspólnicy mogą podjąć decyzję, aby wszelka korespondencja sądowo-administracyjna przychodziła na ich zupełnie inny adres (np. do skrzynki pocztowej). Najważniejsze jest jednak to, aby adres doręczeniowy był prawdziwy i rzeczywiście mógł spełniać swoje funkcje. Warto w tym miejscu podkreślić, że nieodebranie pisma nie powoduje uznania, że adresat w ogóle się z nim nie zaznajomił. W prawie obowiązuje bowiem fikcja, zgodnie z którą nieodebrana przesyłka z sądu lub urzędu uznawana jest za doręczoną. W praktyce może to przysporzyć problemów spółce lub wspólnikom, którzy byli zobowiązani do podjęcia żądanej czynności w oznaczonym terminie, a przez nieodebranie (celowe lub nie) pisma nie dopełnili swojego obowiązku.
Adres do doręczeń – jak zgłosić adresy członków spółki do KRS?
Zgodnie z treścią art. 19a Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki. Jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa powyżej, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.
Pamiętajmy, że każdorazową zmianę adresu do doręczeń lub danych pełnomocnika należy zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając stosowne oświadczenie. Zgłoszenia dokonują podmiot wpisany do KRS albo same zainteresowane osoby, o których mowa powyżej. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych. Zgłoszenie zmian nie podlega opłacie sądowej.
Do zgłoszenia spółki kapitałowej do KRS należy dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W przypadku gdy wspólnikiem jest osoba prawna, należy podać imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Każdorazową zmianę tych osób oraz danych tych osób należy zgłosić sądowi rejestrowemu, przedkładając nową listę.
Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia, o których mowa w art. 19a ust. 5 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w zakresie obejmującym adresy do doręczeń, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych.
Zgłoszenie adresu do doręczeń nie wymaga zastosowania żadnego specjalnego formularza. Wystarczy, że członek spółki sporządzi krótkie pisemne oświadczenie, w którym poda, jaki jest jego aktualny adres, na który powinna przychodzić cała korespondencja związana z pełnioną przez niego rolą w spółce. Oświadczenie musi być oczywiście własnoręcznie podpisane i zaadresowane do KRS, który prowadzi akta rejestrowe danej spółki. Pismo można dostarczyć do sądu osobiście lub poprzez list polecony.
Powyższy sposób dotyczy jednak sytuacji, w której członek spółki zamierza podać pierwszy adres do doręczeń. Jeśli chce dokonać zmiany już istniejącego adresu, powinien posłużyć się dodatkowo formularzem KRS Z3, który służy do dokonywania zmian we wpisach zawartych w KRS. W ramach takiego druku można dokonać także i innych zmian, co w praktyce jest bardziej opłacalne – formularz KRS Z3 podlega bowiem opłacie sądowej, która wynosi co do zasady łącznie 350 zł (250 zł za zmianę wpisu oraz 100 zł za ogłoszenie zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Opłata za wniosek może być dokonana przelewem na właściwe konto bankowe sądu KRS lub poprzez wcześniejszy zakup znaczków sądowych o odpowiednich nominałach w kasie sądu. Liczba wnioskowanych zmian nie wpływa na wysokość opłaty sądowej, stąd też warto pomyśleć o ujęciu jak największej liczby wniosków w tym zakresie, aby nie płacić w przyszłości za ponownie składane wnioski.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że każda spółka ma obowiązek zgłoszenia zmiany w terminie 7 dni od dnia jej powstania. Jeśli nie zastosuje się do tego wymogu, naraża się na grzywnę, wykreślenie wpisu z urzędu, a nawet ustanowienie kuratora.
Wykreślenie adresu członka spółki z KRS
Dosyć często zdarza się, że byli członkowie spółki nadal figurują w aktach znajdujących się w sądzie rejestrowym. W ten sposób otrzymują oni całą dokumentację sądowo-administracyjną, mimo że formalnie nie są już wspólnikami. Tak ważne jest więc wykreślenie z KRS adresu osoby, która nie ma już nic wspólnego z daną spółką.
Wykreślenie danych z KRS może odbywać się na dwa różne sposoby:
-
z urzędu – sąd rejestrowy samodzielnie dokonuje wykreślenia danego wpisu w przypadkach uzasadnionych bezpieczeństwem obrotu. Dotyczy to przede wszystkim wykreślenia danych niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy lub wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy, jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne. Wykreślenie danych byłych wspólników jest jednak rzadkie;
-
na wniosek – sąd rejestrowy dokonuje zmiany wpisu na skutek działań odpowiednio umocowanej osoby (np. przedstawiciela spółki). Zmiana, a w zasadzie usunięcie adresu byłego członka spółki odbywa się najczęściej poprzez złożenie omawianego już wcześniej formularza KRS Z3.
Podsumowanie
Zgłoszenie adresów członków spółki do KRS ma bardzo istotne znaczenie, ponieważ ułatwia komunikację pomiędzy wspólnikami i sądami oraz organami administracji publicznej. Pierwsze zgłoszenie nie wymaga stosowania żadnych formularzy – wystarczające jest sporządzenie odpowiedniego pisemnego oświadczenia i przesłania go do właściwego KRS. Jeśli chodzi o drugie i kolejne zgłoszenia, tzn. zgłoszenia zmieniające dotychczasowe adresy, muszą one być dokonane poprzez złożenie formularza KRS Z3. Taka czynności podlega już opłacie sądowej, która wynosi co do zasady 350 zł.
