Poradnik Przedsiębiorcy

Baza klientów przejęta przez byłego pracownika - co zrobić?

Celem artykułu jest wyjaśnienie problemu związanego z sytuacjami, gdy pracownicy bezprawnie korzystają z bazy klientów pracodawcy. Wskazane zostanie, czy baza klientów – ich dane osobowe, numery telefonów, adresy – są tajemnicą przedsiębiorstwa. Artykuł zawiera porady dla pracodawców – w jaki sposób zabezpieczyć ich interesy związane z tym, aby pracownicy nie korzystali z bazy dla własnego użytku? Mogłoby to bowiem doprowadzić do tego, że przedsiębiorca straci dotychczasowych klientów.

Baza klientów jako tajemnica przedsiębiorstwa

Tajemnica przedsiębiorstwa to pojęcie, którego definicja znajduje się w Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią jego informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne, które posiadają wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Z definicji nie wynika wprost, czy baza klientów stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Posiada ona jednak, z całą pewnością, wartość gospodarczą i nie jest powszechnie znana innym, działającym w tej samej branży, na tym samym rynku, przedsiębiorcom.

Warunkiem jest jednak podjęcie przez przedsiębiorcę-pracodawcę działań w celu utrzymania tych informacji w poufności.

Przykład 1.

Pani Marta prowadzi salon kosmetyczny, w którym zatrudnia wizażystkę, kosmetyczkę i 3 stylistki paznokci. W salonie jest też zatrudniona recepcjonistka, która zajmuje się umawianiem klientów na wizyty. Jest jedyną osobą, która ma dostęp do bazy klientów. W tym celu podpisała specjalne oświadczenie, z którego wynika, że jest obowiązana do zachowania w tajemnicy danych klientów, a także że może wykonywać do nich połączenia wyłącznie z telefonu, który stanowi własność pracodawcy.

Powyższy przykład wskazuje, w jaki sposób pracodawca może zabezpieczyć bazę klientów oraz potraktować ją jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Ma do niej bowiem dostęp tylko jedna osoba, dodatkowo jest ona niezainteresowana bezpośrednim prowadzeniem działalności konkurencyjnej w stosunku do przedsiębiorcy – jako że nie świadczy usług kosmetycznych, nie wykorzystałaby tej bazy do pozyskiwania własnych klientów.

Przykład 2.

Pani Marta z przykładu 1. zatrudnia wizażystkę, kosmetyczkę i 3 stylistki paznokci. Nie ma jednak recepcjonistki, sama bywa w salonie w różnych porach, zapisywaniem klientów zajmuje się okazjonalnie, a telefony odbierają i wykonują zatrudnione tam osoby. Nie ma podpisanych oświadczeń o poufności tych danych, pracownice nie mają zakazu ich ujawniania czy korzystania z nich, a do klientów dzwonią z własnych telefonów.

W takiej sytuacji baza klientów nie będzie stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa – pracodawca nie podjął żadnych kroków w celu zapewnienia ich poufności, dane te są łatwo dostępne dla pracujących osób, a także dla postronnych – z uwagi na fakt, że mogą one dzwonić do klientów z własnych urządzeń telefonicznych.

Do środków ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa można zaliczyć:

  • ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane;

  • kontrolę dostępu do komputerów, laptopów, telefonów, na których można odczytać dane z bazy;

  • ochronę sieci informatycznych;

  • klauzule poufności w umowach z pracownikami.

Baza klientów byłego pracodawcy a kary umowne za jej przejęcie

W podanym przykładzie 2. została przedstawiona potencjalnie niebezpieczna dla pracodawcy sytuacja, w której pracownica może korzystać z bazy numerów telefonów we własnym zakresie. Może dzwonić do klientów, umawiać ich na usługi kosmetyczne nie w salonie, a we własnym mieszkaniu, w ten sposób pozbawiając dochodu pracodawcę. Jest to nieuczciwe zachowanie pracownika, który, mimo że baza danych klientów nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa, jest obowiązany do lojalności wobec pracodawcy.

W zawartej umowie o pracę, umowie zlecenie, o dzieło bądź o współpracę – strony mogą bowiem pracować ze sobą na podstawie różnych umów, w zależności od rodzaju zawodu lub preferencji – można zastrzec kary umowne.

Kara umowna to klauzula, zgodnie z którą w przypadku niewykonania zobowiązania o charakterze niepieniężnym strona naruszająca jest obowiązana zapłacić określoną sumę pieniężną.

Przykład 3.

Skorzystanie z bazy klientów w innym celu niż związany z wykonywaniem zawodu – umówieniem klienta na wizytę, potwierdzeniem wizyty, odwołaniem wizyty, skutkować będzie obowiązkiem zapłaty kary umownej w wysokości 500 zł za każde naruszenie.

Ustalenie wysokości kary umownej czy przyczyny jej nałożenia jest dowolne. Kara umowna sprawia, że za to naruszenie nie można już co do zasady żądać odszkodowania. Można jednak w treści umowy zapisać, że kara umowna nie wyłącza żądania odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

Kara umowna może być zastrzeżona tylko dla roszczeń niepieniężnych. Opóźnienie w zapłacie wiąże się z zapłatą odsetek ustawowych za opóźnienie, nie można obciążać ich karą umowną.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji a baza klientów

Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czynem nieuczciwej konkurencji jest:

  • ujawnienie;

  • wykorzystanie;

  • pozyskanie;

informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorca musi oczywiście zadbać o to, aby baza klientów stanowiła tajemnicę przedsiębiorstwa, aby móc skorzystać z instrumentów, które daje ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Jeżeli zaś dojdzie do popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji, przedsiębiorca może żądać od naruszającego, zgodnie z art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

  • zaniechania niedozwolonych działań poprzez sformułowanie, ustnie lub pisemnie, swojego żądania i wskazania, używania jakich danych klientów pracownik ma zaniechać;

  • usunięcia skutków niedozwolonych działań – na przykład poprzez wykonanie telefonów z wyjaśnieniem sytuacji do wszystkich klientów;

  • złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie – w zależności od rodzaju i wielkości przedsiębiorstwa mogą to być oświadczenia wysyłane bezpośrednio klientom albo w formie ogłoszenia w prasie, telewizji, na stronie internetowej;

  • naprawienia wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych – pracodawca musi jednak w sposób precyzyjny określić szkodę, która została mu wyrządzona wskutek naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika; najłatwiej można tego dokonać poprzez porównanie przychodu z poprzedniego miesiąca lub sprzed roku w tym samym okresie, albo na podstawie średniego przychodu, biorąc pod uwagę kilka ostatnich miesięcy;

  • wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści na zasadach ogólnych – na przykład w sytuacji, gdy pracownik dzwoni do klientów i przyjmuje ich we własnym domu, czym pozbawia przychodu pracodawcę;

  • zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony.

Wskazać należy, że w większości przypadków wykorzystanie danych klientów, skorzystanie z bazy danych, będzie miało charakter zawiniony przez pracownika.

Należy także wskazać, że w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zawarte są także przepisy karne – zgodnie z art. 23 tej ustawy, kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Przedsiębiorca może złożyć w takiej sytuacji zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa – we właściwej prokuraturze lub na policji.

Katalog czynności, które w takiej sytuacji może podjąć pracodawca, jest dość szeroki. Mogą one być łagodne – jak wezwanie do zaprzestania naruszeń czy zobowiązanie do złożenia oświadczenia, ale mogą się wiązać dla pracownika z konsekwencjami finansowymi, jak obowiązek naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania czy zapłaty na cel społeczny. Co istotne, pracodawca może skorzystać z drogi postępowania karnego, która spowoduje, że za czyn pracownik może zostać skazany.

Wybór w tym zakresie należy do pracodawcy. Powinien wziąć on pod uwagę sposób naruszenia, skutki, wyrządzoną szkodę i zastosować środek, który według niego będzie najbardziej dyscyplinujący wobec pracownika czy byłego pracownika.