Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności - warto wiedzieć

Negocjacje są nieodłączną częścią prowadzenia działalności gospodarczej. Rzadko zdarza się, aby ważna umowa została zawarta pomiędzy przedsiębiorcami bez większego namysłu czy bez przedyskutowania najważniejszych postanowień przyszłego kontraktu. Przed przystąpieniem do rozmów przedsiębiorca powinien rozważyć zawarcie umowy o prowadzeniu negocjacji, aby możliwie jak najpełniej zabezpieczyć swoje interesy w przypadku, gdy potencjalny kontrahent okaże się nieuczciwy. Sprawdźmy, co powinna zawierać umowa o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności!

Negocjacje zawsze w dobrej wierze

Przystępując do prowadzenia negocjacji, przedsiębiorcy mają obowiązek działania w dobrej wierze. Oznacza to, że muszą działać uczciwie – z poszanowaniem siebie wzajemnie i w zamiarze zawarcia umowy. Jeżeli rozmowy zakończą się fiaskiem, nie będzie to oznaczało oczywiście złamania tej zasady, o ile tylko strony rozpoczęły je z zamiarem zawarcia umowy i kontynuowały w tym samym celu. Jeżeli jednak strona rozpoczyna negocjacje, zamierzając wykorzystać uzyskane w ten sposób informacje do własnych celów, wówczas naraża się na zarzut naruszenia obowiązujących przepisów.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca zamierza rozpocząć prowadzenie działalności w danej branży i chcąc uzyskać informacje o obowiązujących stawkach za określoną usługę, umawia się na spotkanie i rozmowy biznesowe z innym przedsiębiorcą oferującym takie usługi, lecz nie zamierza wcale zawrzeć umowy, może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą. 

Art. 72 i 72(1) Kodeksu cywilnego:
- art. 72
§ 1. Jeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy, umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.
§ 2. Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy”. 
- art. 72(1) 
§ 1. Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej. 
§ 2. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści”.

Przedsiębiorcy są chronieni przez przepisy Kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi rozpoczęcie i prowadzenie negocjacji bez zamiaru zawarcia umowy jest związane z obowiązkiem naprawienia szkody, którą drugi przedsiębiorca poniósł, prowadząc te negocjacje, o ile działał on w dobrej wierze i liczył na zawarcie umowy. Podobna odpowiedzialność jest związana z naruszeniem poufności, jeżeli informacje zostały przekazane w toku rozmów z jednoczesnym zastrzeżeniem ich charakteru.

Każda ze stron powinna zobowiązać się do zachowania poufności

Choć wskazane regulacje Kodeksu cywilnego chronią przedsiębiorców, kodeksowa ochrona jest bardzo ograniczona. Znacznie lepszym rozwiązaniem – zwłaszcza w przypadku kontraktów o znacznej wartości lub w przypadku udostępniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa – jest przygotowanie umowy o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności.

Umowa o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności jest umową nienazwaną, co oznacza, że nie jest uregulowana żadnymi przepisami i jest dopuszczalna na podstawie zasady swobody umów.

Umowa może zostać zawarta w dowolnej formie (nawet ustnie), choć z uwagi na swój charakter oraz ułatwienia dowodowe w ewentualnym postępowaniu sądowym powinna zostać zawarta w formie pisemnej.

W zależności od zamierzeń stron, umowa może mieć charakter jednostronny albo dwustronny.

W umowie jednostronnej tylko jedna ze stron będzie zobowiązana do zachowania poufności. W przypadku umowy dwustronnej każda ze stron zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku negocjacji. Co oczywiste, w przypadku większości negocjacji każda ze stron będzie dysponowała informacjami, które powinny zostać zatrzymane w sekrecie, stąd umowa dwustronna będzie miała zastosowanie znacznie częściej.

Umowa o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności - co powinna zawierać?

Z uwagi na to, że nie istnieją żadne przepisy określające, w jaki sposób powinna zostać ukształtowana umowa o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności, strony mają w zasadzie pełną dowolność w sformułowaniu jej postanowień. Nie mogą być one sprzeczne z obowiązującymi przepisami ani naruszać zasad współżycia społecznego. Umowa powinna zostać dostosowana do potrzeb przedsiębiorców przystępujących do rozmów i możliwie jak najpełniej odzwierciedlać ich pozycje oraz potrzeby.

Każda umowa powinna określać:

  1. przedmiot umowy i zamierzenia stron;

  2. określenie umowy głównej, tj. umowy, którą strony zamierzają zawrzeć, jeżeli rozmowy potoczą się pomyślnie;

  3. wskazanie, co strony rozumieją poprzez negocjacje;

  4. wskazanie, jakie dokładnie informacje strony uznają za poufne;

  5. wskazanie, jakie środki strony zobowiązują się podjąć w celu zachowania poufności informacji i jakie zachowania strony uznają za złamanie postanowień umowy;

  6. wskazanie konsekwencji niedotrzymania postanowień umowy (np. wprowadzenie kar umownych w określonej wysokości);

  7. określenie czasu trwania umowy.

Strony mogą zawrzeć w umowie dodatkowe postanowienia, na przykład określić sposób rozwiązywania konfliktów wynikających z umowy czy określić sąd właściwy do orzekania w przypadku konieczności wszczęcia postępowania cywilnego.

Przedsiębiorcy mogą również:

  • nałożyć obowiązek zachowania poufności na inne osoby biorące udział w negocjacjach i mające dostęp do dokumentów związanych z prowadzeniem rozmów (np. pracowników przedsiębiorcy);

  • wskazać, że po zawarciu umowy głównej postanowienia o zachowaniu umowy w poufności zostaną inkorporowane do umowy głównej;

  • przewidzieć obowiązek fizycznego zniszczenia dokumentów związanych z prowadzonymi negocjacjami (np. cenników czy specyfikacji) po zakończeniu rozmów albo zobowiązać stronę do ich wydania;

  • zobowiązać się do dołożenia należytych starań w celu zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty oraz systemów informatycznych wykorzystywanych do przesyłu danych związanych z prowadzonymi rozmowami przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich;

  • zobowiązać się do powiadomienia drugiej strony umowy o ujawnieniu informacji osobom trzecim, jeżeli dojdzie do takiego nieuprawnionego działania.

Zazwyczaj umowa o prowadzeniu negocjacji i zachowaniu poufności będzie obowiązywała wyłącznie w okresie prowadzenia rozmów. Strony mogą założyć, jak wskazano powyżej, że umowa będzie miała dłuższy charakter i w przypadku sukcesu w negocjacjach i zawarcia umowy głównej jej postanowienia zostaną wprowadzone do umowy głównej. Podobnie jak w przypadku zwyczajnych umów, strony mogą przewidzieć możliwość przedterminowego jej wypowiedzenia, na przykład wówczas, gdy jedna ze stron w istotny sposób naruszy jej postanowienia. 

Winny musi ponieść odpowiedzialność

Kluczowym postanowieniem umownym będzie zapis dotyczący odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów umowy. Jeżeli któraś ze stron prowadzi rozmowy w złej wierze, złamie postanowienia umowy, ujawni informacje poufne osobie niepowołanej, będzie zobowiązana do pokrycia szkód wynikających z tego działania.

Strony mogą wyłączyć albo ograniczyć odpowiedzialność za niewykonanie umowy, ale nie mogą tego uczynić w sposób nieograniczony. Nie jest dopuszczalne wyłączenie odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

Jeżeli strony zdecydują się na wprowadzenie do umowy postanowień dotyczących kary umownej, umowa powinna określać jej wysokość i zasady zapłaty. Warto również zadbać o to, aby zapis o karze umownej nie ograniczał przedsiębiorcy w możliwości dochodzenia odszkodowania w wysokości przewyższającej zastrzeżoną karę.