Poradnik Przedsiębiorcy

Tajemnica przedsiębiorstwa – w jaki sposób wprowadzić ją we własnej firmie?

Wykonywanie działalności gospodarczej może wiązać się z wykorzystywaniem wzorów, wynalazków, czy różnego rodzaju receptur. To z kolei powoduje, że przedsiębiorca powinien należycie zabezpieczyć wszystko, co generuje jego zysk. Już sam model prowadzenia biznesu może stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Jak tajemnica przedsiębiorstwa może zostać wdrożona w Twojej firmie?

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa została wprost określona w art. 11 ust. 2 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

Tajemnica przedsiębiorstwa to tak naprawdę zespół informacji, dzięki którym dane przedsiębiorstwo może skutecznie funkcjonować na rynku i osiągać swoje przychody. W praktyce będą to wszystkie dane, które pozwalają danemu przedsiębiorstwu funkcjonować na rynku i nie są powszechnie dostępne (cechują się unikalnością).

Tajemnicą przedsiębiorstwa nie będą zatem informacje:

  • powszechnie znane,

  • podawane do publicznego odbioru,

  • które nie zostały uznane za poufne, 

  • uprzednio znane pracownikowi lub kontrahentowi,

  • których udostępnienie wymaga zgody konkretnej osoby (np. dane osobowe).

Tajemnice przedsiębiorstwa podlegają ochronie prawnej, choć nie w każdym przypadku. Aby tak się stało, konieczne jest spełnienie pewnych warunków.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Tajemnica przedsiębiorstwa jest prawnie chroniona, pod warunkiem jednak, że elementy wchodzące w zakres tego pojęcia zostaną utajnione przez danego przedsiębiorcę.

Jak zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 24 lipca 2019 r. (sygn. akt II SA/Gd 324/19),

pojęcia »tajemnica przedsiębiorcy« i »tajemnica przedsiębiorstwa« w zasadzie pokrywają się zakresowo. Aby jednak dana informacja podlegała ochronie na podstawie przepisu art. 11 ust. 4 ustawy z 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji musi zostać spełniona zarówno przesłanka formalna (wola utajnienia danych informacji) jak i materialna. Przesłanka materialna jest spełniona wówczas, gdy informacja ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny lub jest inną informacją przedstawiającą wartość gospodarczą – co w tym zakresie odwołuje się do komercyjnego aspektu tajemnicy przedsiębiorstwa i oznacza, że chodzi o taką informację, której wykorzystanie przez innego przedsiębiorcę zaoszczędzi mu wydatków lub zwiększy zyski”.

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa będzie zatem stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji, ale tylko wtedy, gdy dany zakres informacji został w ogóle utajniony przez przedsiębiorcę.

Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 1993 Nr 47 poz. 211)
Art. 11 ust. 3-5 „Naruszenie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w szczególności gdy:
- następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i wynika z nieuprawnionego dostępu, przywłaszczenia, kopiowania dokumentów, przedmiotów, materiałów, substancji, plików elektronicznych obejmujących te informacje lub umożliwiających wnioskowanie o ich treści, 
- następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i narusza obowiązek ograniczenia ich wykorzystywania lub ujawniania wynikający z ustawy, czynności prawnej lub z innego aktu albo gdy zostało dokonane przez osobę, która pozyskała te informacje, dokonując czynu nieuczciwej konkurencji, 
- w chwili ich ujawnienia, wykorzystania lub pozyskania informacji osoba wiedziała lub przy zachowaniu należytej staranności mogła wiedzieć, że informacje zostały pozyskane bezpośrednio lub pośrednio od tego, kto wykorzystał lub ujawnił je”.

Zastrzeżenie poufności informacji w przedsiębiorstwie

O tajemnicy przedsiębiorstwa można zatem mówić tylko wtedy, gdy dane informacje zostaną prawidłowo zastrzeżone przez przedsiębiorcę. W przeciwnym wypadku nie dochodzi do naruszenia żadnej tajemnicy, a przez to odpada wówczas możliwość ochrony prawnej przedsiębiorcy.

Jak zatem skutecznie zastrzec niektóre informacje związane z prowadzoną działalnością? 

  • w pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien sporządzić wykaz informacji, które zostaną objęte tajemnicą,

  • następnie należy zweryfikować powszechność zgromadzonych danych (czy są one ogólnodostępne),

  • ostatnim, choć w zasadzie najważniejszym krokiem, jest zobowiązanie własnych pracowników i kontrahentów do przestrzegania zasad poufności w określonym zakresie oraz wprowadzenie mechanizmów kontroli zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wyselekcjonowanie informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, nie jest wystarczające do uzyskania ich ochrony prawnej. Koniecznym jest należyte zabezpieczenie zgromadzonych informacji przed osobami trzecimi (w sposób prawny, techniczny i faktyczny).

Sposoby zabezpieczania tajemnicy przedsiębiorstwa

Wprowadzenie tajemnicy przedsiębiorstwa do własnej firmy następuje poprzez zawarcie stosownych umów z pracownikami oraz kontrahentami.

W praktyce najczęściej pojawiają się tutaj umowy o zachowanie poufności (określane także jako umowy NDA lub CDA, z ang. non-disclosure agreement/confidential disclosure agreement), dopuszczalne jest także zawarcie odpowiednich klauzul w umowach o pracę, umowach zlecenia, czy wreszcie umowach dotyczących współpracy z kontrahentami.

Zapisy dotyczące zachowania tajemnicy danego przedsiębiorstwa powinny bardzo precyzyjnie określać:

  • osobę zobowiązaną do zachowania poufności,

  • zakres informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa oraz sposób ich oznaczania,

  • okres czasu, na jaki dana osoba zobowiązuje się zachowywać tajemnicę przedsiębiorstwa,

  • wysokość ewentualnego wynagrodzenia za zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa,

  • skutki naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa (z reguły występują one pod postacią kar finansowych).

Tajemnica przedsiębiorstwa zabezpieczana jest więc przede wszystkim odpowiednimi umowami – mogą one zostać zawarte tak naprawdę w każdej chwili. Bezpieczniej jest jednak, aby były one podpisywane przed dopuszczeniem danej osoby do poufnych informacji danej firmy. Dobrze sformułowane umowy pozwolą na skuteczne dochodzenie roszczeń w przypadku ewentualnego naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Umowy obejmujące obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa mogą być także zawierane z byłymi pracownikami. W takim wypadku sporządzane są na z góry określony okres czasu, za odpowiednim wynagrodzeniem na rzecz byłego pracownika (wynagrodzenie to stanowi pewnego rodzaju ekwiwalent za konieczność dochowywania tajemnicy i brak możliwości wykorzystywania zgromadzonych danych na własny użytek lub w innym, konkurencyjnym przedsiębiorstwie).

Istnieje jednak dodatkowa możliwość zabezpieczenia przedsiębiorstwa – dane, które mają zostać objęte tajemnicą, mogą być przechowywane z uwzględnieniem odpowiednich środków bezpieczeństwa (szyfrowanie, sejfy, wyznaczone pomieszczenia, hasła do oznaczonych plików w komputerze). Skuteczne jest także ograniczenie liczby osób, które zyskują dostęp do naprawdę cennych informacji danej firmy oraz wprowadzenie odpowiednich procedur (np. autoryzacje przy korzystaniu z poufnych danych, wyznaczenie konkretnych godzin korzystania z informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa).

Wprowadzenie tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest obowiązkiem

Tak naprawdę żaden przepis nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku utajniania informacji związanych z prowadzeniem danej działalności. Trzeba być jednak świadomym, że w przypadku zaniechania wprowadzenia poufności w niektórych obszarach firmy może skutkować poważnymi stratami finansowymi, a niekiedy nawet całkowitym bankructwem i koniecznością zamknięcia przedsiębiorstwa.

Aby skutecznie wprowadzić tajemnicę przedsiębiorstwa we własnej firmie, należy zebrać te dane, które chcemy utajnić, a następnie określić grupę osób, które zyskają dostęp do takich informacji. Kolejnym krokiem jest należyte zabezpieczenie poufnych danych – służą ku temu właściwie sformułowane zapisy umowne oraz wypracowane procedury bezpieczeństwa.