Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi pamiętać o terminowym regulowaniu swoich zobowiązań pieniężnych. W przeciwnym wypadku naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą. Nie każdy jednak ma czas i możliwości, aby regularnie opłacać swoje rachunki. Czy w takim przypadku przedsiębiorca może zlecić wykonywanie przelewów w imieniu klienta biuru rachunkowemu?
Termin wykonania zobowiązania
Zobowiązania obciążające przedsiębiorców mogą mieć zróżnicowany charakter, począwszy od długów wynikających z zawartych umów, kończąc na zobowiązaniach podatkowych lub administracyjnych. Każdy wystawiony rachunek powinien być opłacony przez przedsiębiorcę w zakreślonym terminie, chyba że dane zobowiązanie uległo już przedawnieniu. W takiej sytuacji dłużnik może odmówić zapłaty, a wierzyciel nie będzie w stanie wyegzekwować należnych mu pieniędzy nawet na drodze postępowania sądowego lub egzekucyjnego.
Terminowe wykonanie zobowiązania przez dłużnika wynika z ogólnych przepisów prawa cywilnego i stanowi wyraz uczciwego podejścia do drugiej strony kontraktu. Niestety praktyka pokazuje, że część przedsiębiorców nie wykonuje swoich zobowiązań pieniężnych w terminie, co nie zawsze jednak wynika z ich winy (może być podyktowane chociażby trudną sytuacją finansową w firmie). Brak czasu lub zapomnienie nie może być uzasadnieniem dla opóźnień w płatnościach rachunków – taka okoliczność nie pomoże przedsiębiorcy, jeśli sprawa trafi do windykacji lub postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez komornika. Rozwiązaniem może być zlecenie dokonywania przelewów zewnętrznej firmie lub wybranemu pracownikowi.
Kto może dokonywać przelewów firmowych?
Tak naprawdę odpowiedzialność za prawidłowe opłacenie rachunku spoczywa zawsze na dłużniku. Ma on co prawda prawo zlecić zapłatę wybranej przez siebie osobie, jednak w przypadku gdy przelew nie zostanie zrealizowany lub nastąpi z opóźnieniem, wówczas odpowiedzialność za taki stan rzeczy obciąży w pierwszej kolejności samego dłużnika. Oczywiście później może on wystąpić z odpowiednimi roszczeniami względem osoby, której powierzył wykonanie przelewu w swoim imieniu. Wykonawca, który zapomniał zapłacić rachunku lub zrobił to z opóźnieniem, może w takim przypadku odpowiadać odszkodowawczo względem zleceniodawcy.
Przedsiębiorca ma możliwość powierzenia wykonywania przelewów wybranemu biuru rachunkowemu. W tym zakresie warto jednak zadbać o podpisanie umowy o odpowiedniej treści. Ustne zlecenie takiego zadania będzie co prawda wiążące, jednak w przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów z przelewami przedsiębiorcy będzie bardzo trudno udowodnić, że zlecał on takie zadania i jak dokładnie powinny one być wykonywane. Wykonywanie przelewów w imieniu klienta może odbywać się zarówno na podstawie umowy o świadczenie kompleksowych usług księgowych dla danego przedsiębiorcy, jak i na podstawie odrębnego kontraktu – w tym drugim przypadku można go zawrzeć w zasadzie w dowolnej chwili. Zadania biura mogą opierać się na dokonywaniu regularnych przelewów wskazanych początkowo lub każdorazowo przez przedsiębiorcę, ale mogą być także ograniczone tylko do konkretnych rodzajów płatności np. przelewów do ZUS-u, wypłat wynagrodzeń pracowniczych, zapłaty zobowiązań o charakterze podatkowym. Rodzaj przelewów oraz sposób ich uiszczania powinien być możliwie jak najdokładniej określony w umowie z biurem rachunkowym. Dopuszczalne jest przy tym zawieranie umów zarówno terminowych, jak i bezterminowych.
Co ciekawe, przelewy firmowe mogą być realizowane także przez wyznaczonych pracowników. Warto jednak wówczas zadbać o to, by dana osoba miała uprawnienia do logowania się na firmowe konto bankowe oraz mogła dokonywać przelewów. W umowie o pracę, która wiąże takiego zatrudnionego, warto również wpisać, że może ona zostać zobowiązana do opłacania firmowych rachunków pracodawcy i w jakim zakresie może to być wykonywane. W praktyce osobami zobowiązanymi do realizacji płatności firmowych są księgowi – zatrudnieni w danym przedsiębiorstwie lub pracujący w zewnętrznej firmie, która obsługuje danego klienta.
Czy biuro rachunkowe może regulować prywatne przelewy swoich klientów?
Biura rachunkowe mogą wykonywać bieżącą obsługę księgową swoich klientów. W zdecydowanej większości przypadków będzie to dotyczyło zobowiązań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wlicza się w to także regulowanie zobowiązań, wobec których prowadzona jest windykacja lub egzekucja komornicza. Przedsiębiorca może więc zlecić realizację przelewów, które będą stanowiły spłatę zaległego zobowiązania. W tym zakresie nieterminowa płatność będzie jednak obciążała w pierwszej kolejności samego zadłużonego. Biuro może odpowiadać na zasadzie regresowej, a więc bezpośrednio przed swoim klientem, a nie jego wierzycielem, komornikiem lub windykatorem.
Przykład 1.
Czy biuro rachunkowe odpowiada za nieterminową płatność podatku swojego klienta w sytuacji, gdy z zawartej umowy współpracy nie wynika obowiązek realizacji żadnych płatności w jego imieniu? Nie, ponieważ żadne biuro rachunkowe nie ma obowiązku wykonywania przelewów w imieniu swoich klientów, jeśli nie wynika to wprost z zawartej umowy. W tej sytuacji odpowiedzialność za nieterminową płatność spoczywać będzie na podatniku, a nie na biurze rachunkowym.
Przykład 2.
Czy biuro rachunkowe odpowiada za nieterminową płatność 1 raty zaległości podatkowej swojego klienta w sytuacji, gdy zobowiązane było przez niego do wykonywania przelewów na rzecz urzędu skarbowego i innych organów państwowych (pozostałe raty były spłacane regularnie)? Tak, ponieważ biuro zostało zobowiązane do wykonywania przelewów w imieniu swojego klienta. Fakt powstania tylko 1 zaległości płatniczej w żaden sposób nie usprawiedliwia zaniedbania po stronie biura i będzie ono odpowiedzialne odszkodowawczo względem swojego klienta. W pierwszej kolejności to jednak klient będzie musiał odpowiedzieć za zaległość względem urzędu skarbowego.
Opłaty za wykonywanie przelewów w imieniu klienta
Biuro rachunkowe może wykonywać przelewy w imieniu swojego klienta, jeśli będzie miało do tego stosowne upoważnienie. Dotyczy to także możliwości logowania się do bankowości elektronicznej przedsiębiorcy oraz realizowania konkretnych operacji finansowych. Biuro, które uzyska dostęp do rachunku swojego klienta, ma oczywiście prawo do stosownego wynagrodzenia, przy czym jego wysokość jest ustalana zawsze indywidualnie z danym przedsiębiorcą.
Bardzo ważną informacją jest to, że biuro, które wykonuje przelewy w cudzym imieniu, nie musi wykonywać obowiązków informacyjnych wobec Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Dla przypomnienia, jeśli w danym miesiącu z konkretnego rachunku wyprowadza się przelewy o wartości przewyższającej kwotę 15 000 euro, wówczas pojawia się obowiązek zarejestrowania takich transakcji i zgłoszenia ich do GIIF. W praktyce obowiązek ten obciąża jednak banki, a nie biura rachunkowe, ponieważ to właśnie banki są instytucjami przeprowadzającymi transakcje (biura jedynie ewidencjonują zrealizowane transakcje).
Czy biuro rachunkowe może odmówić wykonywania przelewów w imieniu klienta?
Tak naprawdę świadczenie usług z zakresu wykonywania przelewów przez biura rachunkowe na rzecz i w cudzym imieniu stanowi standardową ofertę takich instytucji. Biuro nie ma jednak obowiązku realizowania przelewów swoich klientów, więc może odmówić takiej usługi. Pamiętajmy też, że biuro samo z siebie nie może realizować przelewów w imieniu klienta bez jego wiedzy i zgody.
Przykład 3.
Biuro rachunkowe bez zgody i wiedzy swojego klienta postanowiło zapłacić jego podatek dochodowy po tym, jak sporządziło dla niego zeznanie podatkowe, o które sam prosił. Klient również zapłacił należny podatek ze swojej strony, a więc doszło do uiszczenia podatku w podwójnej wysokości. Czy biuro rachunkowe może w takiej sytuacji żądać zwrotu pieniędzy od klienta oraz wynagrodzenia za wykonaną usługę? Nie, ponieważ pomiędzy klientem a biurem nie istnieje żadna umowa, na podstawie której biuro byłoby upoważnione do wykonania takiego przelewu. Z racji tego, że biuro zapłaciło podatek swojego klienta samowolnie, podatnik nie może być obciążony zwrotem takiej kwoty i zapłatą wynagrodzenia za wykonana usługę. Biuro może jednak zwrócić się z wnioskiem do urzędu skarbowego o zwrot wpłaconej kwoty. Musi przy tym dokładnie wyjaśnić, dlaczego występuje z takim żądaniem.
Jeśli biuro rachunkowe odmówi wykonania przelewu w imieniu swojego klienta, choć było do tego zobowiązane na mocy zawartej umowy, może wówczas odpowiadać odszkodowawczo względem klienta. W takiej sytuacji bardzo często mamy do czynienia również z karami umownymi należącymi się klientowi. Tłumaczenie się, że biuro nie miało środków pieniężnych lub możliwości technicznych, aby wykonać przelew, nie stanowi żadnego usprawiedliwienia w takiej sytuacji. Inaczej będzie jednak, gdy biuro chciało wykonać zleconą usługę, jednak ze względu na problemy po stronie bankowości klienta (np. brak wystarczających środków na koncie, problemy z zalogowaniem się na rachunek bankowy) biuro nie może odpowiadać za niewykonany przelew lub zbyt późne dokonanie płatności. Dla bezpieczeństwa w takiej sytuacji biuro powinno jednak niezwłocznie poinformować klienta o istniejących przeszkodach.
Podsumowanie
Każde biuro rachunkowe może wykonywać przelewy w imieniu i na rzecz swoich klientów o ile będzie posiadało ku temu odpowiednie umocowanie (najczęściej na podstawie zawartej umowy współpracy lub odpowiednich zleceń ze strony klienta). Biuro ma prawo do wynagrodzenia za tak świadczoną usługę, przy czym musi ona zostać zrealizowana zgodnie z poleceniem klienta. Biuro nie może samodzielnie dokonywać przelewów w imieniu klienta, jeśli nie miało do tego prawa – nie może żądać żadnego wynagrodzenia i może odpowiadać odszkodowawczo względem klienta.
