Zwrot kosztów organizacji stanowiska pracy dla niepełnosprawnego pracownika

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych rodzi po stronie firm liczne obowiązki. Jednocześnie pracodawcy, którzy zdecydują się na zatrudnienie osób legitymujących się stopniem niepełnosprawności, mogą liczyć na refundację wydatków poniesionych w związku z adaptacją miejsca pracy zarówno już istniejącego, jak i nowo utworzonego. Jakie są uwarunkowania prawne, aby otrzymać zwrot kosztów organizacji stanowiska pracy dla niepełnosprawnego pracownika – piszemy poniżej.

Zwrot kosztów organizacji miejsca pracy dla niepełnosprawnego pracownika – podstawa prawna

Przy spełnieniu określonych warunków pracodawca może otrzymać ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) zwrot kosztów adaptacji stanowiska pracy dla potrzeb osoby niepełnosprawnej (istniejącego lub tworzonego). W omawianym zakresie przedmiotowym odpowiednie regulacje prawne zostały zawarte w:

• Ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej „ustawą rehabilitacyjną”;
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 roku w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych, dalej jako „rozporządzenie z 23 grudnia 2014 roku”.

Rodzaje kosztów podlegających zwrotowi oraz warunki uzyskania pomocy

Jak stanowi art. 26 ust. 1 ustawy rehabilitacyjnej, pracodawca może skierować wniosek do PFRON w sprawie zwrotu następujących kosztów:

1. adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
2. adaptacji bądź nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;
3. zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
4. rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb wyszczególnionych powyżej w pkt 1–3.

Zwrot kosztów dotyczy, zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy rehabilitacyjnej, osób niepełnosprawnych:

• bezrobotnych lub poszukujących pracy i niepozostających w zatrudnieniu;
• pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez pracownika lub przez pracodawcę naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy.

Zasady dotyczące zwrotu środków otrzymanych na organizację miejsca pracy dla niepełnosprawnego pracownika

Jeżeli okres zatrudnienia niepełnosprawnego będzie krótszy niż minimalne ustawowe 36 miesięcy, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu PFRON 1/36 otrzymanych środków za każdy miesiąc brakujący do upływu wspomnianego okresu, przy czym minimalna kwota, jaką pracodawca powinien zwrócić, równa jest 1/6 uprzednio otrzymanej refundacji.

Jednocześnie ustawa rehabilitacyjna przewiduje możliwość uniknięcia konieczności zwrotu otrzymanych środków (art. 26 ust. 8).

Ograniczenia przedmiotowe oraz kwotowe zwrotu kosztów organizacji miejsca pracy dla niepełnosprawnego pracownika

W zakresie charakteru kosztów podlegających zwrotowi oraz wysokości tego zwrotu ustawa rehabilitacyjna ustanawia określone ograniczenia. Oznacza to zatem, że:

• zwrot może dotyczyć wyłącznie dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających z zatrudnienia osób niepełnosprawnych;
• zwrot nie może przekroczyć 20-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim – za każde przystosowane stanowisko pracy niepełnosprawnego;
• kwota zwrotu kosztów poniesionych w związku z rozpoznaniem przez służby medycyny pracy potrzeb osób niepełnosprawnych nie może przekraczać 15% kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb tych osób;
• zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed dniem podpisania umowy w sprawie ich zwrotu.

Wniosek oraz umowa w sprawie zwrotu kosztów organizacji miejsca pracy dla niepełnosprawnego pracownika

Wniosek w sprawie zwrotu kosztów organizacji miejsca pracy dla niepełnosprawnego pracownika pracodawca składa:

• staroście właściwemu ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej albo poszukującej pracy niepozostającej w zatrudnieniu – w przypadku gdy zwrot dotyczy tej osoby, albo
• staroście właściwemu ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby bądź miejsce zamieszkania pracodawcy – w pozostałych sytuacjach.

Wzór powyższego wniosku określono w załączniku do rozporządzenia z 23 grudnia 2014 roku. Do wniosku dołącza się dokumentację wskazaną w § 12 ust. 1 wskazanego aktu wykonawczego. Starosta może jednocześnie żądać od pracodawcy przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte we wniosku.

Starosta informuje na piśmie pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z załącznikami, nie wcześniej jednak niż w dniu podjęcia przez radę powiatu uchwały dotyczącej określenia zadań, na które mają zostać przeznaczone środki przekazane przez Prezesa Zarządu PFRON. W razie pozytywnej decyzji starosta powiadamia pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go równocześnie do negocjacji warunków umowy, które powinny dobiec końca w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Warto podkreślić, że w ramach zwrotu uwzględnia się także kwotę podatku VAT, w stosunku do której, stosownie do zapisów Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku.

Przekazanie zwrotu kosztów na rachunek bankowy pracodawcy

Starosta przekazuje kwotę zwrotu kosztów na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia uzyskania pozytywnej opinii PIP odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków BHP na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy – w przypadku zwrotu kosztów:

• adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
• adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;
• zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności.

Starosta informuje pracodawcę prowadzącego działalność gospodarczą o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego jest udzielany zwrot kosztów.

Zwrot kosztów organizacji stanowiska pracy dla niepełnosprawnego – podsumowanie

Pracodawca decydujący się na zatrudnienie osoby niepełnosprawnej musi liczyć się z koniecznością podjęcia określonych działań o charakterze organizacyjnym. Należą do nich m.in. adaptacja pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz adaptacja lub zakup urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub codzienne funkcjonowanie w firmie. Wspomniane czynności generują oczywiście koszty, ale pracodawca może ubiegać się o ich zwrot na zasadach określonych w Ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych i w przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.