Poradnik Przedsiębiorcy

Ostatnie dni na przekazanie PIT-11 pracownikowi!

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek sporządzenia za nich informacji podatkowych po zakończeniu roku. Termin wysyłki zeznań do urzędu skarbowego mija 31 stycznia. Dodatkowym obowiązkiem jest przekazanie PIT-11 pracownikowi wraz informacją roczną. W jakim terminie należy tego dokonać?

W jakim terminie powinno nastąpić przekazanie PIT-11 pracownikowi?

Pracownik powinien otrzymać PIT-11 do końca lutego danego roku kalendarzowego. W sytuacji, kiedy ostatni dzień lutego wypada w dniu wolnym od pracy, to obowiązek przekazania deklaracji przypada na kolejny dzień roboczy. Oznacza to, że w 2021 roku przekazanie PIT-11 pracownikowi powinno nastąpić nie później niż 1 marca. Pracodawca ma kilka możliwości dostarczenia zeznania rocznego pracownikom:

  • osobiście – wówczas pracownikowi wydaje się jedną deklarację, a na drugiej powinien potwierdzić, że otrzymał zeznanie;
  • listownie – wtedy należałoby wysłać deklarację za potwierdzeniem odbioru;
  • elektronicznie – taka forma dopuszczalna jest wyłącznie, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę, a sam dokument powinien zostać opatrzony podpisem kwalifikowanym, ponadto pracodawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru wiadomości.

Pracodawca, który nie przekazał PIT-11 pracownikom w ustawowym terminie, naraża się na karę grzywny do 180 stawek dziennych, co wynika z art. 80 ust. 2 Kodeksu karnego skarbowego.

Do kiedy przekazać pracownikom informację roczną?

Pracodawca jest zobligowany również przekazać pracownikom informację roczną dotyczącą składek ZUS. Dokument ten powinien zostać sporządzony na podstawie raportów imiennych przekazywanych co miesiąc do ZUS-u, czyli wykazuje się w nim:

  • wysokość składek przekazywanych do ZUS-u, z podziałem na poszczególne miesiące;
  • zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek.

Taki dokument powinien trafić do pracownika w tym samym terminie co PIT-11, czyli do końca lutego, a w 2021 roku czas ten został wydłużony do 1 marca. Informację można przekazać w taki sam sposób jak PIT-11.

Jeśli pracodawca nie przekaże ubezpieczonemu lub byłemu ubezpieczonemu rocznej informacji na piśmie, nie dopełni obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 98 wspomnianej ustawy niedotrzymanie obowiązków związanych ze zgłaszaniem i udzielaniem danych podlega karze grzywny do 5000,00 zł.

Przekazanie PIT-11 pracownikowi, a także informacji rocznej jest jednym z kluczowych obowiązków. Warto go dopełnić w terminie, aby nie narazić się na konsekwencje finansowe.