Poradnik Przedsiębiorcy

Czy testy na COVID-19 dla pracownika są kosztem pracodawcy?

Mimo że pandemia koronawirusa jeszcze trwa, wielu pracowników musiało wrócić z pracy zdalnej do firmy. Z tego względu coraz więcej pracodawców decyduje się na obowiązkowe testy na COVID-19 dla swoich pracowników. Tylko szybka diagnoza jest w stanie z jednej strony uchronić innych pracowników przed zakażeniem, a z drugiej – zapewnić prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. W związku z tym pojawia się pytanie, czy można ująć w kosztach testy na COVID-19 przeprowadzone u wszystkich pracowników, zarówno tych na etacie, jak i samozatrudnionych?

Obowiązek finansowania kosztów a prawo pracy

Obowiązek finansowania pracownikom testów w kierunku COVID-19 pośrednio wynika z przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 207 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca powinien zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz zorganizować pracę w taki sposób, aby warunki te były zapewnione. Wychodząc z tego założenia, wykonanie testów na COVID-19 służy ochronie życia i zdrowia pracowników.
Ustawodawca nie uprawnił przedsiębiorcy do narzucenia pracownikom obowiązku przeprowadzenia testów, a pracownik nie ma obowiązku poinformowania pracodawcy o wyniku testu – niezależnie od tego, czy jest on negatywny, czy pozytywny. Warto tutaj jednak podkreślić, że podczas pracy pracownik jest zobligowany przestrzegać przepisów i zasad BHP oraz stosować się do wydawanych poleceń i wskazówek przełożonych. Przychodzenie do pracy z objawami zakażenia koronawirusem jest naruszeniem tych zasad.

Koszty COVID-19 a podatek VAT

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej zmieniającym rozporządzenie w sprawie towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku od towarów i usług, oraz warunków stosowania stawek obniżonych wprowadzono stawkę VAT 0% na testy diagnostyczne oraz szczepionki przeciw COVID-19. Rozwiązanie to obejmuje dostawy wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu i będzie miało wpływ na koszty opieki medycznej w tym obszarze, przyczyniając się tym samym do zwiększenia jej dostępności dla obywateli.

Zakup towarów takich jak testy diagnostyczne oraz szczepionki przeciw COVID-19 z terytorium Unii Europejskiej należy wykazać w JPK_V7 jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów tzw. WNT.

Koszty COVID-19 a podatek dochodowy

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wymienione w art. 23, czyli w katalogu wydatków bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych. W związku z tym należałoby się zastanowić, czy można zaliczyć testy COVID-19 w koszty działalności, skoro nie zostały one wprost wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Sprawę tę jednoznacznie tłumaczy Minister Finansów w Objaśnieniach z 21 lipca 2020 roku w sprawie nowych preferencji stosowanych w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19, w których czytamy: „(...) Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki, które wynikają z obowiązku w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (prowadzenia działalności gospodarczej) albo wytycznych lub zaleceń organów (instytucji) kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego, albo własnej decyzji i racjonalnego przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu (epidemii), to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT, o ile zostały właściwie udokumentowane. Jako przykład takich wydatków można wskazać zakup maseczek ochronnych dla pracowników, przyłbic czy sfinansowanie pracownikom testów na koronawirusa”.

Przedsiębiorca może zaliczyć testy na COVID-19 w kosztach działalności zarówno dla pracowników etatowych, jak i dla innych osób na umowach zleceniach czy o dzieło. Warunkiem jest ich właściwe udokumentowanie.

Czy zakup testów obejmuje wszystkich pracowników?

W związku z tym, że w wielu przedsiębiorstwach pracownicy samozatrudnieni, czyli na umowach tzw. B2B, często wykonują czynności w siedzibie firmy i mają kontakt z pracownikami etatowymi, można założyć, że przeprowadzenie testów na COVID-19 obu grup pracowników ma związek z prowadzoną działalnością. Badanie jest bowiem niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy, a tym samym poniesione wydatki na testy mogą stanowić koszt podatkowy. Jednak w związku z tym, że takie postępowanie nie wynika bezpośrednio z objaśnień ustawodawcy w sprawie ujmowania w kosztach podatkowych wydatków na testy dla pracowników samozatrudnionych, sugerujemy złożyć wniosek o interpretację indywidualną.

Przedsiębiorcy, którzy sfinansują testy w kierunku COVID-19, zyskają podwójnie. Z jednej strony zapewniają bezpieczeństwo dla wszystkich swoich pracowników – a tylko zdrowa i zdolna do pracy kadra pracownicza gwarantuje przedsiębiorstwu jego prawidłowe funkcjonowanie, co z kolei przyczynia się do osiągnięcia wyższych przychodów. Z drugiej – możemy je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zmniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania. Stanowisko to potwierdzają objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 października 2020 roku o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.423.2020.1 APO, która dotyczyła finansowania pracownikom w okresie epidemii zakupu leków, produktów leczniczych i innych preparatów wzmacniających odporność organizmu oraz szczepień przeciwko grypie. Jak czytamy w interpretacji, poniesienie takich wydatków „(…) ogranicza ryzyko wystąpienia wśród pracowników zwolnień chorobowych czy kwarantanny. Niewątpliwie zbyt duża liczba pracowników na zwolnieniach bądź kwarantannie mogłaby się przyczynić do pomniejszenia produktywności przedsiębiorstwa Wnioskodawcy, a tym samym do zmniejszenia jego obrotów, co negatywnie odbiłoby się na sytuacji ekonomicznej Wnioskodawcy”.

Księgowanie faktury za testy na COVID-19

System wFirma.pl jest przystosowany do księgowania zarówno faktur dotyczących transakcji krajowych, jak i zagranicznych. Fakturę za zakup testów COVID-19 ze stawką 0% można wprowadzić poprzez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ – w przypadku podatnika VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT: WYDATKI » DODAJ » WYDATEK » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

testy na COVID-19

W ten sposób wprowadzona faktura zostanie prawidłowo wykazana jedynie jako koszt w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13. Nie zostanie wykazana w rejestrze VAT zakupów.