Obowiązek przeprowadzenia w firmie okresowego spisu z natury środków trwałych nakłada na przedsiębiorców ustawa o rachunkowości - ma ona zastosowanie do podatników zobowiązanych do prowadzenia księgowości w formie ksiąg handlowych oraz do podatników, którzy prowadzą w ten sposób księgowość z własnej woli. W artykule tym zostanie omówiona inwentaryzacja środków trwałych w przedsiębiorstwie.
Inwentaryzacja środków trwałych - zasady
Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 określa między innymi, że środki trwałe należy inwentaryzować raz w roku, na ostatni dzień roku obrotowego. Powinno to zostać dokonane drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Ustawodawca przewidział jednak ustępstwa od tej zasady, a mianowicie dla:
-
nieruchomości zaliczonych do środków trwałych,
-
inwestycji,
-
znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych,
-
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
inwentaryzacja środków trwałych uznana jest za przeprowadzoną, jeżeli dokonano jej raz w ciągu 4 lat. Mówi o tym art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Dodatkowo w art. 26 ust. 1 pkt 3 tej samej ustawy przewidziano, że w przypadku:
-
środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
-
gruntów,
-
praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
-
należności spornych i wątpliwych,
jeżeli przeprowadzenie spisu z natury tych składników majątku lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - dopuszczalne jest dokonanie spisu z natury drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Ułatwieniem dla przedsiębiorstw w okresie zawieszenia wykonywania działalności jest fakt, że w takim wypadku inwentaryzacja środków trwałych nie jest obowiązkowa (o ile jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych).
Należy dodatkowo pamiętać, że obowiązek przeprowadzenia wyżej wspominanej inwentaryzacji środków trwałych istnieje również na dzień zamknięcia działalności.
Jak widać, nie jest konieczne przeprowadzanie spisu z natury wszystkich środków trwałych jednocześnie, ponieważ w ustawie o rachunkowości zostały przewidziane różne terminy obowiązkowych inwentaryzacji dla różnych grup środków trwałych.
Weryfikacja stanu ewidencyjnego co 4 lata jako metoda inwentaryzacji środków trwałych
Jak więc postąpić ze środkami trwałymi, co do których firma przyjęła zasadę przeprowadzania inwentaryzacji raz na 4 lata, gdy na koniec roku obrotowego w przedsiębiorstwie przeprowadzany jest spis z natury pozostałych środków trwałych?
Księgi handlowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a do tego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy przedsiębiorstwa. Biorąc to pod uwagę, należałoby wobec środków trwałych, co do których inwentaryzacja przeprowadzana jest co 4 lata, przeprowadzać na ostatni dzień roku obrotowego spis z natury w drodze weryfikacji - jest to ta sama metoda, która przewidziana jest m.in. dla środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony. Polega ona na porównaniu danych z ksiąg handlowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Dzięki takiemu postępowaniu księgi rachunkowe będą prowadzone rzetelnie, a sytuacja finansowa przedsiębiorstwa, a co za tym idzie wynik finansowy, będą wiarygodne i przedstawione w sposób jasny.
Czy inwentaryzacja środków trwałych obejmuje niskocenny majątek przedsiębiorstwa?
Załóżmy, że w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa ustalono, że niskocenny majątek, to znaczy o wartości poniżej 10 000 zł, wprowadzony do ewidencji środków trwałych, amortyzowany jest jednorazowo w miesiącu, w którym ten środek trwały został przyjęty do użytkowania. Jak w takiej sytuacji postępować z takim majątkiem? Czy ujmować go w obowiązkowej inwentaryzacji środków trwałych?
Ponownie należy odnieść się do zasady, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone w sposób rzetelny i bezbłędny, a sytuacja majątkowa przedsiębiorstwa powinna zostać przedstawiona w sposób jasny i dokładny. Więc zgodnie z tymi zasadami, w inwentaryzacji majątku należy wykazać wszystkie środki trwałe - o ile nie należą one do grupy środków trwałych, do których przedsiębiorstwo stosuje zasadę spisu z natury raz na 4 lata.
Inwentaryzacja środków trwałych w przedsiębiorstwie jest nie tylko wypełnieniem obowiązku nałożonego na firmy przez ustawodawcę - jest również okazją do skontrolowania stanu majątku firmy i zweryfikowaniu, czy któryś ze środków trwałych nie uległ uszkodzeniu, które wcześniej nie zostało zauważone lub zaginięciu. Finalnie sporządzanie tego spisu z natury może przyczynić się do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
