Nie wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą są dokumentowane fakturami lub rachunkami. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów pozwala sporządzić tzw. dowód wewnętrzny w celu udokumentowania niektórych poniesionych wydatków. Kwestie te reguluje § 14 ust. 1- 3 rozporządzenia.
Kiedy można wystawić dowód wewnętrzny?
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia kpir dowód wewnętrzny może dotyczyć wyłącznie:
zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
zakupu od ludności odpadów po-użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
opłat sądowych i notarialnych;
opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Jakie dane musi zawierać dowód wewnętrzny?
Tak jak zostało wcześniej wspominanie na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych wydatków przedsiębiorca może sporządzić dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
W przypadku dowodów wewnętrznych sporządzanych na okoliczność rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej:
imię i nazwisko,
cel podróży,
nazwę miejscowości docelowej,
liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
