Jak wypełnić ZUS ZSWA? Instrukcja krok po kroku

Dokument ZUS ZSWA służy do zgłaszania okresów pracy, w których zatrudniony wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w ustawie o emeryturach pomostowych (art. 3 ust. 1 i 3). Za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze należy opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

I. ZUS ZSWA - dane organizacyjne

• Pole 01 służy do uzupełnienia identyfikatora zgłoszenia, numer raportu za dany rok kalendarzowy/ rok, czyli np. 001/2017.

Pierwszy dokument za dany rok ma numer 001, kolejne deklaracje ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku należy numerować kolejno, identyfikatorami od 001 do 999. Nie wskazuje się roku bieżącego, ale rok, za który jest składany dokument. Nie ma tutaj znaczenia, czy dokument dotyczy zgłoszeń, czy ich korekty.

Przykład 1.

W 2016 r. płatnik składek złożył ZUS ZSWA oznaczony 001 2016 za ubezpieczonego Jana Kowalskiego, na jego wniosek o emeryturę pomostową. W 2018 r. ten sam przedsiębiorca wysłał ZUS ZSWA o identyfikatorze 002 2017 za pozostałych ubezpieczonych, którzy w 2017 r. wykonywali pracę w warunkach szczególnych.

Pola 03 i 04 pozostają puste.

II. ZUS ZSWA - dane identyfikacyjne płatnika składek

W części II formularza należy wpisać dane zawarte w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1.

Pole 01: należy wpisać numer NIP, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów

Pole 02: należy wpisać numer REGON

Pola 03-05: wypełniane są tylko przez płatników będących osobami fizycznymi.

• w polu 03 – należy wpisać nr PESEL

Pola 04 i 05: wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich

• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

• 1 – w przypadku dowodu osobistego

• 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej

• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej

Pole 06: należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1

Pola 07-09: wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 wpisuje się nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską)

• w polu 08 wpisuje się pierwsze imię płatnika składek

• w polu 09 wpisuje się datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok)

III. A. ZUS ZSWA (IV. A., V. A. VI. A.)  - dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

III. blok formularza część A.  ZUS ZSWA (opcjonalnie IV, V, VI, jeżeli dokument dotyczy więcej niż jednego ubezpieczonego), należy wypełnić na podstawie danych zawartych w zgłoszeniu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, a w przypadku zmiany - informacje z części IV dokumentu ZUS ZIUA.

Pole 03: należy wpisać numer PESEL osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Pole 04: należy pozostawić puste

Pole 05 i 06: należy wypełnić, jeżeli osoba wykonująca pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie posiada nadanego numeru PESEL

• w polu 05 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

• 1 – w przypadku dowodu osobistego,

• 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,

• w polu 06 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.

Pole 07: należy wpisać nazwisko osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (poszczególne człony nazwiska należy oddzielić kreską).

Pole 08: należy wpisać pierwsze imię osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Pole 09: należy wpisać datę urodzenia osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze(dzień/miesiąc/rok).

III B. ZUS ZSWA (IV. B., V. B. VI. B.) - dane o pracy w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze

Pole 01: należy wpisać kod tytułu ubezpieczenia, z którym ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń/ubezpieczenia.

Pole 02: należy wprowadzić trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Pole 03 i 04: należy podać okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W polu 03 datę rozpoczęcia pracy, w polu 04 datę zakończenia pracy.

Pole 05: należy wprowadzić wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie pracy. Wymiaru czasu pracy wpisuje się w formacie ułamka zwykłego, np. 1/1 - pełny wymiar, 1/2 połowa wymiaru.

Ponadto jeśli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego przekracza liczbę 4, w dokumencie ZUS ZSWA trzeba uzupełnić następny blok (od IV do VI).

IV. ZUS ZSWA - oświadczenie płatnika składek

Pole 01: należy wpisać datę wypełniania formularza (dzień/miesiąc/rok)

Pole 02: dla potwierdzenia wiarygodności należy złożyć podpis jako płatnik składek - lub może go złożyć osoba upoważniona

Pole 03: miejsce przeznaczone na pieczątkę płatnika składek.

Termin złożenia ZUS ZSWA

Dokument ZUS ZSWA płatnik składek musi złożyć do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Inny termin składania  formularza przewiduje się w następujących przypadkach:

• gdy pracownik złożył wniosek o przyznanie emerytury pomostowej lub wystąpił z takim wnioskiem przed przekazaniem zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy - obowiązuje wówczas 7 dni, licząc od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o emeryturę pomostową;

• w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek - najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.