Poradnik Przedsiębiorcy

Czy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych w celu wystawienia faktury?

Prowadzę działalność gospodarczą jako vatowiec, z czym nierozerwalnie wiąże się wystawianie faktury. W maju weszło RODO, które w niektórych sytuacjach wymaga zgody na przetwarzanie danych osobowych.  W związku z tym mam pytanie, czy zgoda na przetwarzanie danych w celu wystawienia faktury jest również wymagana przez RODO?

Marta, Wrocław

Nie, aby wystawić fakturę nie ma potrzeby uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Zgoda jest jedną z przesłanek legalnego przetwarzania danych osobowych. Jednak należy ją posiadać, dopiero gdy pozostałe przesłanki wymienione w artykule 6 ust. 1 RODO nie mają zastosowania. Zgodnie z tym przepisem  “przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

  1. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  4. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  5. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  6. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem”.

W przypadku wystawiania faktury, przetwarzanie danych osobowych (czyli tutaj: ich zbieranie) jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (lit. c), ponieważ wystawienie faktury jest obowiązkiem nałożonym przez ustawę o VAT.

Inną podstawą przetwarzania danych przy wystawianiu faktury jest lit. b wyżej wymienionego artykułu, czyli  - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.  

W takiej sytuacji  zawarcie umowy następuje poprzez sprzedaż. Do jej wykonania jest niezbędne wystawienie faktury.

Ponadto przepisy o PIT, VAT i rachunkowości nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania faktur - a więc i tu zastosowanie znajdzie przesłanka - niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.