Każda spółka prawa handlowego musi mieć swoją główną siedzibę – to tam znajduje się centrum zarządzania i podejmowania najważniejszych decyzji. Oczywiście spółki mogą być różne, dotyczy to także ich wielkości oraz zakresu wykonywanej działalności. W przypadku dużych podmiotów mogą one działać poprzez swoje oddziały i przedstawicielstwa. Czy oddział a przedstawicielstwo spółki są tożsamymi pojęciami? Odpowiadamy w artykule!
Siedziba spółki
Obecne przepisy wymagają, aby każda spółka osobowa i kapitałowa posiadała siedzibę. Tak naprawdę to pojęcie zostało zdefiniowane nie w Kodeksie spółek handlowych, lecz w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z treścią art. 41 kc, jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający.
Siedziba spółki to tak naprawdę miejscowość, w której znajduje się jej organ zarządzający. Możemy ją przyrównać do centrum dowodzenia, w którym zapadają stosowne uchwały i podejmowane są stosowne czynności faktyczno-prawne. W przypadku niewielkich spółek funkcjonują one tak naprawdę tylko w oparciu na ustalonej siedzibie, która może być oczywiście z czasem zmieniona. Pamiętajmy przy tym, że siedzibą jest wyłącznie miejscowość, a nie adres, pod którym funkcjonuje dana spółka. Co prawda podanie nazwy ulicy i jej numeru jest obowiązkowe, aby zarejestrować dany podmiot, jednak dane te nie wchodzą w zakres siedziby spółki.
Rozszerzona działalność spółki
Wiemy już, że każda spółka musi działać na podstawie wyznaczonej dla siebie siedziby. Zgodnie z prawem każda osoba prawna może mieć tylko jedną siedzibę, która może podlegać zmianom. Zakazane jest posiadanie dwóch lub większej ich liczby. Gdyby nie przedstawicielstwa i oddziały takie rozwiązanie byłoby bardzo problematyczne.
Oddziały i przedstawicielstwa spółek można porównać do delegowanych punktów danej osoby prawnej, które reprezentują jej interesy z dala od głównej siedziby. Jednocześnie wyposażone są w szereg kompetencji, które pozwalają im na podejmowanie bieżących decyzji związanych ze współpracą z kontrahentami spółki. Innymi słowy, osoby chcące działać z daną spółką nie muszą jechać do jej głównej siedziby, aby nawiązać jakąkolwiek relację handlową lub by dokonać zamierzonej czynności prawnej. Oddziały i przedstawicielstwa należą do struktur organizacyjnych spółki, choć nie ma obowiązku ich wyodrębniania.
Oddział spółki
Zgodnie z treścią art. 3 pkt 4 Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oddział oznacza wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności. Oddział jest więc kopią siedziby, choć o znacznie mniejszej randze – jest to po prostu miejscowość, w której dana spółka prowadzi swoją działalność, ale nie jest to jej główna siedziba.
Oddziały spółek mogą być tworzone także dla przedsiębiorców zagranicznych, a więc takich, których siedziba znajduje się poza terytorium RP. Jak stanowi art. 14 ww. ustawy, dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorcy zagraniczni z państw członkowskich mogą tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przedsiębiorcy zagraniczni inni niż określeni powyżej mogą, dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na zasadzie wzajemności, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Aby oddział mógł legalnie rozpocząć swoją działalność i skutecznie dokonywać czynności prawnych w imieniu i na rzecz swojej macierzystej spółki, musi zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS. W tym celu konieczne jest złożenie wniosku rejestracyjnego na formularzu KRS Z3, KRS-ZA, uchwały zarządu spółki o ustanowieniu oddziału oraz uiszczenie opłaty sądowej w wysokości 350 zł. Komplet dokumentów należy złożyć w sądzie rejestrowym (sąd okręgowy, wydział gospodarczy KRS), w którym prowadzone są akta danej spółki. W przypadku internetowego zgłaszania oddziału (np. dla spółek z o.o. tworzonych w trybie S24) potrzebne będą uchwała o ustanowieniu oddziału spółki oraz formularz KRS ZEL3, opłata sądowa jest w tym przypadku niższa i wynosi 300 zł.
W przypadku przedsiębiorców zagranicznych, którzy decydują się na utworzenie oddziału swojej firmy w Polsce, należy spełnić dodatkowe wymogi, trzeba bowiem:
-
ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;
-
używać do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”;
-
prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z przepisami o rachunkowości;
-
zgłaszać ministrowi właściwemu do spraw gospodarki wszelkie zmiany stanu faktycznego i prawnego np. w sytuacji, gdy nastąpiło otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego lub przedsiębiorca utracił prawo wykonywania działalności gospodarczej.
Przedstawicielstwo spółki
Przedstawicielstwo jest w swej naturze zbliżone do oddziału spółki z tą zasadniczą różnicą, że przysługuje mu znacznie mniejszy zakres kompetencji. Tak naprawdę powołane jest ono do reprezentacji spółki w zakresie promocji i reklamy oferowanych przez nią usług lub produktów. Przedstawicielstwo nie może więc działać tak jak oddział, nie zaciąga zobowiązań z obecnymi lub nowymi kontrahentami – możemy je porównać do punktu promującego daną spółkę.
Przedstawicielstwa są tworzone przede wszystkim przez spółki zagraniczne – po to, by promować ich działalność na terenie Polski (lub innego kraju na świecie). Widzimy więc, że ich rola ogranicza się w zasadzie do funkcji reprezentacyjnej bez praktycznej możliwości podejmowania jakichkolwiek skutecznych czynności prawnych. Zgodnie z treścią art. 23 i 24 omawianej ustawy przedstawicielstwo mogą utworzyć i prowadzić również osoby zagraniczne powołane aktem właściwego organu państwa ich siedziby do promocji gospodarki tego państwa, z tym że zakres działania takiego przedstawicielstwa może obejmować wyłącznie promocję i reklamę gospodarki tego państwa. Utworzenie i prowadzenie przedstawicielstwa wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych prowadzonego przez ministra. Utworzenie i prowadzenie przedstawicielstwa przez bank zagraniczny lub instytucję kredytową w rozumieniu Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe nie wymaga jednak wpisu do rejestru przedstawicielstw.
Wpisu do rejestru przedstawicielstw dokonuje się na podstawie złożonego wniosku i zgodnie z jego treścią. Dokonywany jest on na okres 2 lat od dnia dokonania wpisu. Na wniosek przedsiębiorcy zagranicznego – złożony w ciągu ostatnich 90 dni obowiązywania wpisu – wpis zostaje przedłużony na kolejny okres 2 lat. Wniosek o dokonanie wpisu jest sporządzany w języku polskim i powinien zawierać:
-
nazwę, siedzibę i formę prawną przedsiębiorcy zagranicznego;
-
przedmiot głównej działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego;
-
imię i nazwisko osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;
-
adres siedziby przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Do wniosku należy dołączyć:
-
urzędowy odpis dokumentu potwierdzającego rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego, na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą;
-
poświadczony urzędowo dokument określający adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji, jeżeli dokument, o którym mowa powyżej, nie zawiera niezbędnych informacji w tym zakresie;
-
dokument potwierdzający upoważnienie osoby wskazanej we wniosku do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w przedstawicielstwie, zawierający imię i nazwisko osoby upoważnionej, jej datę urodzenia, imiona jej rodziców oraz numer dokumentu tożsamości, którym osoba ta posługuje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wraz z potwierdzeniem przyjęcia tego upoważnienia przez osobę upoważnioną.
Oddział a przedstawicielstwo spółki - podsumowanie
Oddział i przedstawicielstwo spółki są formami organizacyjnymi osoby prawnej, które pozwalają jej na prowadzenie działalności poza obszarem swojej głównej siedziby. Mogą one być tworzone w nieograniczonej ilości zarówno przez spółki krajowe, jak i zagraniczne. Oddziały posiadają szerokie kompetencje prawne i organizacyjne (podobne w swym zakresie do uprawnień samej spółki), przedstawicielstwa pełnią zaś wyłącznie funkcje reprezentacyjne. W każdym przypadku powołanie oddziału lub przedstawicielstwa wymaga zgłoszenia do odpowiedniego rejestru.
