Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, w jaki sposób ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Kiedy powinna być wystawiona faktura dla osoby fizycznej? Jakie dane powinna zawierać? Odpowiedź w poniższym artykule!

Sposoby dokumentowania przychodu

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Oczywiście dany przedsiębiorca, który spełnia określone w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kasy warunki, ma prawo korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Wówczas sprzedaż na rzecz osób prywatnych należy ewidencjonować na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży (sprzedaż stacjonarna) lub na podstawie wyciągu bankowego (sprzedaż wysyłkowa).

Dzienna ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna być zbroszurowana i zawierać następujące elementy:

  • numerację stron,
  • datę uzyskania przychodu,
  • wartość przychodu brutto,
  • liczbę porządkową kolejnych wpisów,
  • podsumowanie wartości przychodu z danego dnia.

Natomiast w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż wysyłkową, otrzymując przychody na konto bankowe, to podstawowym dokumentem ewidencji sprzedaży może być wyciąg bankowy. Jednak jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy z otrzymanych przelewów wynika, jakiej transakcji dotyczy dany przelew. W przypadku niemożności zidentyfikowania, której sprzedaży dotyczy przelew, powstaje obowiązek prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży, podobnie jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ma prawo jednak zażądać wystawienia faktury - wówczas sprzedawca musi taki dokument sprzedaży wystawić. Jak to zrobić? Jakie dane powinna zawierać faktura dla osoby fizycznej?

Dane na fakturze dla osoby fizycznej

Informacje, jakie powinny znaleźć się na fakturze, określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Wśród nich wymienia się m.in. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług zidentyfikowany jest dla podatku lub podatku od wartości dodanej. Ten element stanowi największy problem, gdy wystawiana jest faktura dla osób prywatnych, gdyż nie muszą one posiadać NIP-u.

Czy na fakturze powinien więc znaleźć się numer PESEL? Nie. Jeżeli sprzedaż następuje na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze NIP-u, ponieważ taki nabywca w ogóle tego numeru nie musi posiadać. Nie ma również obowiązku zamieszczania na fakturze numeru PESEL, choć ma go każdy. Przepisy ustawy o VAT tego nie wymagają.

Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej - kiedy należy ją wystawić?

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Jeśli jednak żądanie otrzymania faktury zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury. Jednak może to zrobić z własnej dobrej woli.

Jeśli zaś klient zgłosi chęć otrzymania faktury, to zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT przedsiębiorca powinien wystawić fakturę w terminie:

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę - pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zgłoszono do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę,

  • nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania - pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o którym mowa w poprzednim punkcie.

Ważne!

W związku z obowiązkiem dostarczania plików JPK_VAT czynni podatnicy VAT mają obowiązek wykazania w nich każdej faktury podlegającej opodatkowaniu VAT, co dotyczy również faktur sprzedażowych wystawionych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Więcej w tym temacie wyjaśnia artykuł: Faktura do paragonu w JPK