Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów może ujmować w niej koszty w oparciu o faktury i rachunki. Jednak w ściśle określonych sytuacjach możliwe jest dokumentowanie wydatków paragonami - takie stanowisko wynika wprost z rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR oraz innych aktów prawnych.
Materiały biurowe, środki czystości i BHP
Zgodnie z par. 14 ust. 4 rozporządzenia zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być udokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Dokumentowanie wydatków paragonami - zakup paliwa za granicą
Paragonem przedsiębiorca może udokumentować także zakup paliwa i olejów napędowych za granicą (tankowanych do standardowych zbiorników samochodowych), przy czym - tak jak w przypadku materiałów biurowych - musi zostać on zaopatrzony w datę i stempel sprzedawcy. Dodatkowo musi określać:
- ilość,
- cenę jednostkową oraz
- wartość, za jaką dokonano zakupu.
Na odwrocie paragonu przedsiębiorca uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę firmy), adres oraz nazwę zakupionego towaru.
Dokumentowanie wydatków paragonami a przejazd autostradą
Jak wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur paragon za przejazd autostradą można potraktować jako fakturę jeżeli zawiera następujące dane:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
