Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury zakupu w ewidencji VAT i JPK - wszystko co warto wiedzieć!

Jednym z podstawowych obowiązków podatników VAT jest prowadzenie ewidencji dokonywanych czynności podatkowych, na podstawie których rozliczany jest podatek. Podstawowymi rejestrami w tym zakresie są ewidencja sprzedaży oraz ewidencja zakupu. W poniższym artykule zajmiemy się analizą pozycji faktury zakupu w ewidencji VAT oraz wyjaśnieniem nowego obowiązku podatników polegającego na przesyłaniu Jednolitych Plików Kontrolnych.

Faktury zakupu w ewidencji VAT

Otrzymana od sprzedawcy faktura zakupu, będąca podstawowym dokumentem stwierdzającym nabycie danego towaru, wpływa na ustalenie wysokości podatku naliczonego w danym okresie rozliczeniowym, natomiast organom podatkowym na przeprowadzenie weryfikacji poprawności takiego rozliczenia. Na podstawie ewidencji następuje obliczenie i wykazanie zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy. Nie dysponując stosownymi danymi, utrwalanymi w czytelny sposób, podatnik w większości przypadków nie byłby w stanie prawidłowo rozliczyć podatku. Wszystkie faktury podlegają ujęciu w rejestrze. Warto zaznaczyć, że ustawa o VAT nie przewiduje żadnego wzoru takiej ewidencji, w związku z czym podatnik może prowadzić rejestr w dowolnej formie, z zastrzeżeniem warunku zawarcia wszystkim elementów wymaganych przepisami.

Obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji ciąży zatem przede wszystkich na podatnikach VAT czynnych. Jak wynika bowiem z przepisów dotyczących rejestracji, podatnikiem VAT czynnym jest ten podmiot, który nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku oraz nie wykonuje wyłącznie czynności zwolnionych z podatku na podstawie art. 43 ust. 1 i art. 82 ust. 3 ustawy o VAT.

Zgodnie z nowym brzmieniem, ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Wobec braku wyraźnego zakazu możliwe jest prowadzenie kilku ewidencji, odrębnie dla poszczególnych grup transakcji podatku naliczonego, i to przy użyciu różnych narzędzi informatycznych.

Szczególnie duże wątpliwości wśród podatników wywołuje zapis dotyczący innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji. Oznacza to, że organy podatkowe będą oczekiwać wskazywania przez podatników szczegółowych danych zakupowych. W ramach tych danych konieczne będzie przede wszystkim ujęcie w ewidencji identyfikatora podatkowego kontrahenta, w szczególności jego numeru VAT.

Faktury zakupu w ewidencji VAT a Jednolity Plik Kontrolny

Ujęcie faktury zakupu w ewidencji VAT to nie jedyny obowiązek przedsiębiorcy, bowiem 1 lipca 2016 r. weszły w życie przepisy dotyczące tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego. Głównym założeniem przekazywania danych w ramach JPK jest zwiększenie skuteczności przeprowadzanych kontroli podatkowych. JPK jest to elektroniczny format, w jakim podatnicy, płatnicy oraz inkasenci są obowiązani przekazywać dane w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Przekazywanie przez podatników ewidencji sprzedaży i zakupów w formacie JPK ma umożliwiać fiskusowi automatyczną weryfikację tego, czy zakupy i podatek naliczony ujęty w jednym podmiocie został wykazany jako sprzedaż i podatek należny w drugim podmiocie. 

Warto również zaznaczyć, że obowiązek przesyłania JPK był wprowadzany etapowo, a ostatecznie wszyscy podatnicy będą musieli przekazywać JPK od 1 stycznia 2018 r. Trzeba mieć jednak na uwadze, że obowiązek przekazywania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego obciąża wyłącznie podatników, płatników oraz inkasentów prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Podatników, płatników oraz inkasentów, którzy księgi podatkowe prowadzą bez użycia programów komputerowych, obowiązek ten nie dotyczy.

Z punktu widzenia podatników zobowiązanych do dostarczania danych w postaci JPK, wejście w życie omawianych przepisów oznacza przede wszystkim konieczność dostosowania stosowanych systemów informatycznych do generowania Jednolitych Plików Kontrolnych. Wprowadzenie tego mechanizmu z oczywistych względów zwiększy skuteczność przeprowadzanych kontroli podatkowych. Dane w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego umożliwiają organom podatkowym o wiele szybsze i skuteczniejsze przeprowadzanie tzw. kontroli krzyżowych.

Struktura dla ewidencji JPK

Zgodnie z założeniem Jednolity Plik Kontrolny opiera się na specyficznej strukturze. W jej ramach wyróżnia się strukturę ewidencji VAT oraz strukturę faktur VAT. Jeżeli chodzi o część dotyczącą faktur, wskazać należy, że stanowi ona uzupełnienie dla struktury rejestru VAT. Poza łączną wartością faktury, z podziałem na stawki VAT oraz danymi pozwalającymi na zidentyfikowanie kontrahenta, raportowaniu podlegają także: opis pojedynczego towaru (usługi), jego cena jednostkowa oraz ilość. W przypadku faktur korygujących konieczne jest podawanie w strukturze przyczyny korekty i okresu, którego ona dotyczy.

Kolejnym problemem, jaki może stanąć przed podatnikami, jest wymóg podania „Kolejnego numeru faktury, nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. O ile w przypadku faktur sprzedażowych znaczenie tego pola jest oczywiste, o tyle jeśli chodzi o faktury zakupowe, należy zauważyć, że ich numery nadane przez różnych wystawców mogą się u nabywcy powtarzać. W rezultacie podanie w strukturze numeru takiej faktury nie spełni przesłanki tego warunku. Wydaje się zatem, że najwłaściwsze będzie raportowanie także dla faktur zakupowych ich numerów nadanych przez wystawcę – będzie to jednak budzić szereg problemów informatycznych przy tworzeniu JPK.

Problematyczne mogą być także faktury korygujące. Struktury wymagają bowiem raportowania nie tylko kwot korekty, ale także jej przyczyny. Ponieważ taka dana rzadko jest przechowywana w systemie księgowym, spółka musi albo zacząć ją w systemie ujmować, albo przyjąć pewne uproszczenie. Analogiczne problemy wiążą się z koniecznością raportowania okresu, którego dotyczy faktura korygująca (w przypadku, gdy dotyczy ona więcej niż jednej faktury).