Struktura JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) - analiza

Co do zasady, raportowanie ma dotyczyć danych za rozliczone okresy podatkowe. Wyjątek stanowią faktury, które mogą być żądane przez organ z chwilą zaistnienia obowiązku ich wystawienia, a jeszcze przed ujęciem ich w odpowiedniej deklaracji. Natomiast pliki dotyczące ksiąg podatkowych mają być tworzone za dany miesiąc, kwartał bądź rok, w zależności od formy rozliczenia. Wyjątkiem od tej zasady mają być dane księgowe, które można przygotować także w podziale na dni danego okresu. Taki podział może być dostępny również dla “Księgi rachunkowej”, jednak Ministerstwo Finansów zaznacza, że jego zastosowanie analizą wykazującą jego niezbędność. Co ważne, Ministerstwo stwierdziło także, że organy podatkowe nie będą żądały pliku “Księgi rachunkowe” za okresy krótsze niż miesiąc w przypadku, gdy z poziomu systemu podatnika dostęp do krótszego okresu będzie niedostępny. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda struktura JPK.

Księgi rachunkowe a struktura JPK_KR - stopniowe dostosowanie do raportowania kont analitycznych

Struktura 1 jednolitego pliku kontrolnego to Księgi rachunkowe (JPK_KR). Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe każdej jednostki tworzą m.in. konta księgi głównej (syntetyczne) i konta ksiąg pomocniczych (analityczne), które są uszczegółowieniem zapisów na kontach księgi głównej. Zarówno konta księgi głównej jak i konta ksiąg pomocniczych mają swoje symbole. Co do zasady symbole kont analitycznych to rozszerzenie symboli kont syntetycznych. Stąd, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa, oczekiwane jest raportowanie zarówno zapisów na kontach księgi głównej jak i ich uszczegółowienia, zawarte w księgach pomocniczych.

Ministerstwo w wyjaśnieniach zaznacza jednak, że jeżeli początkowo podatnik nie będzie w stanie dostarczyć ksiąg pomocniczych w strukturze JPK dla realizacji celów kontroli, która wymagać będzie danych szczegółowych z poziomu księgi głównej, wówczas weryfikacja danych ksiąg pomocniczych będzie odbywać się poza strukturą JPK. Dotyczy to jednak początkowego okresu stosowania struktury JPK, docelowo bowiem konieczne będzie dostosowanie systemów do raportowania ksiąg pomocniczych.

W swoich wyjaśnieniach Ministerstwo poświęca dużo miejsca również wątpliwościom związanym z opisem, jaki należy uzupełnić w następujących polach pliku:

• zespół konta,

• kategoria konta,

• podkategoria konta.

Możliwe jest uzupełnienie tych pól danymi numerycznymi i opisowymi, a także jedynie wartościami numerycznymi. Wynika stąd, że głównym oczekiwaniem Ministerstwa jest wykazanie informacji zgodnych z danymi zawartymi w systemach podatnika, bez potrzeby tworzenia sztucznych opisów czy kodów.

Czy struktura JPK zmienia zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców budzi kwestia zasad prowadzenia ksiąg w kontekście obowiązku ich prowadzenia w formacie JPK. Należy więc zaznaczyć, że zasady nie ulegają zmianom - księgi rachunkowe bez zmian mają być prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dotyczy to również sytuacji, gdy Księga główna i sprawozdania finansowe są prowadzone zgodnie ze standardami międzynarodowymi (IFRS, US, GAAP). Z uwagi na nieuregulowanie w tych standardach kwestii „prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji i ochrony danych” – podatnicy zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o rachunkowości powinni prowadzić księgi w oparciu o polską ustawę o rachunkowości.

Struktura JPK_WB a wyciągi bankowe

Kolejna struktura JPK (jednolitego pliku kontrolnego) to Wyciągi Bankowe, czyli JPK_WB. Celem tego pliku jest przedstawienie transakcji na koncie podatnika. Wynika stąd, że obowiązek dostarczenia pliku JPK_WB ciąży na podmiocie, na rzecz którego rachunek jest prowadzony.   

Co ważne, w ramach jednego pliku JPK_WB można zaraportować danego tylko jednego rachunku w zakresie danej waluty, co wynika z jego konstrukcji - zawarcia w nagłówku pliku takich danych jak trzyliterowy kod lokalnej waluty oraz numer IBAN raportowanego rachunku.

W zakresie omawianego schematu należy zwrócić uwagę na rozróżnienie charakteru salda, co zostało przedstawione poprzez wstawienie znaków “+” oraz “-” przed wartością liczbową w polach “SaldoPoczatkowe” i “SaldoKoncowe”. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów należy więc prezentować  saldo dla posiadacza rachunku większe od zera (środki na rachunku) ze znakiem “+”, saldo dla posiadacza rachunku mniejsze od zera (zobowiązanie posiadacza rachunku wobec banku” ze znakiem “-”. Zgodnie z dalszymi wyjaśnieniami Ministerstwa analogicznie należy rozróżnić kwoty w polu “KwotaOperacji”, co oznacza, że zwiększenie stanu środków na rachunku należy opatrzyć znakiem “+” i zmniejszenie odpowiednio znakiem “-”.

Magazyn a struktura JPK_MAG

Struktura JPK_MAG, jest strukturą pliku, jak zaznacza Ministerstwo Finansów, bardzo rozwojową, bowiem obecny schemat zawiera jedynie najczęściej występujące dowody magazynowe i z czasem będą dodawane kolejne sekcje. Już wiadomo, że konieczne będzie dodanie sekcji przyjęcia wewnętrznego (PW), którego brak jest dotkliwie odczuwany przez firmy produkcyjne. Firmy te nie mogą bowiem zaraportować w ramach JPK ponownego przyjęcia towaru na magazyn.

Ministerstwo, uwzględniając uwagi zgłaszane w czasie konsultacji, postanowiło, że pola dotyczące specyfikacji faktury dotyczącej przyjętego lub wydanego towaru we wszystkich elementach pliku są pozycją nieobowiązkową. W ramach pliku możliwe jest również raportowanie poprzez sekcję MM przemieszczeń towarów pomiędzy magazynami podatnika. Co ważne, możliwe jest wygenerowanie kliku plików za ten sami okres dla jednego magazynu - przykładowo osobni dla przemieszczeń międzymagazynowych a osobno dla przyjęć z zewnątrz.

Struktura JPK_VAT ewidencji zakupu i sprzedaży VAT - uzgodnienie z deklaracją

Prace Ministerstwa Finansów dotyczące struktury JPK_VAT miały na celu dostosowanie jej schematu do deklaracji VAT-7. Została więc ona dostosowana do deklaracji VAT-7 tak, że może być porównywana z danymi w niej zawartymi oraz z jej korektami. Stąd struktura została rozbudowana w taki sposób, by zawierała pola dotyczącego wielu różnych transakcji, umożliwiając zaraportowanie wszystkich transakcji zgodnie z deklaracją VAT-7. Zarówno opisy poszczególnych pól schematu jak i numeracja pól odpowiadają numeracji pozycji deklaracji VAT-7.

Ministerstwo podkreśla również obowiązek zaraportowania w pliku wszystkich dowodów dokumentujących operacje podlegające ustawie o VAT. W pliku powinny więc być zawarte faktury VAT, numery dowodów zbiorczych paragonów, a także noty księgowe, jeśli transakcje podatnika są dokumentowane  ten sposób.

Należy zatem podkreślić, że czynności nieobjęte obowiązkiem sprawozdawczości dla potrzeb deklaracji VAT-7 nie są objęte również zakresem raportowania JPK dla potrzeb VAT.

Co ważne, struktura VAT_JPK wymaga zawarcia informacji dotyczącej numeru NIP kontrehenta. Na poziomie transakcyjnym schemat dla ewidencji VAT zakupu i sprzedaży stanowi odzwierciedlenie deklaracji VAT-7.

Faktury VAT a struktura JPK_FA

Struktura JPK_FA została opracowana przez Ministerstwo Finansów w taki sposób, że o ujęciu faktury w pliku będzie decydowała data wystawienia faktury, data jej wpływu a także data ujęcie faktury w deklaracji VAT. Ministerstwo zaznacza jednak, że najczęściej będzie to data ujęcia faktury w deklaracji VAT lub w okresie sprawozdawczym dla ksiąg.

Raportowane faktury mogą być podzielone na faktury podstawowe, korygujące, zaliczkowe i pozostałe, czyli np. faktury dokumentujące świadczenie usług zwolnionych od podatku VAT z tytułu wykonywania usług pośrednictwa finansowego. W odniesieniu do faktur korygujących oraz zaliczkowych przygotowano dwie dedykowane sekcje, w których dane należy wskazać obligatoryjnie. Dla faktur korygujących będą to odpowiednio przyczyna korekty, numer faktury korygowanej a także okres, do którego należy odnieść korektę. Druga z sekcji, dedykowana fakturom zaliczkowym, wymaga uzupełnienia w niej otrzymanej zapłaty a także kwoty podatku ustalonej zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Odnosząc się do kwestii faktur w walucie obcej Ministerstwo wyjaśnia, że konstrukcja struktury wymusza przygotowanie osobnego piku dla każdej waluty. W praktyce oznacza to, że organy podatkowe będą żądały faktur wystawionych w tych walutach, które będą istotne dla realizacji zakresu kontroli.