W przypadku działalności trenerów personalnych mamy do czynienia ze świadczeniem usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W związku z tym często pojawia się pytanie, czy obowiązek posiadania kasy fiskalnej bezwzględnie dotyczy tej grupy przedsiębiorców oraz czy istnieje możliwość zastosowania ewentualnych zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży.
Kiedy pojawia się obowiązek posiadania kasy fiskalnej u trenera?
Zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o VAT): podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Wskazany wyżej przepis określa ogólną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Tym samym podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej. Biorąc pod uwagę, że trener personalny, w przeważającej mierze świadczy usługi na rzecz osób prywatnych, obowiązek posiadania kasy fiskalnej pojawia się po jego stronie.
Należy pamiętać, że zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT: podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
w postaci papierowej lub
za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Dodatkowo w myśl § 6 ust. 1 pkt 9 Rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących: podatnicy, prowadząc ewidencję, zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej – ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas: podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Czy obowiązek posiadania kasy fiskalnej zawsze dotyczy usług trenera?
Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania przy użyciu kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia.
Powyższe zwolnienia wskazują na dwojakiego rodzaju zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, mianowicie zwolnienie konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe) i zwolnienie określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe).
W myśl § 2 ust. 1 rozporządzenia: zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia: w odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.
W załączniku do rozporządzenia zawierającym wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania wskazano w poz. 42: świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Powyższe zwolnienia mają charakter przedmiotowy, czyli dotyczą konkretnych czynności.
Ponadto należy wskazać, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług, które zostały wymienione w § 4 rozporządzenia.
Aby zatem przysługiwało prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 42 załącznika do rozporządzenia, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:
świadczący usługę na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),
z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła,
przedmiotem świadczenia nie są usługi wymienione w § 4 rozporządzenia.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 10 lutego 2026 roku (nr 0111-KDIB3-2.4012.924.2025.2.KK) odniósł się do możliwości wyrejestrowania kasy fiskalnej przez trenera personalnego. W piśmie tym organ podatkowy wskazał, że: […] zostały spełnione łącznie wszystkie warunki uprawniające do korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 42 załącznika stanowiącego jego integralną część, bowiem - jak Pan wskazał - otrzymuje Pan zapłatę za sprzedane usługi (będące przedmiotem wniosku) wyłącznie w całości za pośrednictwem banku a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiego klienta oraz jakiej konkretnie transakcji (czynności) zapłata dotyczyła. Ponadto nie dokonuje Pan sprzedaży towarów lub usług wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 lub 2 rozporządzenia […].
Warto na zakończenie podkreślić, że przepisy dotyczące kas rejestrujących nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży korzystającej ze zwolnienia przedmiotowego, wymienionego w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień. Podatnicy mogą dobrowolnie rejestrować takie czynności na kasie fiskalnej. Przepisy o VAT nie wykluczają również dokumentowania w ten sposób sprzedaży realizowanej na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą.
