Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 9) - Rozliczanie przychodów i kosztów

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z osiąganiem przychodów oraz ponoszeniem kosztów. Na samym starcie biznesu przedsiębiorcy są często zdezorientowani i nie zdają sobie sprawy z podstawowych kwestii dotyczących dokumentowania oraz jak wygląda prawidłowe rozliczanie przychodów i kosztów.

Rozliczanie przychodów

Czym jest przychód z działalności?

Jak wynika z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Moment powstania przychodu

Ogólna zasada powstania przychodu została określona w art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, zgodnie z jego treścią za datę powstania przychodu z działalności uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  1. wystawienia faktury albo
  2. uregulowania należności.

Ważne!

Otrzymane zaliczki (przedpłaty, zadatki itp.) co do zasady nie wywołują obowiązku podatkowego na gruncie PIT (jedynie w VAT). Przychód powstaje w chwili wydania towaru lub wykonania usługi i pod tą datą należy wykazać go w KPiR.

Jak wynika z art. 14 ust. 1e, w sytuacji gdy strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.

Pozostałe przychody związane z działalnością

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 14 ust. 2 określa katalog przychodów związanych z działalnością gospodarczą, stanowiących co do zasady pozostałe przychody, które podatnik prowadzący KPiR jest zobligowany wykazać w kolumnie 8.

Wśród najczęściej spotykanych należy wymienić:

  • przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku będących środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi;
  • dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków;
  • różnice kursowe;
  • otrzymane kary umowne;
  • odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością;
  • wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 125;
  • otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Ważne!

Moment powstania tego typu przychodów to co zasady dzień otrzymania zapłaty, zgodnie z art. 14 ust. 1 i.

Dokumentowanie i rozliczanie przychodów

Sposób dokumentowania sprzedaży uzależniony jest m.in. od tego, kto jest nabywcą oferowanych przez przedsiębiorcę towarów bądź usług.

Rozliczanie przychodów - sprzedaż na rzecz firm

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą zobligowany jest do jej udokumentowania fakturą. Fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik.

Ważne!

Zgodnie z zasadami ogólnymi przyjętymi w ustawie o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, to fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Rozliczanie przychodów - sprzedaż na rzecz osób prywatnych

Kwestia dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych została uregulowana w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią transakcje te co do zasady należy rejestrować na kasie fiskalnej. Co do zasady, bowiem ustawodawca w zakresie tym przewidział szereg zwolnień.

Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej

Zgodnie z par. 3 ust. 1 pkt. 1 Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zwolnieniu podlegają podatnicy, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł.

Natomiast w przypadku podatników rozpoczynających w bieżącym roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zwolnienie przysługuje, jeżeli kwota obrotu z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Po przekroczeniu tego limitu podatnik jest zobowiązany do zainstalowania kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy, licząc od miesiąca, w którym go przekroczył.

Zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej

Natomiast zwolnienia przedmiotowe z kasy rejestrującej zostały określone w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kiedy kasa jest niezbędna?

Rozporządzenie przewiduje sytuacje, w których przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z żadnych zwolnień. Nie stosuje się ich w przypadku:

1. dostaw:

a) gazu płynnego,

b) części do silników (PKWiU 28.11.4),

c) silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

d) nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

e) przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),

g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),