Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 9) - Rozliczanie przychodów i kosztów

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z osiąganiem przychodów oraz ponoszeniem kosztów. Na samym starcie biznesu przedsiębiorcy są często zdezorientowani i nie zdają sobie sprawy z podstawowych kwestii dotyczących dokumentowania oraz jak wygląda prawidłowe rozliczanie przychodów i kosztów.

Rozliczanie przychodów

Czym jest przychód z działalności?

Jak wynika z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Moment powstania przychodu

Ogólna zasada powstania przychodu została określona w art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, zgodnie z jego treścią za datę powstania przychodu z działalności uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1. wystawienia faktury albo
2. uregulowania należności.

Jak wynika z art. 14 ust. 1e, w sytuacji gdy strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.

Pozostałe przychody związane z działalnością

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 14 ust. 2 określa katalog przychodów związanych z działalnością gospodarczą, stanowiących co do zasady pozostałe przychody, które podatnik prowadzący KPiR jest zobligowany wykazać w kolumnie 8.

Wśród najczęściej spotykanych należy wymienić:

• przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku będących środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi;
• dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków;
• różnice kursowe;
• otrzymane kary umowne;
• odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością;
• wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 125;
• otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Sposób dokumentowania sprzedaży uzależniony jest m.in. od tego, kto jest nabywcą oferowanych przez przedsiębiorcę towarów bądź usług.

Rozliczanie przychodów - sprzedaż na rzecz firm

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą zobligowany jest do jej udokumentowania fakturą. Fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik.

Rozliczanie przychodów - sprzedaż na rzecz osób prywatnych

Kwestia dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych została uregulowana w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią transakcje te co do zasady należy rejestrować na kasie fiskalnej. Co do zasady, bowiem ustawodawca w zakresie tym przewidział szereg zwolnień.

Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej

Zgodnie z par. 3 ust. 1 pkt. 1 Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zwolnieniu podlegają podatnicy, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł.

Natomiast w przypadku podatników rozpoczynających w bieżącym roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zwolnienie przysługuje, jeżeli kwota obrotu z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Po przekroczeniu tego limitu podatnik jest zobowiązany do zainstalowania kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy, licząc od miesiąca, w którym go przekroczył.

Zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej

Natomiast zwolnienia przedmiotowe z kasy rejestrującej zostały określone w załączniku do Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kiedy kasa jest niezbędna?

Rozporządzenie przewiduje sytuacje, w których przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z żadnych zwolnień. Nie stosuje się ich w przypadku:

1. dostaw:

a) gazu płynnego,

b) części do silników (PKWiU 28.11.4),

c) silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

d) nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

e) przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),

g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

h) silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

i) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

j) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

k) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",

l) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

m) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

n) wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

o) perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

2. świadczenia usług:

a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

b) przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,

g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia, 

h) doradztwa podatkowego,

i) związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:

- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz

- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering), 

j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych

Sprzedaż wysyłkowa - najczęstsze zwolnienie z kasy

Załącznik do rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas określa, że zwolnieniu podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), pod warunkiem że zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem). Dodatkowo z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie musi wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła sprzedaż, na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Rozliczanie przychodów - dokumentowanie sprzedaży na kasie

Podatnik zobligowany do rejestrowania na kasie sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych drukuje z niej paragony, które przekazuje nabywcom.

Fakturę wystawia się jedynie na żądanie nabywcy. Gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (otrzymany od nabywcy).

Ewidencji przychodu w KPiR lub ewidencji przychodów (ryczałt) dokonuje się na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów z kasy.

Zwolnienie z kasy fiskalnej - dokumentowanie

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z kasy i dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie mają obowiązku wystawiania faktur ani rachunków, chyba że klient tego zażąda. W takiej sytuacji sprzedaż nieudokumentowana fakturą może zostać zaksięgowana w KPiR na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Ewidencja powinna być prowadzona w miejscu wykonywania działalności. Dodatkowo musi mieć postać zbroszurowaną oraz kolejno ponumerowane strony. Dane, jakie powinna zawierać nie zostały wprost określone w żadnej ustawie czy rozporządzeniu, jednak zasadniczymi elementami są tutaj:

• numer kolejny wpisu,
• data uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami/rachunkami,
• kwota przychodu
• w przypadku sprzedawcy będącym czynnym podatnikiem VAT - również rozróżnienie stawek podatku oraz wartość podatku VAT i poszczególne stawki, tak by możliwe było na jej podstawie właściwe wyliczenie podatku VAT.

Na koniec każdego dnia należy dokonać podsumowania przychodów uzyskanych ze sprzedaży. Jeżeli przedsiębiorca sam prowadzi księgowość swojej firmy, przychód wynikający z dziennej ewidencji sprzedaży zapisuje w KPiR lub ewidencji przychodów (ryczałt) na koniec każdego dnia, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Rozliczanie kosztów

Koszt uzyskania przychodów - definicja

Przed ujęciem jakiegokolwiek wydatku w KPiR warto dowiedzieć się, które z poniesionych podatnik może zakwalifikować do kosztów firmowych. Warunki, jakie należy spełnić w tym zakresie, zostały opracowane w art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów lub
• zachowania źródła przychodów
• albo zabezpieczenia źródła przychodów

z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy (katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, tzw. NKUP).

Dokumentowanie kosztów

Kwestia dokumentowania kosztów przez podatników prowadzących KPiR została uregulowana w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi.

W par. 12 znajdziemy podstawową grupę dokumentów stanowiących podstawę zapisów w KPiR, wśród nich ustawodawca wymienia:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,

2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

3. dokumenty związane z tzw. korektą kosztów.

Co ważne, dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jego treść musi być pełna i zrozumiała (dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych). Jeżeli dowód jest wystawiony w walucie obcej, podatnik jest zobligowany do jego przeliczenia na złote, zgodnie z wymogami ustawy o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Ponadto podatnicy prowadzący KPiR w ściśle określonych sytuacjach mogą wystawiać dowody wewnętrzne. Muszą być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków oraz określać:

• przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a
• w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
• opłat sądowych i notarialnych;
• opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Koszty uzyskania przychodów - najczęściej spotykane

Najczęściej występującymi wydatkami, które podatnik może zakwalifikować do kosztów, są przede wszystkim:

• zakup towarów oraz materiałów,
• pieczątka firmowa,
• domena internetowa,
• wyposażenie lokalu, w którym działalność będzie prowadzona,
• czynsz za lokal,
• opłaty pocztowe,
• opłaty za media związane z lokalem użytkowanym w działalności,
• opłaty za telefon firmowy,
• usługi księgowe,
• opłaty bankowe,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• paliwo do samochodu użytkowanego w firmie itp.

Oczywiście warunkiem ich zaksięgowania w KPiR jest spełnienie wymogów art. 22 ust.1 ustawy o PIT oraz odpowiednie udokumentowanie (o czym mowa powyżej).

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Co do zasady większość kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności, jak np. opłata rejestracyjna do VAT, reklama itd., będą mogły zostać ujęte w KPiR pod datą rozpoczęcia działalności. Wyjątek stanowią towary oraz materiały zakupione przed rozpoczęciem działalności. Podatnik nie będzie mógł ująć ich bezpośrednio w kosztach. Zobligowany jest do ich wykazania w spisie z natury na dzień rozpoczęcia działalności.

Działalność we własnym mieszkaniu - koszty

Wielu mniejszych przedsiębiorców prowadzi swoją działalność we własnym mieszkaniu. Jeżeli podatnik chce zaliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z eksploatacją mieszkania, to jego obowiązkiem jest podzielenie wydatków związanych z eksploatacją mieszkania na te o charakterze osobistym od tych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie przypadające na działalność gospodarczą można dokumentować za pomocą dowodów wewnętrznych.

Podziału kosztów związanych z czynszem i zużyciem mediów (energia elektryczna, telefon, woda itp.) należy dokonać w sposób proporcjonalny powierzchni wykorzystywanej w celach prowadzenia działalności do powierzchni mieszkania.

W przypadku domowego telefonu wykorzystywanego zarówno do celów osobistych, jak i firmowych odpowiednim sposobem podziału kosztów będzie billing telefoniczny. Natomiast abonament podatnik powinien rozliczyć według proporcji, jaka wynika ze stosunku rozmów prywatnych i firmowych.
Jeżeli rachunek za Internet przychodzi razem z rachunkiem za telefon, to podatnik może przyjąć proporcję wynikającą z rozmów telefonicznych. W innym przypadku podatnik musi ustalić proporcje, w jakiej części korzysta z Internetu do celów firmy, a w jakiej do celów prywatnych.