Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy - jak się przygotować?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy dotyczy każdego właściciela firmy. Aby poznać dokładniej prawa i obowiązki w tym zakresie, należy zajrzeć do Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy - pozwala to na odpowiednie przygotowanie się do kontroli i wyłapanie ewentualnych nadużyć, które mogą w jej trakcie mieć miejsce.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest przeprowadzana po to, by ustalić (i udokumentować ustalenia), czy w danej firmie przestrzegane jest prawo pracy - a zwłaszcza zasady BHP oraz przepisy na temat legalności zatrudnienia. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy dotyczy:

  • pracodawców,
  • przedsiębiorców niebędących pracodawcami, na rzecz których czynności wynikające ze stosunku pracy wykonują osoby fizyczne,
  • osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy - uprawnienia inspektorów

Inspektorzy PIP mają prawo do skontrolowania - bez uprzedzenia i o każdej porze dnia lub nocy - respektowania przepisów Kodeksu pracy. Przed rozpoczęciem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektor zgłasza się do przedsiębiorcy - ale tylko wtedy, gdy fakt ten nie może wpłynąć na rezultat badania. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy ma miejsce w siedzibie działalności gospodarczej oraz wszędzie tam, gdzie wykonywane są czynności z nią związane albo przechowywana jest dokumentacja finansowo-kadrowa.

W trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Podczas kontroli inspektor z PIP ma uprawnienia do niczym nieskrępowanego wejścia na teren obiektów i pomieszczeń firmy, którą kontroluje. Nie musi okazywać przepustki ani przechodzić przez rewizję osobistą. Może prowadzić oględziny:

  • obiektów,
  • pomieszczeń,
  • stanowisk pracy,
  • maszyn i urządzeń,
  • procesu technologicznego,
  • pracy.

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy kontrolerzy mają także prawo do przesłuchiwania zatrudnionych w zakresie kwestii związanych z inspekcją i uzyskania od nich zeznań w formie ustnej i pisemnej. Inspektorzy muszą mieć wgląd do:

  • dokumentacji technologicznej i technicznej,
  • zestawień,
  • obliczeń,
  • akt osobowych kadry.

Przebieg i rezultaty kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektorzy mogą utrwalać za pośrednictwem środków technicznych, które służą do uwieczniania obrazu bądź dźwięku.

Zdarza się tak, że pracownicy nie chcą ujawniać pewnych informacji, bojąc się o możliwe reperkusje ze strony pracodawcy. Aby zapobiec takim przypadkom, prawo daje inspektorowi z kontroli Państwowej Inspekcji Pracy możliwość wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności uzyskania wrażliwych informacji - chodzi tu o ochronę tożsamości i danych osobowych narażonych na przykre konsekwencje pracowników. Na owe postanowienie każdy pracodawca może złożyć zażalenie w terminie trzech dni od dnia jego doręczenie. Zażalenie jest następnie rozpoznawane przez okręgowego inspektora pracy - postępowanie toczy się niejawnie i bez udziału składającego zażalenie.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy - legalność zatrudnienia

Inspektor pracy, który zauważy złamanie przepisów z Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ma prawo do skierowania wniosku do odpowiedniego sądu o nałożenie kary na osobę odpowiedzialną za naruszenia. Jest także uprawniony do poinformowania właściwych instytucji o wykrytym wykroczeniu - informuje on:

  • ZUS - o naruszonych przepisach ubezpieczeń społecznych;
  • urząd kontroli skarbowej - o wykroczeniu skarbowym;
  • Policję i Straż Graniczną - o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach;
  • starostę - o stwierdzonych przypadkach naruszenia przez bezrobotnego przepisów Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;

Podczas realizowania kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektor współdziała z:

  • organami samorządu załogi,
  • związkami zawodowymi,
  • radami pracowników,
  • społeczną inspekcją pracy.

Współdziałanie opiera się przede wszystkim na informowaniu o tematyce i zakresie, którego dotyczy kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, rozpatrywaniu zgłaszanych uwag i spostrzeżeń, dostarczaniu wiadomości o rezultatach kontroli i jej konsekwencjach, jak również na doradztwie w kwestii prawa pracy.

Po zakończeniu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy podsumowywana jest przez inspektora - w zależności od wniosków pokontrolnych - za pomocą właściwej notatki lub protokołu. Notatkę urzędową sporządza się wówczas, jeśli nie stwierdzono żadnych uchybień w funkcjonowaniu firmy. Taka notatka zawiera zwięzły opis stanu faktycznego ustalonego podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy - oraz podpis inspektora. Jeśli jednak zostaną wykryte uchybienia, inspektor sporządza protokół, w których szczegółowo je opisuje - zawartość takiego Przedsiębiorca objęty kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy przed złożeniem podpisu pod dokumentem może wnieść dobrze umotywowane zastrzeżenia co do treści protokołu. Ma prawo to zrobić w czasie 7 dni od dnia, w którym przedstawiono mu dokument z ustaleniami. Inspektor PIP musi przeanalizować te zastrzeżenia, a jeśli okażą się zasadne, powinien zmodyfikować bądź uzupełnić wskazaną część protokołu. Jeżeli przedsiębiorca (lub inny reprezentant kontrolowanej firmy) dokumentu z ustaleniami nie podpisze, nie oznacza to, że inspektor nie może stosować właściwych środków prawnych, do których uprawnia go ustawa.

Bywa też tak, że stwierdzone przez kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy nieprawidłowości nie stanowią dużego naruszenia prawa - w takie sytuacji inspektor ma prawo do zastosowania tzw. wystąpienia, to znaczy nakazu usunięcia powodów stwierdzonych uchybień. Takie wystąpienie inspektora zawiera wnioski zebrane w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz ich umocowanie prawne. Reprezentant kontrolowanej firmy musi powiadomić właściwy organ PIP o terminie i sposobie wypełnienia wniosków inspektora w terminie zawartym w danym wystąpieniu, ale nie dłuższym niż 30 dni.