Poradnik Przedsiębiorcy

Korygowanie faktur zaliczkowych

Kiedy przedsiębiorca otrzyma od swojego kontrahenta część lub całość należności za niewykonaną jeszcze usługę bądź niedostarczony towar, to jego obowiązkiem jest udokumentowanie takiego zdarzenia fakturą zaliczkową. Jednakże może zdarzyć się także sytuacja, kiedy kontrahent – już po uiszczeniu zaliczki – zrezygnuje z zamówienia. W takiej sytuacji konieczne będzie odpowiednie rozliczenie otrzymanej sumy –  sposób korekty uzależniony jest od tego, czy jest ona zwracana klientowi, czy też nie.

Zaliczki – obowiązek podatkowy i dokumentacja

Zasady dokumentowania otrzymanych zaliczek zostały opisane w Ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, zgodnie z którym dokument taki musi zostać wystawiony, jeśli podatnik otrzyma od kontrahenta całość lub część zapłaty przed wykonaniem sprzedaży - czyli dostawy towarów albo zakończenia usługi.

Czas na wystawienie faktury zaliczkowej został od początku 2014 r. znacznie wydłużony. Regulacje w tej kwestii zawiera art. 106i ust. 2 ustawy - zgodnie z nim przedsiębiorca powinien sporządzić odpowiedni dokument do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część “przedterminowej” zapłaty.

Dokumentowanie otrzymanych zaliczek w praktyce jest analogiczne do tworzenia dokumentacji w tradycyjnych przypadkach - tzn. wystawiania faktur dotyczących dokonanej już dostawy towarów czy wykonania usługi. Jeśli jednak chodzi o kwestię podatkową, to analogią posługiwać się dłużej nie należy. Dlaczego?

Otóż, otrzymana zaliczka generuje obowiązek podatkowy u sprzedawcy, ale tylko w zakresie podatku VAT. Natomiast pod kątem podatku dochodowego taka wpłata nie będzie stanowiła przychodu. Podstawę opodatkowania w PIT najczęściej zwiększy ona dopiero w momencie, gdy operacja gospodarcza, której dotyczyła zaliczka dobiegnie końca - tzn. dokonana zostanie dostawa towarów albo wykonana będzie usługa.

W przypadku wpłacającego taką zaliczkę sytuacja wygląda niczym “odbicie lustrzane”. Jeśli chodzi o podatek VAT, to nabywca ma go prawo odliczyć w zakresie wynikającym z faktury zaliczkowej. Natomiast pozostałą część podatku będzie można uwzględnić dopiero po otrzymaniu faktury końcowej. Także wartość netto kosztem uzyskania przychodów stanie się dopiero w momencie otrzymania towaru albo zakończenia wykonywanej usługi.

W praktyce gospodarczej zdarzyć się może także sytuacja, kiedy faktury zaliczkowe, wystawione przed wykonaniem sprzedaży, opiewać będą na całą wartość usługi czy towaru. W takiej sytuacji podatnik nie musi sporządzać dodatkowej faktury końcowej. Rozliczając przychody - a w przypadku nabywcy, wydatki - w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, można oprzeć się na już posiadanych, “stuprocentowych” fakturach zaliczkowych.

Korygowanie zaliczek - zwrotne a bezzwrotne

 Wpłacona zaliczka zwiększa prawdopodobieństwo tego, że kontrahent nie wycofa się już z zawartej umowy. Zwiększa, ale nie daje pewności - także i w tym przypadku może się bowiem zdarzyć rezygnacja z zamówienia. W takiej sytuacji konieczne jest dokonanie odpowiednich korekt - zarówno po stronie sprzedawcy, jak i kupującego. W zależności od zawartej umowy bądź - czasem - dobrej woli sprzedawcy, kwota zaliczki może być zwrotna albo bezzwrotna. W obu przypadkach zasada dokonywania korekt będzie wyglądała nieco inaczej.

Jeśli strony uzgodniły, że kwota zaliczki zostanie zwrócona nabywcy, obowiązkiem sprzedawcy będzie wystawienie faktury korygującej. Na podstawie takiego dokumentu wystawca będzie mógł dokonać skorygowania podatku ujętego w rejestrze sprzedaży VAT. Natomiast nabywca - analogicznie - dokona korekty rejestru zakupu VAT, zmniejszając wartość podatku do odliczenia. Należy także pamiętać, że faktura korygująca fakturę zaliczkową wymaga - tak jak w każdym innym przypadku - uzyskania potwierdzenia od odbiorcy dokumentu.

Natomiast w sytuacji, gdy zgodnie z zawartą umową zaliczka nie jest zwracana nabywcy w momencie rezygnacji z zamówienia, rozliczenie będzie wyglądało nieco inaczej. W tym przypadku, mimo iż strony nie dokończyły transakcji ani nie została wystawiona faktura końcowa, wartość netto z otrzymanej faktury zaliczkowej będzie stanowiła przychód po stronie sprzedawcy. Trzeba go będzie zatem uwzględnić w podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy też ewidencji przychodów w okresie, w którym doszło do zerwania umowy między stronami. Jednocześnie po stronie nabywcy powstanie koszt, który także uwzględnia się podczas wyliczania zaliczek na podatek dochodowy.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku zaliczki bezzwrotnej u sprzedawcy nie powstaje obowiązek wystawienia faktury korygującej - ponieważ operacja, którą dokumentuje faktura zaliczkowa nadal jest aktualna. Zatem warto, w celach porządkowych, stworzyć aneks do umowy albo dodać do niej adnotację, świadczącą o zrezygnowaniu nabywcy z zamówienia.