Nieobecność godzinowa w ZUS RSA

Płatnik składek na ubezpieczenia społeczne jest obowiązany do wykazywania okresów przerw w opłacaniu składek za pracownika. Celowi temu służą deklaracje oraz raporty określone w odnośnych przepisach, które należy przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Czy nieobecność godzinowa pracownika powinna być wykazana w raportach ZUS — wyjaśniamy powyższe kwestie w artykule.

Zobacz też:

Deklaracje oraz raporty składane do ZUS-u za pracownika — obowiązujące przepisy

Obowiązki w zakresie składania przez płatników konkretnych dokumentów (deklaracji i raportów) do ZUS-u wynikają z przepisów Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wskazana wyżej ustawa zawiera także upoważnienie do wydania aktu wykonawczego w sprawie rodzaju wspomnianych dokumentów oraz zakresu informacji, jakie należy w nich zawrzeć.

Wzory dokumentów sprawozdawczych do ZUS-u za ubezpieczonego będącego pracownikiem określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów, zwanym dalej „rozporządzeniem”.

W zakresie omawianej tematyki należy uwzględnić poniższe formularze zawarte w rozporządzeniu:

deklarację rozliczeniową — o symbolu ZUS DRA (załącznik nr 17 do rozporządzenia),
imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek — o symbolu ZUS RSA (załącznik nr 15 do rozporządzenia)

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA

W deklaracji ZUS DRA wymagane jest zamieszczenie m.in. następujących informacji:

danych identyfikacyjnych płatnika składek;
zestawienia należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania;
zestawienia wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne;
zestawienia należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne;
zestawienia należnych składek na fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych);
zestawienia należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych;
rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (ZUS RSA)

Dokumentem, który dołącza się do deklaracji ZUS DRA, jest imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, czyli formularz oznaczony jako ZUS RSA.

Imienny raport miesięczny ZUS RSA należy załączyć do deklaracji ZUS DRA:

jeżeli pracownikowi wypłacono świadczenia/wynagrodzenia za czas absencji chorobowej, lub
wystąpiły przerwy w opłacaniu składek.

Przykład 1.

Pracownik zachorował i orzeczono wobec niego niezdolność do pracy. W miesiącu wystąpienia choroby pobierał na początku wynagrodzenie chorobowe, natomiast później zasiłek chorobowy. Za taki miesiąc należy sporządzić raport imienny ZUS RSA, wykazując okresy pobierania wspomnianych należności przy zastosowaniu odpowiednich kodów określonych w rozporządzeniu.

Przy wypełnianiu zarówno deklaracji ZUS DRA, jak i imiennego raportu ZUS RSA należy korzystać z kodów, których katalog jest zawarty w załączniku nr 25 do rozporządzenia.

Terminy przewidziane na przekazanie przez płatnika deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz imiennego raportu ZUS RSA

Płatnik składek przekazuje deklarację rozliczeniową ZUS DRA w tych samych terminach co imienne raporty miesięczne, w tym ZUS RSA.

Oznacza to zatem, że w odniesieniu do powyżej wymienionych dokumentów rozliczeniowych obowiązują następujące terminy przewidziane na złożenie do ZUS-u:

do 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
do 15. dnia następnego miesiąca – w odniesieniu do płatników posiadających osobowość prawną (m.in. spółki kapitałowe, spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe);
do 20. dnia następnego miesiąca – w przypadku pozostałych płatników składek.

Nieobecność godzinowa pracownika – wykazywanie w imiennych raportach miesięcznych

W imiennych raportach miesięcznych ZUS RSA należy niewątpliwie wskazać wszelkie przerwy w opłacaniu składek.

Do przerw, o których wyżej mowa, zalicza się:

urlop bezpłatny (kod 111);
urlop wychowawczy (kod 121 lub 122);
okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku (kod 151);
okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (kod 152).

Okresy, w których pracownik był niezdolny do pracy, oraz wypłacone mu w związku z tym świadczenia, a także nieusprawiedliwione i usprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy (bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku) pracodawca jest obowiązany wykazać w raporcie imiennym ZUS RSA.

Jak w świetle powyższych uwarunkowań wygląda sprawa odnotowania w raporcie ZUS RSA nieobecności pracownika w pracy w wymiarze nieprzekraczającym pełnego dnia pracy (nieobecność godzinowa)?

Przykład 2.

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie pracy na pełny etat w ramach standardowego harmonogramu, czyli przez 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku). 14 lutego 2025 roku pracownik był nieobecny w firmie przez 3 godziny. Zatrudniony dokonał usprawiedliwienia tej absencji (bez odpracowania tego czasu). Nieobecności pracownika w pracy, w tym takie bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, powinny zostać wykazane w raporcie imiennym. Jak zatem wykazać nieobecność godzinową w raporcie ZUS RSA za luty 2025 roku?

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, sporządzając raport imienny ZUS RSA za danym miesiąc kalendarzowy, pracodawca wykazuje wszystkie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, przy zastosowaniu odpowiednich kodów określonych w przepisach rozporządzenia. W przypadku opisanym w przykładowej sytuacji właściwym kodem świadczenia/przerwy będzie kod 151, czyli okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.

W tym miejscu należy jednocześnie podkreślić, że sporządzając raport miesięczny ZUS RSA, płatnik składek nie zawsze będzie miał możliwość wykazania nieobecności pracownika określonego rodzaju — dotyczy to właśnie braku obecności zatrudnionego w wymiarze godzinowym.

W imiennym raporcie miesięcznym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (ZUS RSA) nie wykazuje się nieobecności ubezpieczonego w pracy w wymiarze godzinowym, wynoszącej np. 3 godziny.

Wynika to z tego, że omawiany formularz nie jest technicznie przystosowany do uwzględniania w nim nieobecności w skali godzinowej. Raport ZUS RSA przewiduje bowiem wyłącznie możliwość dokonania adnotacji w odniesieniu do pełnego dnia oraz liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat.

Jak wykazać w raportach ZUS nieobecność godzinową? Podsumowanie

Płatnik składek powinien wykazać w dokumentach przekazywanych do ZUS-u informacje dotyczące okresów, w których pracownik był niezdolny do pracy oraz wypłaconych mu w związku z tym świadczeń. W imiennym raporcie miesięcznym wskazuje się również nieusprawiedliwione i usprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Płatnik składek nie zawsze będzie miał możliwość wykazania nieobecności pracownika określonego rodzaju, co wynika z technicznych uwarunkowań dokumentu rozliczeniowego.

Polecamy:

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2025 roku - musisz to wiedzieć!