Poradnik Przedsiębiorcy

Nazwa towarów i usług na paragonie fiskalnym - jak ustalić właściwą?

W przypadku gdy podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych za pomocą kasy rejestrującej, winien wydać nabywcy paragon fiskalny, który stanowi dowód sprzedaży. Podczas rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej może powstać wątpliwość, jak prawidłowo określić na paragonie fiskalnym nazwę towaru lub usługi. Nazwa towarów i usług na paragonie fiskalnym powinna być określona w taki sposób, aby w trakcie kontroli podatkowej nie została zakwestionowana przez urząd skarbowy. Sprawdź, jak należy określać nazwę towarów i usług na paragonie fiskalnym!

Nazwa towarów i usług na paragonie w świetle przepisów

Zgodnie z § 8 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny powinien zostać wystawiony w sposób czytelny, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Ponadto paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

W związku z powyższym opisywany na paragonie przedmiot transakcji powinien zostać oznaczony w sposób, który nie wzbudzi wątpliwości co do przedmiotu sprzedaży. Jest to niezwykle ważne, ponieważ dzięki nazwie towarów i usług widniejącej na paragonie możliwe jest określenie prawidłowej stawki VAT oraz charakteru transakcji.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi piekarnię i sprzedaje wyroby piekarnicze. Są one opodatkowane stawką 23%, 8% i 5%, a wybór adekwatnej stawki VAT zależny jest od kilku czynników, m.in. od terminu przydatności do spożycia albo jakości (czy np. produkt jest mrożony bądź kwalifikowany jako gotowe danie). W przypadku gdyby podatnik dokonywał sprzedaży pieczywa i ciast mrożonych, lecz zapomniałby dodać w nazwie towaru określenie „mrożone”, wówczas w trakcie kontroli podatkowej mogłaby zostać podważona stawka VAT – 8% – i zamiast tego zasugerowana stawka VAT 23% (adekwatna dla wyrobu cukierniczego o terminie przydatności).

Przykład 2.

Pan Jacek prowadzi warzywniak i w swojej ofercie posiada pomidory suszone, jak również pomidory świeże (tzw. z gałązki). Przez przypadek na kasie rejestrującej oba towary nazwał „pomidorem”, lecz pod dwoma różnymi stawkami VAT – 8% dla pomidora „suszonego” oraz 5% dla pomidora „z gałązki”. W trakcie kontroli podatkowej pan Jacek miał nieprzyjemności z tym związane, bowiem organ kontrolujący zakwestionował zastosowanie stawki 5% dla produktu „pomidor”, mimo iż usiłował on wyjaśnić, że chodziło o pomidory z gałązki. W wyniku kontroli organ podatkowy wskazał panu Jackowi korektę stawki VAT dla sprzedaży oznaczonej „pomidor” pod stawką 5% za badany okres objęty kontrolą.

Błąd w nazwie towaru bądź usługi można skorygować za pomocą ewidencji oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej, której wzór można bezpłatnie pobrać z artykułu: Ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej – wzór z omówieniem.

Nazwa towarów i usług na paragonie z numerem NIP

Paragon fiskalny, który zawiera numer NIP nabywcy oraz ma wartość mniejszą bądź równą 450 zł brutto (lub 100 euro), traktowany jest jako faktura uproszczona, w związku z czym może stanowić podstawę ujęcia kosztu w ewidencjach podatkowych nabywcy. Paragon powinien być prawidłowo opisany i sformułowany – jednoznacznie, aby nabywca nie musiał składać wyjaśnień w trakcie swojej kontroli podatkowej w sprawie nabywanych towarów/usług.

Przykład 3. 

Pani Magdalena 22 stycznia 2020 roku zakupiła dla pracownika okulary korekcyjne za kwotę 200 zł (cena brutto). Sprzedawca na paragonie (z NIP-em pani Magdaleny) określił towar nieprecyzyjnie jako „okulary” – bez dopisku, że chodzi o korekcyjne. W swojej ofercie optyk posiadał okulary korekcyjne, przeciwsłoneczne oraz z antyrefleksem. W trakcie kontroli podatkowej kontrolujący podważył koszt ujęcia okularów, ponieważ nie było wiadome, jaki rodzaj okularów został nabyty.

Jaka nazwa towarów i usług powinna widnieć na paragonie według Ministerstwa Finansów?

Zgodnie ze stanowiskiem zajętym przez Ministra Finansów w interpretacji ogólnej z 12 września 2013 roku, PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492, nazwa towarów i usług na paragonie powinna zostać określona indywidualnie przez sprzedawcę z uwzględnieniem sprzedawanego asortymentu. Z kolei jednoznaczna identyfikacja zależna jest od specyfiki prowadzonej działalności.

Nie wystarczy na paragonie zamieścić zbyt ogólnej nazwy. Na przykład samo określenie „nabiał” nie wystarczy, ponieważ pod pojęciem tym może kryć się ser, masło czy jogurt. Jest to więc zbyt ogólne pojęcie, które nie daje możliwości weryfikacji towarów znajdujących się na paragonie. Natomiast nie ma konieczności zamieszczania na paragonie szczegółowych nazw towarów w sytuacji, gdy przedsiębiorca sprzedaje produkty jednego asortymentu w tej samej cenie (np. sprzedaż różnego rodzaju jabłek za taką samą kwotę).

W związku z powyższym nazwa towarów i usług na paragonie powinna umożliwiać identyfikację zakupionego towaru lub usługi. Przede wszystkim ma to na celu sprawdzenie zgodności cen oferowanych i zamieszczonych na rachunku. Ponadto określenie cen na paragonie fiskalnym powinno umożliwiać organom podatkowym sprawdzenie poprawności rozliczeń podatkowych.

Jeśli więc nazwa towarów i usług na paragonie fiskalnym nie pozwala na identyfikację przedmiotu sprzedaży zarówno przez nabywcę, jak i przez organy podatkowe, należy uznać ją za nieprawidłową i konieczne będzie jej uszczegółowienie.

Nazwa towarów i usług na paragonie fiskalnym – jak uzupełnić w systemie wfirma.pl?

W systemie wfirma.pl użytkownicy, którzy posiadają zintegrowaną drukarkę fiskalną w systemie, mogą wystawiać paragony bezpośrednio stamtąd. Natomiast użytkownicy, którzy dodatkowo posiadają pakiet z magazynem, wraz ze sprzedażą paragonową mogą automatycznie schodzić ze stanów magazynowych. W celu wystawienia paragonu w systemie należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY.

Nazwa towarów i usług na paragonie - wystawianie w systemie

W oknie, które się pojawi, należy uzupełnić dane dotyczące sprzedaży. Nazwę towarów bądź usług na paragonie należy wprowadzić w pozycji PRODUKT. W przypadku pakietu z magazynem możliwe jest wybranie towaru/usługi z kartoteki produktów oraz wskazanie wywołania skutku magazynowego.

Nazwa towarów i usług na paragonie - skutek magazynowy

Więcej przydatnych w tym temacie informacji można znaleźć w artykule: Paragon fiskalny – jak wystawić?