Poradnik Przedsiębiorcy

Niewykorzystany bilet lotniczy - kiedy jest kosztem podatkowym?

Przedsiębiorcy coraz chętniej podejmują współpracę z firmami zagranicznymi oraz nabywają towary i usługi spoza Polski. Podróże służbowe są zatem nieodłączną częścią wielu rodzajów działalności gospodarczych, jednak może się zdarzyć, że przedsiębiorca kupi bilet lotniczy, a podróż służbowa z różnych przyczyn (np. zmiany planów biznesowych) nie dojdzie do skutku. Nie wszystkie linie lotnicze dają możliwość zmiany terminu lotu albo zwrotu biletu. Sprawdźmy zatem, czy niewykorzystany bilet lotniczy stanowi wówczas koszt podatkowy.

Czy wydatek na zakup biletu lotniczego w podróży służbowej stanowi koszt podatkowy?

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów stanowią wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Bilet lotniczy nie został wyszczególniony w katalogu wydatków niemożliwych do rozliczenia w działalności gospodarczej, zatem o ile zachodzi związek między koniecznością jego zakupu a prowadzeniem firmy, nie ma przeciwwskazań, aby taką transakcję zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.Zarówno przelot samolotem w ramach podróży służbowej przedsiębiorcy jak i zatrudnianego pracownika, może być rozliczony w działalności gospodarczej.

Niewykorzystany bilet lotniczy - czy jest kosztem uzyskania przychodów?

W artykule 23 ustawy o PIT nie został wymieniony również niewykorzystany w podróży służbowej bilet lotniczy, zatem można założyć, że także taki wydatek przedsiębiorca ma prawo rozliczyć jako koszt podatkowy. Trzeba jednak mieć na uwadze, że poniesione przez podatnika straty stanowią koszty uzyskania przychodów tylko w sytuacji, gdy spełnione są następujące warunki:

  • nie są zawinione przez przedsiębiorcę (błąd, uchybienie, zaniedbanie itp.);

  • nie są efektem niewłaściwego działania przedsiębiorcy czy pracownika;

  • nie można ich było uniknąć;

  • są związane z prowadzoną firmą;

  • poniesione wydatki są racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.

Jeżeli zatem zaplanowana podróż służbowa związana z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą nie odbyła się z powodów niemożliwych do przewidzenia w momencie dokonania zakupu biletu oraz wina nie leżała po stronie przedsiębiorcy ani jego pracownika, to nie ma podstaw, aby taki wydatek został wykluczony z kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie, gdy linie lotnicze dają możliwość zwrotu biletu lub zmiany terminu rezerwacji, zakup niewykorzystanego biletu lotniczego nie będzie kosztem podatkowym, gdyż poniesiona strata byłaby wówczas zaniedbaniem przedsiębiorcy, który w odpowiednim czasie nie zwrócił biletów lub nie zmienił terminu lotu.

Takie stanowisko zaprezentowane zostało między innymi w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 czerwca 2014 roku (nr IPPB3/423-375/14-5/PK1), który potwierdził prawo spółki do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją szkolenia, które nie doszło do skutku z przyczyn niezależnych od podatnika.W przypadku rozliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, wykazanie związku zakupionych biletów lotniczych z prowadzoną działalnością gospodarczą w razie ewentualnej kontroli ciąży na przedsiębiorcy. Podobnie w przypadku niewykorzystania biletów, podatnik ma obowiązek uzasadnić brak winy swojej lub pracownika.

Przykład 1.

Pan Marek zaplanował spotkanie ze kontrahentem zagranicznym, z którym współpracuje od trzech lat w jego siedzibie w Brukseli. Kupił bilety lotnicze, ale niestety z powodów niezależnych od Pana Marka spotkanie zostało przełożone na inny (nieokreślony) termin. Pan Marek podjął próbę zwrotu biletów, jednak linie lotnicze powołując się na zaakceptowany regulamin, odmówiły zwrotu pieniędzy. Czy Pan Marek może zaliczyć wydatek poniesiony na niewykorzystany bilet lotniczy do kosztów uzyskania przychodów? Co by się stało w sytuacji, gdyby Pan Marek w wyniku swojego zaniedbania nie dokonał zwrotu biletów?

Pan Marek ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów biletów lotniczych, ale tylko w pierwszym przypadku, czyli wtedy gdy linie lotnicze powołując się na zaakceptowany przez Pana Marka regulamin odmówiły zwrotu pieniędzy. W razie gdy z powodu zaniedbania przedsiębiorcy bilety lotnicze nie zostały zwrócone, ich zakup nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.

Co zrobić w przypadku trudności z pozyskaniem od przewoźnika faktury potwierdzającej zakup biletu lotniczego?

Nabycie biletu lotniczego związanego z prowadzoną firmą jest zazwyczaj możliwe do rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów nawet wtedy, gdy bilet nie zostanie wykorzystany. Nie zawsze jednak pozyskanie od przewoźnika faktury potwierdzającej zakup biletu lotniczego jest proste.

Co do zasady, w celu zaksięgowania kosztu związanego z działalnością gospodarczą, potrzebna jest faktura. W przypadku biletów lotniczych ustawodawca przewidział jednak wyjątek – na równi z fakturą może być bowiem traktowany bilet lotniczy uprawniający do przelotu na odległość nie mniejszą niż 50 km, o ile zawiera następujące dane:

  • numer i datę wystawienia;

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika;

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;

  • kwotę podatku;

  • kwotę należności ogółem.

Elektroniczny bilet lotniczy może być rozliczony w działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zawiera wszystkie wyżej wymienione dane oraz został dostarczony do przedsiębiorcy w formie zapewniającej jego autentyczność, integralność oraz czytelność.

W jaki sposób zaksięgować bilet lotniczy w kosztach podatkowych?

Zakup biletu lotniczego księgujemy w kolumnie 13., która przeznaczona jest do uwzględniania pozostałych kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

Nabycie biletu lotniczego nie wiąże się z koniecznością rozliczenia importu usług, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku transportu lotniczego międzynarodowego osób, do zapłaty podatku VAT zobowiązany jest podmiot świadczący te usługi. Podstawę prawną stanowi art. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2013 roku w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług.Art. 3 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2013 roku
W przypadku świadczenia, środkami transportu morskiego lub lotniczego, usług międzynarodowego transportu:
1) osób lub
2) towarów na rzecz podmiotów niebędących podatnikami w rozumieniu art. 28a ustawy
- miejscem świadczenia tych usług jest terytorium kraju.