W wielu przypadkach podmioty gospodarcze nie potrzebują oddzielnych nieruchomości do prowadzenia działalności gospodarczej. Podatnicy w takiej sytuacji decydują się prowadzić działalność we własnym domu lub mieszkaniu. Prowadzenie działalności w domu wywołuje określone skutki podatkowe wynikające z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczące rozliczania kosztów. Podatnicy w takim przypadku muszą również wypełnić oświadczenie o przeznaczeniu części mieszkania do firmy.
Pobierz darmowy wzór oświadczenia o przeznaczeniu części mieszkania do firmy w formacie PDF i DOCX
Koszty uzyskania przychodu - co do nich zaliczamy?
W myśl art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej: ustawa o PIT – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ustawa o PIT nie zawiera więc wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że są nimi wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
Tym samym kosztami są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wtedy gdy z obiektywnych powodów przychód ten nie został osiągnięty.
Prowadzenie firmy w prywatnym mieszkaniu
Na wstępie należy przypomnieć, że każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Tym samym koszty związane z używaniem części lokalu mieszkalnego do celów działalności należy każdorazowo analizować.
Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. W przypadku zaliczenia czynszu za mieszkanie w części do kosztów uzyskania przychodu żaden z przepisów nie warunkuje możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.
Jednak z ostrożności podatnik winien określić, jakie pomieszczenia są mu niezbędne żeby prowadzenie firmy w prywatnym mieszkaniu było możliwe. W razie sporu z organami podatkowymi to on bowiem ma obowiązek udowodnienia, że wydatek został faktycznie poniesiony oraz że pozostaje w związku z uzyskanymi przychodami.
Oświadczenie o przeznaczeniu części mieszkania do firmy
Jak wykazaliśmy powyżej, to podatnik będzie zobligowany do udowodnienia, jaką część kosztów związana z lokalem mieszkalnym stanowi koszt uzyskania przychodu.
Przykład 1.
Podatnik świadczy usługi informatyczne. Prowadzi firmę we własnym, trzypokojowym mieszkaniu. Mieszka w nim wraz z podatnikiem jego żona i dwójka dzieci. Przedsiębiorca uznał, że jeden z pokoi wydzieli na prowadzenie firmy. W tym celu spisał odpowiednie oświadczenie. Obliczył, że pokój ten zajmuje 21% całości mieszkania. Czy w związku z tym może ujmować koszt czynszu w wysokości 21% w kosztach podatkowych?
Tak, podatnik może ująć w kosztach uzyskania przychodu wydatek poniesiony na comiesięczny czynsz w wysokości 21% całej jego wartości. W tym przypadku w sposób odpowiedni udokumentował koszty. Co istotne, koszty najmu bez wątpienia pozostają w ścisłym związku z uzyskiwanymi przez podatnika przychodami.
Prowadzenie firmy w prywatnym mieszkaniu - oświadczenie
Jak wspominaliśmy powyżej, organy podatkowe nie wymagają, aby podatnik dokonał wydzielenia osobnego pomieszczenia w mieszkaniu, w którym prowadzona będzie firma. Jednak dla celów dowodowych takie wydzielenie wydaje się potrzebne, ponieważ chroni ono podatnika. W artykule prezentujemy oświadczenie o przeznaczeniu części mieszkania do firmy wraz z omówieniem.
W celu jego wypełnienia podatnik winien podać swoja nazwę, a także miejsce, gdzie znajduje się mieszkanie. Co ważne, należy dokonać procentowego przeliczenia, jaką część przeznacza na działalność, np. mieszkanie ma powierzchnię 40 m2, podatnik na działalność przeznaczył 12 m2 – w takim przypadku powierzchnia przeznaczona na działalność wyniosła 12/40 × 100% = 30%.
