Komunikacja z Krajowym Rejestrem Sądowym od lat odbywała się poprzez składanie papierowych wniosków i formularzy do właściwych sądów gospodarczych. Od lipca 2021 roku sytuacja ta uległa poważnej zmianie, ponieważ od tej daty niemożliwe jest składanie jakichkolwiek pism do KRS w tradycyjnej formie. W celu zapewnienia lepszej i jedynej drogi komunikacji z sądami rejestrowymi ustawodawca stworzył Portal Rejestrów Sądowych.
Portal Rejestrów Sądowych
Na obecną chwilę składanie jakichkolwiek wniosków do KRS w formie papierowej jest niemożliwe – jeśli wnioskodawca postanowi skorzystać z tej opcji i wyśle stosowne pismo do sądu listem poleconym lub złoży je osobiście – zostanie ono po prostu odrzucone. Jedyną skuteczną i dopuszczalną możliwością składania wniosków do KRS jest Portal Rejestrów Sądowych (lub w ograniczonym zakresie system S24, o czym w dalszej części tekstu).
Portal Rejestrów Sądowych jest specjalną stroną internetową, za której pośrednictwem można dokonać wielu czynności procesowych bez konieczności wychodzenia z domu. Portal obejmuje swoją funkcjonalnością wszystkie sprawy załatwiane w KRS, a więc nie tylko te dotyczące rejestru przedsiębiorców, ale także rejestru dłużników niewypłacalnych czy też rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Na Portalu odnajdziemy dostęp także do nowości w polskim systemie prawnym – Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ).
PRS porównać możemy do swoistego e-sądu lub e-urzędu – przy jego pomocy nadamy wszelkiego rodzaju wnioski i inne pisma sądowe, wygenerujemy stosowną dokumentację oraz opłacimy ją w wymaganej kwocie. Wszelka korespondencja dotycząca konkretnej sprawy odbywa się również przy pomocy Portalu – funkcjonuje w nim specjalna skrzynka odbiorcza i nadawcza, przez którą wysyłane są wszelkie orzeczenia i zarządzenia sądowe. Na chwilę obecną sądy rejestrowe nie wysyłają już żadnych pism do stron lub uczestników postępowania drogą pocztową.
Kto może korzystać z Portalu Rejestru Sądowych?
Korzystanie z PRS wymaga założenia konta użytkownika – można to jednak zrobić wyłącznie wtedy, gdy dana osoba posiada aktywny profil zaufany (możliwe to jest np. dzięki posiadaniu bankowości elektronicznej) albo certyfikowany podpis elektroniczny. Wszelkie działania podejmowane na PRS wymagają dokonywania podpisów za pośrednictwem internetu, stąd posiadanie 1 z tych 2 powyższych narzędzi jest bezwzględnie konieczne.
Założycielem konta na Portalu Rejestru Sądowych może być każdy, niekoniecznie musi to być osoba figurująca w jednym z rejestrów KRS lub KRZ. Co więcej, dowolna osoba może przygotować komplet dokumentów wysyłanych do właściwego sądu rejestrowego, nawet jeśli sprawa nie będzie jej faktycznie dotyczyła – wymagane będzie jednak elektroniczne podpisanie stosownych wniosków i pism przez osoby reprezentujące dany podmiot gospodarczy. Takie rozwiązanie jest w praktyce bardzo wygodne, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw. Właściciele firm mogą delegować obowiązki związane ze złożeniem odpowiedniego wniosku do KRS na wybranego pracownika, który sam dopełni wszelkich formalności, a pracodawca wyłącznie podpisze składane dokumenty – pozwala to na oszczędność sporej ilości czasu.
Okazuje się, że osoby niezalogowane do PRS również mogą korzystać z pewnych darmowych narzędzi. Mowa tu oczywiście przede wszystkim o wyszukiwarce KRS, dzięki której możliwe jest pobieranie aktualnych lub pełnych odpisów dotyczących podmiotów wpisywanych do właściwego rejestru gospodarczego. Niezalogowani użytkownicy mają także dostęp do przeglądarki akt rejestrowych KRS oraz przeglądarki dokumentów finansowych KRS.
Portal Rejestrów Sądowych a system S24
Dzięki systemowi S24 możliwe jest szybkie zakładanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością bez konieczności wizyty w kancelarii notarialnej. Portal Rejestrów Sądowych jest uzupełnieniem tego systemu, ponieważ pomaga on uzupełniać wszelkie braki formalne pojawiające się we wnioskach składanych do sądów rejestrowych. Jeśli stosowne pismo będzie wadliwe, sąd wezwie wnioskodawcę do jego uzupełnienia w ściśle wyznaczonym terminie (wynoszącym z reguły 7 dni). Jeśli brak nie zostanie uzupełniony, sąd nie rozpozna złożonego pisma. Wnioskodawca, który składał wniosek poprzez system S24, nie może wykorzystać go do naniesienia poprawek w dokumentacji przesłanej do sądu. Innymi słowy, braki formalne pism nie mogą być naprawiane w systemie S24, lecz przy użyciu Portalu Rejestru Sądowych.
Pomimo podobieństw w funkcjonowaniu tych 2 systemów istnieje między nimi jeszcze 1 ważna różnica. Jeśli użytkownik choć raz skorzystał z PRS, będzie musiał to robić już ciągle, nie może wrócić do systemu S24, choćby używał go już wiele razy.
Przykład 1.
Pani Anna jest jedyną wspólniczką spółki z o.o., którą założyła przez system S24. Kobieta wielokrotnie wprowadzała do swojej spółki zmiany za pośrednictwem tego portalu. Ostatnio postanowiła otworzyć oddział swojej spółki, zapomniała jednak podać dokładnego adresu tworzonego oddziału. Po tygodniu sąd rejestrowy wysłał pani Annie zarządzenie, w którym wezwał ją do uzupełnienia braku formalnego pisma i podania dokładnego adresu oddziału spółki – pod rygorem odrzucenia wniosku, jeśli brak nie zostanie uzupełniony w terminie 7 dni. Pani Anna będzie mogła uzupełnić wskazany brak tylko przy pomocy Portalu Rejestru Sądowych – system S24 nie umożliwia bowiem uzupełnienia braków żadnych pism sądowych. Od chwili wysłania stosownego pisma do sądu poprzez PRS pani Anna będzie musiała już na stałe korzystać z tego Portalu (nie będzie miała możliwości powrotu do systemu S24).
Przykład 2.
Pan Maciej założył spółkę z o.o. przy pomocy Portalu Rejestru Sądowych – nie wiedział, że istnieje system S24. 1 z jego pracowników powiedział, że system S24 jest dużo prostszy niż PRS i zachęcił pana Macieja do zmiany narzędzia. W tym przypadku mężczyzna nie ma możliwości przejścia do systemu S24, ponieważ od samego początku działalności swojej spółki komunikował się z sądem rejestrowym przez Portal Rejestrów Sądowych.
Portal Rejestrów Sądowych a pomoc dla użytkownika
PRS nie jest skomplikowanym systemem, jednak dla nowych użytkowników może on sprawiać początkowe trudności. Jeśli przygotowanie wniosku, odpowiedniego dokumentu, opłacenie go lub wysłanie będzie problemem, każdy użytkownik może zwrócić się o pomoc do obsługi technicznej portalu. Na oficjalnej stronie PRS znajduje się zakładka „pomoc”, w której odnajdziemy adres mailowy do wsparcia technicznego. Dodatkowo stworzona została instrukcja obsługi Portalu, która w szybki sposób pokazuje jak dokonać odpowiedniej czynności. Odpowiedzi udzielane przez pracowników PRS są bardzo szybkie, zazwyczaj zajmują kilka godzin od wysłania maila z zapytaniem. Pamiętajmy jednak, że takie wsparcie nie pomoże nam w rozwiązaniu problemu procesowego, tzn. technicy podpowiedzą, jak skorzystać z narzędzi oferowanych przez PRS, nie pomogą przy uzupełnianiu braków formalnych pisma. W tym zakresie użytkownik musi kontaktować się osobiście z właściwym sądem rejestracyjnym (dane teleadresowe poszczególnych wydziałów KRS znajdują się na oficjalnych stronach internetowych sądów rejonowych w Polsce).
Korzyści z Portalu Rejestrów Sądowych
Wprowadzenie Portalu Rejestrów Sądowych ma na celu przede wszystkim usprawnienie komunikacji pomiędzy sądami rejestrowymi a przedsiębiorcami. Brak obowiązku wysłania wniosków i pism sądowych tradycyjną drogą pocztową skraca czas działania, co faktycznie widać już teraz. Rejestracja i wprowadzanie zmian do KRS odbywa się teraz znacznie szybciej, niż miało to miejsce za czasów papierowych wniosków. Obecnie wpis do KRS następuje nawet po 1-2 tygodniach od złożenia wniosku, podczas gdy w poprzednim systemie trzeba było czekać średnio od 3 do 6 miesięcy.
Korzyścią jest także skumulowanie spraw przedsiębiorcy w 1 miejscu – nie musi on przechowywać wszelkiej dokumentacji sądowej w firmie, ponieważ znajduje się ona na jego koncie w PRS.
Czy przedsiębiorcy mają obowiązek korzystania z PRS? Tak naprawdę nie istnieje żaden przepis, który przymuszałby do korzystania z Portalu lub systemu S24. Z drugiej jednak strony wprowadzenie zakazu składania wniosków do KRS w formie papierowej oznacza, że przedsiębiorcy chcący wprowadzić zmiany w swoich spółkach nie mają innego wyjścia jak skorzystać z tych dwóch rozwiązań.
Podsumowując, Portal Rejestrów Sądowych jest systemem teleinformatycznym, który umożliwia sprawną komunikację ze wszystkimi sądami rejestrowymi w całym kraju. Za jego pośrednictwem można składać i odbierać wszystkie pisma kierowane do KRS lub KRZ. Portal stanowi uzupełnienie i wsparcie funkcjonującego już od jakiegoś czasu systemu S24 przeznaczonego do tworzenia nowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Korzystanie z Portalu jest w pełni darmowe i wymaga posiadania aktywnego profilu zaufanego albo certyfikowanego podpisu elektronicznego.
