Sposób, w jaki rozliczana jest powypadkowa naprawa firmowego samochodu, zależy od tego, czy jest on objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC. Z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT jasno bowiem wynika, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Rodzaj pojazdów jest tutaj bez znaczenia - w ustawie nie znajdziemy rozróżnienia na samochody osobowe i ciężarowe.
Samochód posiada ubezpieczenie OC (ubezpieczenie obowiązkowe)
Ubezpieczenie obowiązkowe, czyli OC, nie zapewnia przedsiębiorcy możliwości zaliczenia wydatków związanych z powypadkową naprawą firmowego samochodu do kosztów uzyskania przychodów.
Ograniczenie to dotyczy jednak napraw tych uszkodzeń samochodu firmowego, które powstały w wyniku wypadku. Zatem koszty bieżących napraw pojazdu można zaksięgować jako koszty podatkowe na zasadach ogólnych - w takim przypadku nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca posiada ubezpieczenie AC.
Należy zaznaczyć, że odszkodowanie w części, w której pokrywa koszty naprawy samochodu firmowego, nie stanowi przychodu z działalności. Jako przychód możemy określić jedynie tę jego część, która pozostała przedsiębiorcy po uiszczeniu zapłaty za naprawę samochodu.
Samochód posiada ubezpieczenie OC + AC (ubezpieczenie obowiązkowe + dobrowolne)
Jeżeli przedsiębiorca ma w chwili wypadku wykupione dobrowolne ubezpieczenie AC, inaczej kształtuje się kwestia kosztów naprawy. Wszelkie koszty związane z powypadkową naprawą firmowego samochodu może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dniu wystawienia faktury dokumentującej koszty naprawy.
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów tego typu koszty należy ująć w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki. Jeżeli samochód firmowy jest środkiem trwałym lub jest użytkowany na podstawie umowy leasingu operacyjnego, przedsiębiorca może zaliczyć koszty naprawy do kosztów podatkowych w pełnej wysokości. Jeżeli natomiast pojazd jest własnością prywatną przedsiębiorcy, a firma korzysta z niego na podstawie ewidencji przebiegu, wydatki są rozliczane w ramach limitu kilometrówki.
Ponadto podatnik powinien zaliczyć kwotę odszkodowania w dniu otrzymania odszkodowania z firmy ubezpieczeniowej. W takim przypadku bez znaczenia jest to, czy zostało ono wypłacone bezpośrednio podatnikowi, czy wpłynęło na konto warsztatu samochodowego.
Sumę odszkodowania należy zewidencjonować w KPiR w dacie jego otrzymania, odpowiednią rubryką jest kolumna 8 - Pozostałe przychody. Podatnicy, rozliczający się na zasadzie ryczałtu ewidencjowanego, powinni wykazać przychód w ewidencji przychodów i opodatkować go 8,5% stawką ryczałtu.
Powypadkowa naprawa firmowego samochodu a odliczenia VAT
Odliczenia VAT z faktury za powypadkową naprawę firmowego samochodu dokonuje się niezależnie od tego, czy samochód jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, czy też nie. Nie ma także znaczenia, czy przedsiębiorca może zaliczyć koszty naprawy powypadkowej jako koszty podatkowe. W tym kontekście ważny jest natomiast rodzaj auta.
Pełnego odliczenia VAT od wydatków poniesionych przez naprawę samochodu firmowego mogą dokonać ci podatnicy, którzy posiadają samochód ciężarowy lub samochód osobowy, który jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych (czyli zgłosili oni pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz prowadzą ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT). Jeżeli samochód wykorzystywany jest zarówno do celów służbowych, jak i do prywatnych, przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% kwoty VAT z faktury dokumentującej powypadkową naprawę firmowego samochodu.
