Płatności o różnej wielkości pomiędzy kontrahentami w prowadzonej działalności gospodarczej często bywają trudnym tematem do rozmów dla obu stron. Czasem zapłata następuje po krótszym lub dłuższym czasie, a innym razem wcale. Przedawnienie należności u sprzedawcy a podatek PIT – co dzieje się z nieotrzymaną należnością? Sprawdź w artykule!
Podstawowe kwestie dotyczące przedawnień należności od kontrahenta
Kwestie dotyczące okresu przedawnień różnego rodzaju wierzytelności zawarte są w Ustawie - Kodeks cywilny (zwana dalej Kodeksem Cywilnym).
Na mocy 118 Kodeksu Cywilnego, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata.
Ustawodawca dodatkowo podkreśla w art. 119 Kodeksu Cywilnego, że terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane przez czynność prawną.
Reasumując, przychody z działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat. Jak należy liczyć okres przedawnienia?
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży używanego sprzętu audio. We wrześniu 2021 roku sprzedał 2 wzmacniacze zintegrowane i wystawił fakturę na łączną kwotę 5750 zł. Jak dotąd nie otrzymał za nie zapłaty. Jeżeli przedsiębiorca nie otrzyma zapłaty do 31 grudnia 2024 roku, wówczas 1 stycznia 2025 roku należność będzie uznana za przedawnioną.
Rozpoczęcie i zakończenie biegu terminu przedawnienia
Zgodnie z tym, co mówi art. 120 Kodeksu Cywilnego, bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Jeżeli wymagalność roszczenia zależy od podjęcia określonej czynności przez uprawnionego, bieg terminu rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby uprawniony podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie.
Roszczenie z tytułu sprzedaży towarów lub usług w ramach prowadzonej działalności staje się wymagalne od pierwszego dnia po dniu upływu terminu płatności określonym na fakturze bądź umowie.
Dlaczego tak się dzieje? Dlatego, że bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym należność z faktury lub umowy wystawionej przez przedsiębiorcę stała się wymagalna. Innymi słowy, sprzedawca może dochodzić o zapłatę należności z tytułu nieuregulowanej faktury po upływie terminu płatności (już od pierwszego dnia po upływie terminu płatności z faktury lub umowy).
Z kolei koniec terminu biegu przedawnienia jest wprost określony ustawowo. Upływa on z końcem roku kalendarzowego, w którym mija ustawowa liczba lat, począwszy od roku, w którym należność stała się wymagalna.
Bardzo ważne jest, że bieg przedawnienia może w ogóle się nie rozpocząć, a rozpoczęty ulegnie zawieszeniu. Mówi o tym art. 121 kc.
Przypadki, w których bieg przedawnienia się nie rozpoczyna, a rozpoczęty ulega zawieszeniu | |
Rodzaj roszczenia | Okres zawieszenia |
Przysługuje dzieciom przeciwko rodzicom | Przez czas trwania władzy rodzicielskiej |
Przysługuje osobom niemającym pełnej zdolności do czynności prawnych przeciwko osobom sprawującym opiekę lub kuratelę | Przez czas sprawowania przez te osoby opieki lub kurateli |
Przysługuje jednemu z małżonków przeciwko drugiemu | Przez czas trwania małżeństwa |
Jest należne z powodu siły wyższej, a uprawniony nie może ich dochodzić przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw danego rodzaju | Przez czas trwania przeszkody |
Objęte jest umową o mediację | Przez czas trwania mediacji |
Objęte jest wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej | Przez czas trwania postępowania pojednawczego |
Co więcej, należy jeszcze podkreślić, że występują przypadki, kiedy bieg przedawnienia ulega przerwaniu. Natomiast już po momencie przerwania przedawnienia bieg przedawnienia idzie dalej.
Chodzi tu o przerwanie biegu przedawnienia:
- przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia;
- przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje.
- przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju, albo
- przed sądem polubownym
– wówczas przedawnienie nie biegnie na nowo, dopóki postępowanie to nie zostanie zakończone.
Przedawnienie należności u sprzedawcy a podatek PIT
Należności z działalności gospodarczej, czyli ze sprzedaży towarów lub usług w działalności, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat.
Czy przedsiębiorca-sprzedawca ma możliwość korzystnego rozliczenia podatkowego tego typu zdarzenia?
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 i 34 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:
- wierzytelności (należności) odpisanych jako przedawnione;
- wierzytelności odpisanych jako nieściągalne;
- strat z odpłatnego zbycia wierzytelności (strat w części niepokrytej przychodami uzyskanymi z nabytych wierzytelności, w tym nabytego pakietu wierzytelności);
- wierzytelności umorzonych, z wyjątkiem wierzytelności lub jej części, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne – do wysokości zarachowanej jako przychód należny.
Jednakże w punkcie 20 i 34 tego samego ustępu prawodawca wspomina, że kosztem uzyskania przychodów są:
- wierzytelności (należności) nieściągalne lub ich części, które zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana;
- straty z odpłatnego zbycia wierzytelności lub jej części, które zostały zarachowane jako przychód należny – do wysokości uprzednio zarachowanej jako przychód należny.
W przypadku należności nieściągalnych istotne jest, aby były one zaliczone do przychodów z działalności gospodarczej oraz aby nieściągalność została udokumentowana.
W przypadku strat z odpłatnego zbycia należności wymagane jest, aby były one zaliczone do przychodów z działalności.
Kiedy więc uważa się, że nieściągalność należności została prawidłowo udokumentowana?
- postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
- postanowieniem sądu o:
- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
- umorzeniu postępowania upadłościowego, lub
- zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
- protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Jeżeli przedsiębiorca ma nieopłacone należności i uda mu się udokumentować ich nieściągalność (sposoby podane w tabeli), wówczas będzie miał prawo ująć ich wartość w koszty uzyskania przychodu.
Pozwoli to niejako odzyskać wartość zapłaconego już dużo wcześniej podatku dochodowego.
Ujęcie w koszty uzyskania przychodu powinno być dokonane z dniem wydania postanowienia przez sąd określającym zaistnienie jednego ze zdarzeń wymienionych w powyższej tabeli.
Należy jednak wspomnieć tutaj o jeszcze jednej rzeczy. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 7b ustawy o PIT trzeba ją zaliczyć do przychodów z działalności gospodarczej, ale tylko, gdy wcześniej dokonano odpisu aktualizującego zaliczonego do kosztów uzyskania przychodów z przyczyny:
- umorzenia należności,
- przedawnienia należności,
- odpisania należności jako nieściągalnej.
Wyjątkiem od reguły jest dokonanie odpisu aktualizującego w koszty uzyskania przychodów wobec uprawdopodobnienia nieściągalności należności. W takiej sytuacji ustawodawca mówi, że do przychodów z działalności gospodarczej należy ująć wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
O jaki odpis chodzi?
Odpis aktualizacyjny wartości należności kosztem uzyskania przychodu
Ustawodawca pozwala ująć w kosztach uzyskania przychodów odpisy aktualizujące wartość należności (określone w ustawie o rachunkowości) od tej części należności, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona.
Warto w tym miejscu podkreślić, że dokonanie odpisu aktualizującego w tym przypadku nie jest zarezerwowane wyłącznie dla ksiąg rachunkowych. Podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) stosujący uproszczoną formę księgowości ma również prawo dokonać odpisu aktualizującego wartość niezapłaconej należności, która była zaliczona wcześniej do przychodów ze sprzedaży w prowadzonej działalności.
Powstaje natomiast kolejne pytanie – co oznacza, że nieściągalność została uprawdopodobniona? Mówi o tym art. 23 ust. 3 ustawy o PIT.
- dłużnik zmarł, został wykreślony z CEIDG, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość, albo
- zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
- wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.
Polecamy:
