Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą wiele razy napotykają potencjalną konieczność sporządzenia korekty kosztów składek ZUS poniesionych kilka lat temu. Jedną z okoliczności obowiązku korekty kosztów poniesionych kilka lat temu jest postępowanie wyjaśniające albo kontrola ZUS, na której skutek ZUS stwierdza, że w przeszłości podatnik nie rozliczał składki ZUS w nieprawidłowej wysokości na skutek m.in. nieprawidłowej liczby ubezpieczonych zgłoszonych na cele ustalenia ubezpieczenia wypadkowego. Jak w takiej sytuacji powinna wyglądać korekta wydatków na składki ZUS ujętych już nierzadko kilka lat temu w księgach podatnika, kiedy miejsce ma przedawnienie zobowiązań w podatku dochodowym?
Przedawnienie zobowiązań w podatku dochodowym. Jakie wydatki kwalifikuje się jako koszty uzyskania przychodu?
Koszty, które będą uznawane za wydatki firmowe, muszą spełniać ustawowe warunki zawarte w art. od 22 do 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) albo art. od 15 do 16m ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej ustawą o CIT).
Wydatki, jakie przedsiębiorca ponosi, które będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, muszą spełniać warunki ustawowe. Poniesiony wydatek musi:
- służyć osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów;
- zostać faktycznie poniesiony przez podatnika z jego zasobów majątkowych (wydatek nie został poniesiony przez inne osoby niż podatnik);
- być w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością;
- być niezwrócony podatnikowi w żadnej formie;
- nie występować w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów;
- zostać właściwie udokumentowany.
To na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia racjonalności poniesionego wydatku względem prowadzonej działalności gospodarczej.
Wydatkami firmowymi będą więc wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki posiadające związek z prowadzeniem działalności gospodarczej, służące osiąganiu przychodów teraźniejszych i przyszłych i niestanowiące kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów firmowych.
Warto dodać, że wydatkami firmowymi będą zarówno koszty bezpośrednio powiązane z teraźniejszymi lub przyszłymi przychodami, jak i koszty pośrednio przyczyniające (utrzymujące poziom) się do uzyskania teraźniejszych lub przyszłych przychodów.
Przedawnienie zobowiązań w podatku dochodowym - płatnik podatku i składek ZUS
Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą z siedzibą w Polsce i zatrudnia pracowników, występuje w roli płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS z tytułu naliczania i wypłaty wynagrodzenia z racji zatrudniania owych pracowników.
Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT prawodawca wskazuje, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, ale także jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują (wypłacają) świadczenia z różnych tytułów: umowy o pracę, zlecenie, dzieło, kontraktu menedżerskiego, pozostałych, mają obowiązek jako płatnicy podatku i składek:
- pobierać zaliczki na podatek dochodowy,
- stosować właściwe wielkości miesięcznych kosztów uzyskania przychodów,
- potrącać składki ZUS społeczne i zdrowotne w danym miesiącu,
- stosować właściwe ulgi podatkowe.
Przedawnienie zobowiązań w podatku dochodowym a korekta kosztu zapłaconych w przeszłości składek ZUS, które po kilku latach okazały się nadpłatą
Niejeden raz mają miejsce różne sytuacje, w których podatnik musi dokonać korekty kosztów z tytułu ujętych w przeszłości składek ZUS w księgach podatkowych firmy.
Przyczyn może być wiele. Jedną z nich jest odliczanie składek ZUS społecznych od dochodu albo ujęcie ich w kosztach firmowych i zakwestionowanie tych kosztów po kilku latach w wyniku postępowaniu ZUS albo kontroli ZUS na skutek stwierdzenia, że podatnik nie podlegał wówczas ubezpieczeniom społecznym (np. z uwagi posiadania umowy o pracę na pełen etat).
Mają miejsce zatem przypadki, kiedy podatnik po kilku latach na skutek kontroli ZUS dowiaduje się, że w przeszłości faktycznie nie powinien podlegać pod ubezpieczenia społeczne. Niemniej składki społeczne już zapłacił. Zostały one kilka lat temu zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub odliczone od dochodu sprzed lat.
Nagle okazuje się, że ZUS stwierdził teraz nienależne, zapłacone kilka lat temu składki ZUS społeczne i na bieżąco obliczył i ustalił nadpłatę w składkach ZUS.
Czy w obecnej sytuacji podatnik powinien wstecznie skorygować koszty składek ZUS społecznych ujętych kilka lat temu w swoich księgach?
Ponadto należy zaznaczyć, że koszty ujętych wówczas zapłaconych składek ZUS społecznych po kilku latach dotyczą okresu, kiedy zobowiązanie w podatku dochodowym aktualnie uległo już przedawnieniu.
Co w takiej sytuacji?
Przedawnienie zobowiązań w podatku dochodowym a korekta zapłaconych kilka lat temu składek ZUS na ubezpieczenie wypadkowe
Prawodawca w ustawie o PIT (ale też w ustawie o CIT) przewidział tego typu przypadki w art. 15 ust. 4i do 4l, a w ustawie o PIT – art. 22 ust. 7c do 7g.
Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty tej dokonuje się poprzez:
- zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub
- zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
Jeżeli w okresie rozliczeniowym podatnik:
- nie poniósł kosztów uzyskania przychodów lub
- kwota poniesionych kosztów uzyskania przychodów jest niższa niż kwota zmniejszenia
– podatnik jest obowiązany zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.
Powstaje pytanie – co w przypadku gdy korekta składek ZUS społecznych – składki wypadkowej zaksięgowanej kilka lat temu w koszty dotyczy zobowiązania w podatku dochodowym za okres już przedawniony?
Czy trzeba w ogóle sporządzić korektę?
Na takie pytanie odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2021 roku o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.177.1.2021.ŚS:
W tym miejscu należy jednak zauważyć, że koszty z tytułu opłaconych składek wypadkowych do ZUS zostały faktycznie poniesione i rozliczone podatkowo przez Wnioskodawcę w 2014 roku. Zgodnie natomiast z art. 70 ustawy – Ordynacja podatkowa, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z powyższym, zobowiązanie podatkowe za 2014 rok uległo przedawnieniu odpowiednio z końcem roku 2014 (o ile nie nastąpiło zawieszenie okresu przedawnienia zgodnie z art. 70a Ordynacji podatkowej). Tym samym dokonanie korekty opłaconych składek do ZUS za okres, w którym zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu, nie jest możliwe.
Zwrot nienależnie opłaconych składek dokonany na rachunek Spółki, w wysokości odpowiadającej sumie składek opłaconych przez Wnioskodawcę do ZUS za 2014 rok stanowi dla Spółki przychód.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.p., przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 14, są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe.
Zgodnie z art. 12 ust. 3 u.p.d.o.p. za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, a także za przychody uzyskane z zysków kapitałowych, z wyłączeniem przychodów, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 1, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 6 u.p.d.o.p., do przychodów nie zalicza się zwróconych, umorzonych lub zaniechanych podatków i opłat stanowiących dochody budżetu państwa albo budżetów jednostek samorządu terytorialnego, niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 6a u.p.d.o.p., do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Skoro zatem Spółka nie będzie miała możliwości skorygowania kosztów uzyskania przychodów za 2014, za które zobowiązanie uległo przedawnieniu, to wyłączenie z przychodów, o którym mowa w powołanym wyżej przepisie nie znajdzie zastosowania.
W związku z powyższym, zwrot nienależnie opłaconych składek wypadkowych w wysokości odpowiadającej sumie składek opłaconych w 2014 i w tym okresie ujętych w kosztach uzyskania przychodów, nie może skutkować korektą tych kosztów, stanowi natomiast dla Spółki przychód podatkowy w dacie otrzymania zwrotu tych składek na rachunek Wnioskodawcy. […]”.
