Pracodawca, który próbuje poprawić stan zatrudnienia pod względem ilościowym lub jakościowym, może być zmuszony do podjęcia decyzji o zwolnieniu niektórych osób, aby osiągnąć założone efekty. Racjonalizacja zatrudnienia nie może jednak być oficjalnym powodem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, gdyż nie została ona wymieniona w katalogu przyczyn uzasadniających zastosowanie takiego natychmiastowego trybu zwolnienia pracownika. W grę może natomiast wchodzić tryb wypowiedzenia umowy o pracę, gdyż w odniesieniu do rozwiązywania stosunków pracy Ustawa z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) nie określa listy dopuszczalnych przyczyn, a wymaga jedynie, aby były one adekwatne do kroku, jakim jest zwolnienie z pracy.
Racjonalizacja zatrudnienia a obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia
Zgodnie z art. 30 § 4 kp: w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.
Naruszeniem przez pracodawcę tego obowiązku jest zarówno niewskazanie przyczyny, jak i ujęcie jej w sposób zbyt ogólnikowy, niewystarczająco jasny i konkretny, a także podanie innego „nierzeczywistego” powodu niż ten, który motywował pracodawcę (wyrok Sądu Najwyższego z 25 lutego 2016 roku, sygn. akt: II PK 363/14).
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2020 roku (sygn. akt: III PK 16/19) podanie przyczyny oznacza zatem wskazanie konkretnych zdarzeń, ewentualnie okoliczności, które – zdaniem pracodawcy – uzasadniają wypowiedzenie i do których pracownik może się odnieść, podejmując się obrony przed zwolnieniem i podważając kierowane przeciwko niemu zarzuty. Opis przyczyny musi umożliwiać jej indywidualizację w miejscu i czasie. Ogólne wskazanie powodu wypowiedzenia nie narusza jednak art. 30 § 4 kp, jeżeli w okolicznościach konkretnej sprawy stanowi uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach doręczonych pracownikowi i zamieszczonych w jego aktach osobowych.
Sposób i kryteria oceny przyczyny wypowiedzenia
Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, oceny zasadności wypowiedzenia umowy o pracę dokonuje się w następujący sposób:
- po pierwsze – ustala się i ocenia, czy przyczyna wypowiedzenia podana przez pracodawcę jest prawdziwa, tj. zgodna z rzeczywistością i znajduje potwierdzenie w faktach;
- po drugie – ustala się i ocenia, czy rzeczywista (prawdziwa) przyczyna podana przez pracodawcę uzasadnia wypowiedzenie, tj. czy stanowi wystarczające usprawiedliwienie wypowiedzenia z tej przyczyny.
Przyczyna wypowiedzenia wskazana przez pracodawcę nie musi mieć szczególnej wagi, czy też nadzwyczajnej doniosłości – tym bardziej w przypadku wypowiedzenia zmieniającego (do którego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu definitywnym), którego skutki dla pracownika są z reguły mniej drastyczne. Z kolei jej konkretności nie należy utożsamiać ze szczegółowym, wręcz drobiazgowym jej sformułowaniem. Najistotniejsze jest precyzyjne wskazanie przez pracodawcę powodu wypowiedzenia.
W przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych pracodawca, podając przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, nie musi odnosić się do konkretnych naruszeń. Wystarczająca jest ogólna ocena wykonywania nałożonych na pracownika obowiązków, przy czym nie można wymagać, by osoba kierująca podwładnymi o niskich kompetencjach, na których zatrudnienie nie miała wpływu, przejmowała ich obowiązki.
Na czym może polegać racjonalizacja zatrudnienia?
Racjonalizacja zatrudnienia to proces, w którym pracodawca dostosowuje liczbę i strukturę zatrudnionych osób do aktualnych potrzeb firmy. Celem takiego działania jest zwiększenie efektywności pracy i obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Może to oznaczać nie tylko redukcję etatów, ale również zmiany w organizacji pracy lub przesunięcia kadrowe. Pracodawca może np. zlikwidować niektóre stanowiska, które przestały być potrzebne.
Inną formą racjonalizacji jest łączenie obowiązków z kilku stanowisk w jedno. Czasami wiąże się to z wprowadzeniem nowych technologii, które ograniczają zapotrzebowanie na pracę ludzką. Racjonalizacja może też polegać na zatrudnianiu pracowników o wyższych kwalifikacjach. W niektórych przypadkach pracodawcy proponują pracownikom przejście na pracę w niepełnym wymiarze czasu. Racjonalizacja zatrudnienia bywa odpowiedzią na trudną sytuację finansową firmy. Może być również elementem szerszej strategii rozwoju i modernizacji przedsiębiorstwa.
Wymiana personelu
Skoro jednym z aspektów racjonalizacji zatrudnienia jest poprawa struktury personelu, to sposobem realizacji tego celu może być wymiana pracowników o niższych kwalifikacjach na bardziej kompetentne osoby.
Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2024 roku (sygn. akt: II PSKP 67/23), pracodawca ma prawo porównywać pracowników przez pryzmat wykonywanej przez nich pracy oraz przyjąć nawet daleko idące założenie, że potencjalny, nowy pracownik lepiej poradzi sobie z tymi samymi obowiązkami, których standard wykonywania przez zatrudnionego już pracownika nie jest już satysfakcjonujący. Zastępowanie na danym stanowisku jednego pracownika innym stanowi realizację słusznych interesów pracodawcy, a stosowanie w tym celu wypowiedzenia umowy o pracę to zwykły środek polityki kadrowej będącej jedynie instrumentem osiągania celów założonych przez pracodawcę.
W świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego wypowiedzenie jest w istocie zwykłym (w przeciwieństwie do rozwiązania niezwłocznego) sposobem ustania stosunku pracy, stąd przyczyny wypowiedzenia nie muszą mieć wielkiej rangi ani być zawinione przez pracownika. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca dobierał pracowników, szczególnie tych na stanowiskach kierowniczych, do swoich oczekiwań i celów ekonomicznych. Może poszukiwać osób, które potrafią osiągnąć cele ekonomiczne, a zatem ma prawo zwolnić jedną osobę, aby zatrudnić inną, która lepiej spełni oczekiwania.
Pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi w sytuacji, w której (chociażby z przyczyn niezawinionych) nie uzyskuje on wyników osiągających standard, jaki reprezentuje inny pracownik. Innymi słowy, pracodawca, któremu bez wątpienia przysługuje prawo doboru pracowników w sposób zapewniający najlepsze wykonywanie zadań, może zasadnie przewidywać, że inna osoba na danym stanowisku będzie osiągać lepsze efekty pracy.
Przykład 1.
Pracownik A został zatrudniony na podstawie umowy na czas określony. Miał on zastąpić pracownika B podczas jego nieobecności. Dzięki temu pracodawca miał dłuższą perspektywę umożliwiającą porównanie efektywności obu pracowników. W ocenie pracodawcy pracownik A pod względem faktycznych kwalifikacji i osiąganych wyników pracy znacznie przewyższał pracownika B. W związku z tym, po powrocie do pracy pracownika B, pracodawca złożył mu oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę. Jako przyczynę tej decyzji wskazał racjonalizację zatrudniania zmierzającą do wprowadzenia najefektywniejszej struktury zatrudnienia. Pracodawca zaznaczył, że zmianą mającą poprawić efektywność będzie zatrudnienie na stanowisku pracownika B innej osoby, która ma już duże doświadczenie i zdecydowanie lepiej wykonuje powierzone jej obowiązki. Wykazała się ona lepszymi predyspozycjami, większą samodzielnością, a także łatwiej i szybciej podejmowała decyzje, inicjowała działania optymalizacyjne skutkujące zmniejszeniem kosztów oraz była bardziej zaangażowana, odpowiedzialna, chętna do udzielania pomocy w realizowaniu zadań. Rzetelnie i sumiennie wypełniała powierzone jej obowiązki, wykazała się umiejętnością pracy w zespole, kreatywnością i bardzo dobrą organizacją pracy, również pod presją czasu.
Podsumowując, w świetle poglądów wyrażanych w orzecznictwie Sądu Najwyższego pracodawca, zwłaszcza taki, który uczestniczy w konkurencji rynkowej i kieruje się kryterium zysku jako koniecznego warunku funkcjonowania, musi mieć możliwość realnego kształtowania struktury zatrudnienia i doboru pracowników, szczególnie kadry kierowniczej, w przypadku której wadliwa obsada wpływa negatywnie na działanie i rentowność firmy. Jest oczywiste, że granicę swobody doboru kadry stanowią bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa i zasady współżycia społecznego. Wymiana jednego pracownika na innego może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, jeżeli istnieją podstawy do założenia, że poprawi on funkcjonalność, efektywność lub rentowność działania przedsiębiorstwa, czy choćby tylko atmosferę pracy, która pośrednio może przekładać się na wynik ekonomiczny. Wskazanie takiej przyczyny, sformułowanej w sposób dostatecznie skonkretyzowany i umożliwiający pracownikowi obronę, oznacza zachowanie przez pracodawcę standardu podania rzeczywistej i konkretnej przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie.
