Wykonywanie pracy zdalnej jest jedną z form realizacji obowiązków zawodowych w ramach stosunku pracy. To z kolei oznacza, że pracownik musi pozostawać do dyspozycji pracodawcy w ściśle określonych godzinach. Czy rejestrowanie godzin pracy zdalnej jest konieczne? Wyjaśniamy w artykule.
Czas pracy zdalnej
Praca zdalna charakteryzuje się wykonywaniem obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy pracodawcy. W praktyce może ona być świadczona z dowolnego miejsca na świecie, w tym z domu osoby zatrudnionej. Wykonywanie pracy zdalnej jest jednak związane z obowiązkiem podlegania pracownika pod konkretny wymiar czasu pracy ustalony wspólnie z przełożonym, co oznacza, że zatrudniony musi wykonywać swoje zadania w odgórnie ustalonym wymiarze godzinowym.
Czas pracy, który pojawia się w ramach pracy zdalnej, jest tak naprawdę taki sam, jak przy pracownikach świadczących swoje obowiązki w siedzibie firmy. Zdalny pracownik może być więc zatrudniony na cały etat lub jego odpowiednią część, a także w dowolnie obranym systemie czasu pracy (np. w ramach pracy zmianowej).
Ustalenie czasu pracy osoby, która świadczy swoje obowiązki w ramach zdalnego zatrudnienia, jest obowiązkowym elementem stosunku pracy. Bez konkretnych norm czasowych pracownik nie powinien wykonywać swoich zadań. Problem w tym zakresie pojawia się jednak, gdy pracownik musi informować swojego przełożonego o dokładnej godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także o stosowanych przerwach, do których ma pełne prawo.
Rejestrowanie godzin pracy zdalnej
Pracownik i pracodawca powinni wspólnie ustalić sposób rejestrowania godzin pracy zdalnej. Pomimo że niedawna nowelizacja Kodeksu pracy dosyć szeroko reguluje zasady pracy zdalnej, to jednak w żaden sposób nie odnosi się do kwestii rejestrowania czasu rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Zatrudniający ma w tym zakresie pełną dowolność, tzn. powinien samodzielnie określić, w jaki sposób zdalny pracownik będzie zgłaszał fakt wykonywania swoich obowiązków.
Rejestracja czasu pracy zdalnej odbywa się najczęściej poprzez:
- telefoniczne powiadamianie pracodawcy o rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy;
- mailowe powiadamianie pracodawcy o rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy;
- stosowanie elektronicznych systemów, których zadaniem jest regularne ewidencjonowanie czasu pracy zatrudnionych osób i przesyłanie regularnych raportów do centrali firmy;
- rozpoczęcie pracy na narzędziach elektronicznych dedykowanych dla danego pracownika – widać w nich, kiedy dokładnie zatrudniony zalogował się do systemu, jak długo z niego korzystał, kiedy stosowane były przerwy i zakończenie dnia pracy.
Pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie własnych zasad odnoszących się do ewidencjonowania godzin pracy zdalnej wśród swoich podwładnych, powinien umieścić stosowne reguły w obowiązującym regulaminie pracy lub w poszczególnych umowach o pracę wiążących zdalnych pracowników. Alternatywnym rozwiązaniem jest tutaj wydanie stosownego zarządzenia przez pracodawcę, które będzie obowiązywało wszystkich zdalnych pracowników.
W przypadku gdy w danej firmie nie obowiązuje ani regulamin czasu pracy, ani zarządzenie odnoszące się do czasu pracy zdalnej, osoby świadczące pracę poza siedzibą firmy nie muszą tak naprawdę potwierdzać swojej obecności w pracy. Z mocy prawa przyjmuje się wówczas, że dany pracownik jest tego dnia w pracy i należycie świadczy swoje obowiązki. Pracodawca ma oczywiście w dalszym ciągu prawo do kontrolowania takiej osoby w miejscu, w którym wykonuje ona stosowne zadania.
Przykład 1.
Czy pracownik świadczący pracę zdalną musi zgłaszać rozpoczęcie i zakończenie swojego dnia pracy przełożonemu w sytuacji, gdy regulamin czas pracy w danej firmie został zniesiony przed miesiącem, a wcześniej wymagał elektronicznego potwierdzania obecności w pracy? Nie, ponieważ znaczenie ma regulamin czasu pracy lub odpowiednie zarządzenie pracodawcy w danej chwili. W przedstawionej sytuacji żaden z ww. dokumentów nie obowiązuje, więc pracownik nie musi zgłaszać swojej obecności w pracy, tak jak wykonywał to do tej pory.
Ewidencjonowanie czasu pracy może być wreszcie realizowane poprzez wyniki osiągane przez pracownika. Będzie tak przede wszystkim w przypadku pracy biurowej, która skupia się na tworzeniu różnego rodzaju dokumentacji, którą można z łatwością odebrać i sprawdzić. Podobnie będzie w sytuacji kontaktów pracownika z klientami firmy – pracodawca może dowiedzieć się, czy zatrudniony rzeczywiście odbył zaplanowane spotkania i z jakim efektem się one zakończyły.
Lista obecności pracowników zdalnych
Pracodawca może zadecydować o prowadzeniu listy obecności pracowników w swojej firmie. Dotyczy to pracowników zdalnych, a także tych, którzy wykonują swoje obowiązki w ramach tzw. zatrudnienia hybrydowego (tj. częściowo zdalnego i częściowo stacjonarnego). Jeśli lista obecności funkcjonuje w danym zakładzie pracy, to pracownicy zdalni powinni oznaczać się na niej z dopiskiem „PZ – praca zdalna”. Jeżeli dana osoba wykonuje swoje zadania w siedzibie firmy przez pewien okres, nie musi oczywiście stosować tego oznaczenia.
Oznaczanie pracy zdalnej na liście obecności nie może być traktowane jako wykonywanie szczególnego rodzaju pracy czy świadczenia pracy w ramach godzin nadliczbowych. Czas pracy zdalnej jest traktowany w świetle prawa na równi z czasem pracy pracowników stacjonarnych.
Przykład 2.
Czy pracownik, który wykonuje pracę zdalną przez kilka dni w miesiącu i oznacza to na liście obecności skrótem PZ, ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia za pracę? Nie, ponieważ praca zdalna nie jest pracą o szczególnym charakterze, która uprawniałaby do dodatkowych świadczeń dla zatrudnionego.
Przykład 3.
Czy pracownik wykonujący pracę zdalną przez 5 dni w miesiącu (pozostałe dni pracuje w siedzibie firmy) ma obowiązek oznaczać się na liście obecności jako pracownik PZ? Tak, jeśli takie zasady panują w danej firmie i wymaga tego pracodawca.
Poprawne określanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej
Jeśli pracownik wykorzystuje system elektroniczny do ewidencjonowania swojego czasu pracy, to tak naprawdę dokładnym ustaleniem dnia i godzin pracy zajmuje się program komputerowy. W przypadku gdy pracownik ma za zadanie sam ewidencjonować czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, może to robić odręcznie. W tym zakresie konieczne jest jednak zaufanie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, ponieważ zatrudniony ma wówczas możliwość naciągania godzin pracy na swoją korzyść. Przyjęcie powyższego rozwiązania oznacza, że zatrudniony powinien wpisać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy – najlepiej w formie pełnej godziny zegarowej, bez podawania zbędnych minut lub sekund.
Informacja o czasie pracy zdalnej powinna być zwięzła i jasna dla pracownika, bez niepotrzebnego rozdrabniania się na nadprogramowe przerwy. Jasne jest, że zatrudniony nie będzie w stanie wykonywać zadań przed komputerem przez 8 godzin nieprzerwanej pracy. Krótkie przerwy na zregenerowanie sił, zjedzenie posiłku lub skorzystanie z toalety nie zawsze muszą być ujmowane w ewidencji czasu pracy i przekazywane pracodawcy, byleby tylko nie prowadziły do nadużyć po stronie zatrudnionego. Ostateczną decyzję w tej kwestii powinny jednak podjąć same strony stosunku pracy.
Czy godziny pracy zdalnej muszą być rozliczane?
Pomimo że przepisy prawa pracy nie wprowadzają obowiązkowych form rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej, to jednak pracodawca ma obowiązek rozliczania godzin takiej pracy. Zatrudniający, dokonując ewidencji czasu pracy, musi więc pamiętać o:
- oznaczeniu liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- wskazaniu liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
- opisaniu liczby godzin nadliczbowych.
Pracodawca może samodzielnie rozliczać godziny pracy zdalnej zatrudnionego i może to robić przy pomocy samego pracownika (np. poprzez dostarczane dokumenty i listy obecności). W przypadku gdy dana osoba pracuje w ramach zadaniowego systemu czasu pracy, ewidencja godzinowa nie jest wymagana – zatrudniony odpowiada względem przełożonego za liczbę i rodzaj zleconych odgórnie zadań.
Podsumowanie
Obecne przepisy prawa pracy nie wskazują, w jaki sposób należy rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. Pracodawca ma w tym zakresie pełną swobodę i może samodzielnie ustalić zasady ewidencjonowania czasu pracy zdalnej. Przepisy wymagają rozliczania czasu pracy zdalnej podobnie jak w przypadku pracowników wykonujących swoje zadania w siedzibie firmy. Wyjątkiem od tej zasady jest wykonywanie obowiązków w ramach zadaniowego systemu czasu pracy.
