Poradnik Przedsiębiorcy

Rodzinna firma - czyli co trzeba wiedzieć, zatrudniając członków rodziny

Wielu przedsiębiorców przy prowadzeniu firmy korzysta z pomocy rodziny. Jest to bardzo wygodne wyjście, szczególnie w przypadku działalności sezonowych, kiedy to w określonych momentach roku wzrasta liczba obowiązków i jednocześnie rąk potrzebnych do pracy. Należy przy tym pamiętać, że taka sytuacja rodzi pewne obowiązki na gruncie podatkowym oraz ubezpieczeniowym. O czym warto pamiętać, prowadząc firmę z pomocą najbliższych?

Członek rodziny pracownikiem - na jakiej podstawie?

Zasady zatrudniania członków rodziny nie różnią się bardzo od obowiązujących w przypadku innych (obcych) pracowników. Oznacza to, iż podstawą takiego zatrudnienia może być stosunek pracy (czyli umowa o pracę), jak i każdy inny stosunek, na podstawie którego może być świadczona praca - np. umowa zlecenia. Możliwe jest również bezumowne świadczenie pracy przez członka rodziny, czy też założenie przez taką osobę działalności gospodarczej i współpraca na bazie kontraktu między dwoma podmiotami gospodarczymi.

Należy pamiętać, iż w zależności od tego, na jakiej podstawie członek rodziny świadczy pracę w działalności gospodarczej przedsiębiorcy, inaczej będzie wyglądało rozliczanie na gruncie podatku dochodowego oraz ubezpieczeń.

Osoba współpracująca - kto to taki?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z Ustawą z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych członek rodziny zatrudniony w firmie jest tzw. osobą współpracującą. Do grona takich osób zalicza się:

  • małżonka,

  • dziecko własne lub przysposobione (adoptowane),

  • dziecko małżonka,

  • przysposobione dziecko małżonka,

  • rodzica,

  • macochę,

  • ojczyma,

  • osobę przysposabiającą.

Ważne jest, by osoby te pozostawały we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą i jednocześnie współpracowały z nim przy prowadzeniu firmy. Nawet jeżeli wymienione wyżej osoby będą wykonywały pracę na podstawie formalnego zobowiązania, nie będą traktowane jak “zwykli” pracownicy, ale każdorazowo - jak osoby współpracujące.

 

Uwaga!

Osobą współpracującą nie będzie np. współlokator lub konkubent - osoby te nie zaliczają się bowiem do grona członków rodziny wymienionych we wspomnianej wyżej ustawie.

Osoba współpracująca w firmie - jakie obowiązki w ZUS?

Na początku należy podkreślić, iż niezależnie od czasu, jaki dany członek rodziny przeznacza na pomoc przedsiębiorcy, właściciel firmy jest zobowiązany opłacać za taką osobę składki ZUS. Dlatego też zatrudnienie takiej osoby, podobnie jak zatrudnienie pracownika, wiąże się z koniecznością zgłoszenia tego faktu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Właściwym drukiem jest w tym wypadku ZUS ZUA. Przez wzgląd na fakt, iż w takiej sytuacji przedsiębiorca staje się jednocześnie płatnikiem składek, powinien złożyć również zgłoszenie płatnika składek (jeżeli wcześniej tego nie zrobił) - ZUS ZFA.

W tym miejscu warto podkreślić, iż w sytuacji zaprzestania świadczenia pracy przez osobę współpracującą właściciel firmy ma obowiązek odpowiedniego wyrejestrowania członka rodziny (ZUS ZWUA) i - jeżeli nie posiada innych pracowników lub osób współpracujących - powinien wyrejestrować również siebie jako płatnika składek (ZUS ZWPA).

To, jakie składki i w jakiej wysokości przedsiębiorca będzie musiał płacić, zależy od podstawy świadczenia pracy przez osobę współpracującą. Podstawowe zasady w tym zakresie zostały opisane w poniższej tabeli.

 

Warunki współpracy

Opłacane składki

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy o pracę, o dzieło lub pracująca nieodpłatnie

Składka analogiczna jak za przedsiębiorcę (przy czym dla osób współpracujących nie obowiązuje ulga w postaci preferencyjnych składek ZUS - tu zawsze obowiązuje tzw. duży ZUS).

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie płatnej umowy zlecenia

Składka jak przy każdej innej umowie zlecenia.

Osoba współpracująca, która jednocześnie pracuje u innego pracodawcy

Jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne (pod warunkiem, że u innego pracodawcy osoba taka otrzymuje wynagrodzenie w wysokości odpowiadającej co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu).

Kolejnym obowiązkiem jest comiesięczne składanie właściwych deklaracji. Formularze, które przedsiębiorca musi składać w ZUS-ie, to ZUS RCA, czyli miesięczny raport o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, lub ZUS RZA, czyli raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne (jeżeli tylko ten rodzaj składki jest opłacany za daną osobę) oraz każdorazowo deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA.

 

Uwaga!

Składki ZUS opłacone przez przedsiębiorcę za osobę współpracującą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy przy tym pamiętać, iż składkę na ubezpieczenie zdrowotne takiej osoby (w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) właściciel firmy odlicza od podatku dochodowego.

Osoba współpracująca w firmie - jakie obowiązki w PIT?

Jeżeli osoba współpracująca otrzymuje wynagrodzenie za wykonaną pracę, podlega ono opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takim wypadku przedsiębiorca jest zobowiązany wyliczać i wpłacać na konto urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy zaliczki na PIT za taką osobę. Natomiast już po zakończeniu roku podatkowego powinien on sporządzić PIT-11 (informację o dochodach i pobranych zaliczkach na PIT sporządza się do końca lutego za rok poprzedni) w dwóch egzemplarzach. Jeden należy przekazać osobie współpracującej, drugi dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania osoby współpracującej.

Co więcej, do końca stycznia przedsiębiorca powinien złożyć w urzędzie (właściwym ze względu na jego adres zamieszkania lub prowadzenia działalności) również deklarację PIT-4R. Jest to informacja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy osoby współpracującej.

 

Uwaga!

Wynagrodzenie, które przedsiębiorca wypłaca osobie współpracującej, gdy jest nią małżonek/małżonka lub małoletnie dziecko, nie może zostać zaliczone do kosztów podatkowych firmy. Co więcej, zasada ta ma zastosowanie również w sytuacji, gdy między przedsiębiorcą a współpracującym małżonkiem istnieje rozdzielność majątkowa.

W tym miejscu należy podkreślić, iż wynagrodzenie otrzymywane przez osobę współpracującą od właściciela firmy stanowi dla niej dochód, który powinien zostać uwzględniony w rocznej deklaracji PIT.

Inaczej wygląda sprawa podatku dochodowego, jeżeli osoba współpracująca pomaga w prowadzeniu firmy nieodpłatnie. Wówczas przedsiębiorca nie ma obowiązku składania do urzędu żadnych deklaracji. W takim wypadku powstaje jednak pytanie - czy nieodpłatna praca wykonywana przez członków rodziny na rzecz firmy stanowi przychód dla przedsiębiorcy, od którego ten powinien zapłacić podatek dochodowy? Zasada ogólna mówi, że tak, jednak istnieją od niej określone wyjątki. Jednym z nich jest sytuacja, gdy na rzecz pracodawcy pracują osoby, z którymi jest blisko spokrewniony (zaliczane do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn), czyli:

  • małżonek,

  • zstępni, czyli dzieci własne i przysposobione, wnuki, prawnuki,

  • wstępni, czyli rodzice, dziadkowie i pradziadkowie,

  • pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha, teściowie, zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców.

Co przedsiębiorca zaliczy w koszty?

Zatrudnianie rodziny wiąże się z koniecznością ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Jak zostało już wspomniane, wypłacone osobie współpracującej wynagrodzenie (gdy osobą tą jest małżonek lub małoletnie dziecko) nie może zostać uznane przez przedsiębiorcę za koszt uzyskania przychodu. Czy zasada ta dotyczy również innych wydatków związanych z zatrudnianiem rodziny? Nie. Właściciel firmy może uwzględnić w kosztach podatkowych np.  wydatki na kursy, podróże służbowe, diety itp., oczywiście pod warunkiem wykazania ich związku z osiąganymi z działalności przychodami.