Poradnik Przedsiębiorcy

Firma rodzinna - zatrudnianie członków rodziny

W Polsce spora część przedsiębiorców decyduje się na założenie firmy rodzinnej. Często w momencie jej założenia dzieci i małżonkowie stają się współpracownikami lub pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawnej. W artykule wyjaśniamy, jak wygląda zatrudnianie członków rodziny.

Zatrudnianie członków rodziny – na jakiej podstawie?

Ustawodawca nie sprecyzował przepisów, które zakazywałyby zatrudnienia członków rodziny w oparciu o sporządzoną umowę ani również nie nakazuje, jaki to ma być rodzaj umowy. Wobec tego zatrudnianie członków rodziny może się odbywać na podstawie:

  • umowy o pracę,

  • umowy o dzieło,

  • umowy zlecenie.

Podkreślić należy, że każda z wyżej wymienionych umów wywoływać będzie odmienne skutki na gruncie podatku dochodowego oraz ZUS.

Zatrudnianie członków rodziny jako osoby współpracującej

Osoba współpracująca to coraz częściej pojawiające się pojęcie wśród polskich firm. Kogo ono dotyczy? Przez osobę współpracującą zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należy rozumieć:

  • małżonka,

  • dzieci własne,

  • dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,

  • rodziców,

  • macochę i ojczyma,

  • osoby przysposabiające,

jeżeli pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia.

Osobą współpracującą nie jest osoba, z którą zawarto umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Zatrudnianie członków rodziny a obowiązki względem ZUS-u

Niezależnie od tego, czy członek rodziny jest zatrudniony na umowę, czy posiada status osoby współpracującej, przedsiębiorca zobowiązany jest do jego ubezpieczenia i odprowadzenia składek ZUS.

Członek rodziny powinien zostać zgłoszony przez przedsiębiorcę do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11 x x. W przypadku gdy osoba współpracująca podlega jedynie pod ubezpieczenie zdrowotne (np. w przypadku równoległego zatrudnienia na umowę o pracę), zgłoszenia należy dokonać na druku ZUS ZZA.

Zgłoszenie zatrudnionego w firmie członka rodziny na odpowiednim druku należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Oprócz zgłoszenia takiej osoby, należy co miesiąc przygotować:

  • deklarację ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa, w której wykazywane jest rozliczenie składek ZUS oraz wypłacone świadczenia wobec pracowników,

  • deklarację ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach oraz wypłaconych świadczeniach – gdy osoba współpracująca jest objęta zarówno ubezpieczeniem społecznym, jak i zdrowotnym,

  • deklarację ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach zdrowotnych – gdy osoba współpracująca podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu

  • w terminie do 15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Kończąc współpracę z osobą współpracującą, przedsiębiorca dokonuje jej wyrejestrowania w oparciu o druk ZUS ZWUA.

Osoba współpracująca a składki ZUS

To, jakie składki ZUS przedsiębiorca będzie zobligowany rozliczać za osobę współpracującą, zależy między innymi od rodzaju umowy oraz od tego, czy osoba ta nie posiada innego tytułu do ubezpieczeń. Dokładne zależności przedstawia tabela poniżej.

Warunki współpracy

Opłacane składki ZUS

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub pracująca bezumownie

Zawsze tzw. duży ZUS w wysokości takiej jak za przedsiębiorców

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie płatnej umowy zlecenia

Składki ZUS jak przy każdej innej umowie zlecenia

Osoba współpracująca, która jednocześnie pracuje u innego pracodawcy

Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pod warunkiem, że u innego pracodawcy osiąga wynagrodzenie równe min. najniższej krajowej)

Co ciekawe, zatrudnianie członków rodziny na umowę zlecenie nieodpłatną powoduje, iż stają się oni dla ZUS-u osobami współpracującymi i tym samym podatnik zobowiązany jest do odprowadzenia składek ZUS w pełnej wysokości (tzw. duży ZUS), co potwierdza wydana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie interpretacja z 7 czerwca 2017 roku (sygn. WPI/200000/43/596/2017). Przeczytać w niej możemy, że:

„Sąd Najwyższy w wyroku z 24 lipca 2009 r. (sygn. I UK 51/09) stwierdził, iż współpracą przy prowadzeniu działalności gospodarczej powodującą obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, jest takie współdziałanie osoby bliskiej przedsiębiorcy, które generuje stałe, dodatkowe dochody z tej działalności niezależnie od tego, czy dokonuje tego odpłatnie czy też nieodpłatnie. W stosunkach rodzinnych kwestia odpłatności za pracę nie ma takiego znaczenia, jak w stosunkach pracy bądź w stosunkach z zakresu prawa cywilnego, skoro status osoby współpracującej uzależniony jest od więzów rodzinnych, które polegają na wzajemnym świadczeniu pomocy przez członków rodziny wobec innych w ramach wspólnie prowadzonego gospodarstwa domowego.

Zatem w przypadku zawarcia z małżonkiem nieodpłatnej umowy zlecenia obowiązek ubezpieczeń społecznych powstanie w związku z wykonywaniem przez małżonka współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej”.

Zatrudnienie osoby współpracującej a obowiązki z tytułu PIT

Gdy osoba współpracująca działa odpłatnie, przedsiębiorca jest zobligowany do wyliczania i opłacania zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4). Po zakończeniu roku podatkowego należy przygotować:

  • PIT-11 w trzech egzemplarzach (dla pracodawcy, dla pracownika, dla US),

  • PIT-4R w dwóch egzemplarzach (dla pracodawcy, dla US).

Osoba współpracująca, która pracuje w sposób nieodpłatny, uwalnia przedsiębiorcę z obowiązku sporządzania powyższych druków. Co ważne, nieodpłatna praca osoby współpracującej stanowi dla przedsiębiorcy przychód z nieodpłatnych świadczeń. Jednak gdy praca ta jest wykonywana przez podmioty należące do I oraz II grupy podatkowej, przychód ten może korzystać ze zwolnienia.

I grupa podatkowa – małżonek, zstępni (dzieci, wnuki itd.), wstępni (rodzice, dziadkowie itd.), pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie.
II grupa podatkowa – zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępni i małżonkowie pasierbów, małżonkowie rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonkowie rodzeństwa małżonków, małżonkowie innych zstępnych.

Osoba współpracująca w kosztach firmowych

Składki ZUS za osobę współpracującą w kosztach

Składki społeczne opłacone za osobę współpracującą mogą zostać odliczone od dochodu. Co ważne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej nieodpłatnie (7,75% podstawy wymiaru) właściciel firmy odlicza od podatku dochodowego.

Wynagrodzenie osoby współpracującej w kosztach

Wynagrodzenie wypłacane osobie współpracującej (w rozumieniu małżonka lub małoletniego dziecka) od 2019 roku może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to ze zmiany treści przepisu art. 23 ust. 1 pkt 10, w którym wskazane zostało, iż „kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 8 i 9 lub z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 roku o praktykach absolwenckich, z zastrzeżeniem pkt 55 i art. 22 ust. 6ba”.

Zatrudnianie członków rodziny nieodpłatnie w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl w pakiecie „Księgowość online” możliwe jest między innymi dodanie do ubezpieczeń ZUS członka rodziny w sytuacji, gdy jest on nieodpłatnie zatrudniony (świadczą pomoc przedsiębiorcy nieodpłatnie i bezumownie). W tym celu należy dodać osobę współpracującą w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE » DODAJ.

zatrudnianie członków rodziny

Pojawi się okno pozwalające na wprowadzenie danych osoby współpracującej.

zatrudnianie członków rodziny

Po kliknięciu opcji ZAPISZ pojawi się dodatkowe okno, w którym należy zdefiniować okres rozpoczęcia współpracy (w systemie możliwe jest oznaczenie końcowej daty współpracy, jeśli jest nieokreślona – później można ją uzupełnić) oraz schemat składek:

  • Zwykły – oznacza opłacanie pełnych składek społecznych oraz zdrowotnych – dla osób nieposiadających innego tytułu do ubezpieczeń,

  • Tylko zdrowotne – ten schemat składek przeznaczony jest dla osób posiadających inny tytuł do ubezpieczenia (np. umowa o pracę z wynagrodzeniem wyższym niż minimalna krajowa).

zatrudnianie członków rodziny

Tak wprowadzona osoba współpracująca będzie się podpowiadać na generowanych deklaracjach ZUS (zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych).

Artykuły z cyklu
„Firma rodzinna”