Podróże służbowe wiążą się z koniecznością przygotowania do wyjazdu oraz organizacją po powrocie. Pracownicy, którzy muszą odbyć wyjazd delegacyjny, mają prawo do odpowiedniego odpoczynku. Ile godzin powinna wynosić dokładnie przerwa od pracy i jak wpisać ją do ewidencji czasu pracy? Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy po powrocie z delegacji?
Odpoczynek w prawie pracy
Nikt nie jest w stanie świadczyć pracy bez przerwy. Aby przeciwdziałać naruszeniom w tym zakresie, ustawodawca wprowadził do Kodeksu pracy (kp) okresy minimalnego wypoczynku od pracy gwarantowane każdej osobie zatrudnionej w ramach stosunku pracy. Zgodnie z treścią art. 133 i 134 kp pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W przypadkach pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny.
Odpoczynek od pracy powinien co do zasady przypadać w niedzielę. Niedziela w rozumieniu przepisów prawa pracy obejmuje natomiast 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. W przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek może przypadać w innym dniu niż niedziela.
Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:
wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.
W przypadku braku szczególnych przepisów regulujących uprawnienia pracownika w razie naruszenia przez pracodawcę norm dotyczących okresów odpoczynku pracownika znajdują zastosowanie ogólne zasady odpowiedzialności odszkodowawczej prawa cywilnego.
Odpoczynek po podróży służbowej
Kwestia odpoczynku po podróży służbowej została uregulowana w przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z powyższym aktem prawnym pracownik ma prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu podróży służbowej, jeśli złoży pracodawcy oświadczenie potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Każdy delegowany pracownik ma więc pełne prawo do 8-godzinnej przerwy od pracy, gdy wróci z podróży służbowej w porze nocnej. Oświadczenie zatrudnionego może być złożone na piśmie, ustawodawca nie zakazuje jednak stosowania ustnych oświadczeń (nie są one jednak zalecane ze względów dowodowych).
Przykład 1.
Pan Michał jest zatrudniony na cały etat i pracuje codziennie w godzinach od 10.00 do 18.00. Pracodawca kazał mu odbyć kilkudniową podróż służbową, z której wrócił w środę o godzinie 4.00 rano. Czy pracownikowi przysługuje jakikolwiek odpoczynek z tytułu powrotu z delegacji?
Tak, w omawianym przypadku zatrudniony ma prawo do 8 godzin odpoczynku, co oznacza, że powinien pojawić się w pracy w środę najwcześniej o 12.00 w południe.
Czasami prawo do należnego odpoczynku po podróży służbowej jest naruszane przez pracodawców, skutkiem czego zatrudniony w ogóle nie korzysta z przysługujących wolnych godzin od pracy. W takiej sytuacji zatrudniający powinien udzielić pracownikowi wolnego w innym dniu przypadającym możliwie jak najszybciej, licząc od dnia powrotu z delegacji. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 roku (sygn. akt II PK 265/04) stwierdził, że jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie. Równoważny okres odpoczynku powinien odpowiadać liczbie godzin, o jaką został zakłócony podróżą okres 11-godzinny.
Przykład 2.
Pani Anna wróciła z podróży służbowej w nocy o godzinie 4.00, jednocześnie tego samego dnia stawiła się do pracy jak zawsze o godzinie 8.00 – nie wykorzystała więc należnych jej 8 godzin odpoczynku po powrocie z delegacji. Pracodawca chce zrekompensować pracownicy tę stratę i zaproponował jej ekwiwalent pieniężny. Czy pani Anna może skorzystać z takiego rozwiązania?
Tak, ponieważ orzecznictwo sądowe pozwala na rekompensowanie utraconego odpoczynku po podróży służbowej w formie ekwiwalentu pieniężnego.
Ewidencja czasu pracy po powrocie z delegacji
Co do zasady czas potrzebny pracownikowi do powrotu z podróży służbowej nie powinien być zaliczany do jego czasu pracy (mimo że wpływa na prawo do odpoczynku). Jeśli jednak w trakcie powrotu dana osoba dalej wykonuje swoje obowiązki zawodowe, to oczywiście taki czas jest czasem jej aktywności zawodowej.
Przykład 3.
Pan Kamil wracał z podróży służbowej pociągiem – podróż trwała 6 godzin i w tym czasie przygotowywał on dla swojego pracodawcy sprawozdanie z rozmów, które odbywał z klientami podczas delegacji. Czy czas powrotu jest wliczany do czasu pracy pana Kamila?
Tak, ponieważ w trakcie jazdy pociągiem wykonywał on swoje czynności zawodowe.
Przykład 4.
Pani Klaudia wracała z podróży służbowej samolotem – podróż trwała 4 godziny. Przez 15 minut lotu pracownica porządkowała dokumenty dla przełożonego, natomiast resztę podróży spędziła na odpoczynku. Czy czas powrotu jest wliczany do czasu pracy pani Klaudii?
W tym przypadku do czasu pracy zatrudnionej powinniśmy wliczyć tylko 15 minut, ponieważ był to okres aktywności zawodowej kobiety, pozostałego czasu nie należy wliczać do czasu pracy.
Przykład 5.
Pracownik miał wrócić z podróży służbowej o godzinie 20.00, standardowo pracuje natomiast w godzinach od 8.00 do 16.00. Z powodu awarii pociągu zatrudniony dotarł do domu dopiero o godzinie 2.00 w nocy następnego dnia – przez większość postoju nadrabiał zaległości zawodowe na swoim laptopie. Czy w takim przypadku pracownik może przyjść do pracy dopiero na godz. 10, tj. po wykorzystaniu 8 godzin wypoczynku należnego po podróży służbowej?
Tak, ponieważ awaria kolejowa nie była winą ani pracownika, ani pracodawcy i podstawowe znaczenie ma zawsze konkretna godzina powrotu pracownika do domu, a nie godzina planowanego powrotu. Zatrudniony ma więc prawo do 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku zaczynając od 2.00 w nocy. Ponadto pracownik ma do odebrania kolejne 3 godziny, tak aby łączny czas dobowej przerwy od pracy wynosił ustawowe 11 godzin – pracodawca może mu to wypłacić w formie ekwiwalentu lub przyznać 3 godziny wolnego w innym dniu (np. puścić pracownika wcześniej do domu).
Teoretycznie ewidencja czasu pracy pracownika, który przebywa w delegacji, powinna być sporządzana na podstawie przedstawionych przez niego danych faktycznego rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dotyczy to także kwestii czasu podróży w wyznaczone miejsce pracy oraz powrotu do domu, jeśli zatrudniony wykonywał w tym czasie swoje obowiązki zawodowe. W przypadku, gdy podczas podróży zatrudniony odpoczywał, taki czas nie powinien być zaliczony mu do czasu pracy i nie powinien uprawniać do odpoczynku po zakończonej podróży. Sam zapis w ewidencji czasu pracy, który informuje nas, że dana osoba przebywa w delegacji, jest niewystarczający, ponieważ nie istnieje wówczas możliwość ustalenia faktycznej liczby przepracowanych godzin. W tym zakresie pracodawcy muszą bazować na uczciwości swoich podwładnych i wierzyć, że dane dotyczące przepracowanego przez nich czasu pracy w podróży służbowej są zgodne z rzeczywistością. Warto w tym miejscu przypomnieć, że czasu pracy nie wyłączamy z części delegacji, która przypada podczas zwykłych godzin pracy danej osoby, nawet jeżeli w tych godzinach pracownik nie wykonywał żadnych obowiązków służbowych.
Podsumowanie - ewidencja czasu pracy po powrocie z delegacji
Pracownikowi, który odbył podróż służbową, należy się odpoczynek wynoszący 8 godzin, liczony od dnia powrotu do domu. Nie wyklucza to prawa zatrudnionego do 11 godzin dobowego odpoczynku. W ewidencji czasu pracy delegowanego pracownika należy wykazać dokładne godziny jego pracy oraz powrotu do domu, jeśli w jego trakcie wykonywał swoje obowiązki służbowe. Ewidencję sporządza się wówczas na podstawie oświadczenia złożonego przez zatrudnionego.
